بیل گیتس پاسخ می‌دهد : دفتر كار من چگونه است؟

اشاره :

اگر نگاهی به دفتر كار من بیندازید، كاغذ چندانی در آن نمی‌یابید. من روی میز خود سه صفحه نمایش دارم كه به طور همزمان از یك كامپیوتر تغذیه می‌شوند. اگر یك‌بار چنین كاری را تجربه‌ كنید دیگر حاضر به رها كردنش نیستید. چراكه تاثیر مستقیمی بر میزان بهره‌وری و بازدهی دارد.

صفحه نمایش سمت‌چپی فهرست ایمیل‌های مرا نشان می‌دهد. صفحه مركزی معمولا برای ایمیلی است كه در حال خواندن و بررسی آن هستم و نهایتا مرورگر من در صفحه دست راستی نمایش داده می‌شود. این چیدمان مرا به خواندن و مرور سریع كارها قادر می‌سازد و كمك می‌كند رخدادهای جدیدی را كه در هنگام  كاركردن من رخ می‌دهد ببینم یا لینك‌های مرتبط با ایمیل‌ها را در اختیارم می‌گذارد.

در مایكروسافت كاربرد ایمیل‌ بیشتر از دیگر رسانه‌های ارتباطی مانند تماس‌های تلفنی، اسناد، وبلاگ‌ها، تابلو‌های اعلانات و یا حتی جلسات است؛ در واقع پیام‌های صوتی و فاكس‌ها در صندوق ایمیل‌های ما رد و بدل می‌شوند.

من روزانه حدود یكصد ایمیل دریافت می‌كنم كه البته برای حفظ این میزان ناچار به پالایش و فیلتركردن پیام‌ها شده‌ایم؛ تنها ایمیل‌هایی مستقیما به دست من می‌رسند كه قبلا با آن‌ها مكاتبه كرده باشم و این شامل هركسی از مایكروسافت، اینتل، اچ‌پی و همه شركت‌های همراه و تمام افرادی می‌شود كه من آن‌ها را می‌شناسم. من همیشه فهرستی كه دستیارم از ایمیل‌های دیگر تهیه می‌كند را ملاحظه می‌كنم كه معمولا افراد ناشناس یا شركت‌هایی هستند كه در فهرست مجاز من جایی نداشته‌اند.

بدین صورت متوجه می‌شوم كه چه‌ كسانی لب به تحسین ما گشوده‌اند، از چه‌چیزی شكایت داشته‌اند و در چه موردی پرسش مطرح نموده‌اند.اكنون ما به نقطه‌ای رسیده‌ایم كه چالشمان دیگر چگونگی برقراری ارتباط موثر با ایمیل‌ها نیست، بلكه اطمینان از آن است كه وقت گرانبها صرف بااهمیت‌ترین ایمیل‌ها شود. من از ابزارهایی نظیرin-box rulesاستفاده می‌كنم و با كمك آن پوشه‌ها را به دنبال پیام‌های علامت‌گذاری شده و یا گروه‌بندی شده می‌كاوم كه این كار براساس محتوا و اهمیت پیام‌ها انجام می‌گیرد.

من فهرست‌های چندان شلوغی ندارم. در عوض از پوشه‌های ایمیل،  دسكتاپ و تقویم آنلاین خود استفاده می‌كنم. بنابراین زمانی كه سر میزم می‌روم، به راحتی می‌توانم روی ایمیل‌هایی تمركز كنم كه قبلا آن‌ها را علامت‌گذاری نموده‌ام و یا پوشه‌هایی را بررسی نمایم كه حاوی پروژه‌های خاص و یا وبلاگ‌های ویژه هستند.

آوت‌لوك نیز بخش تذكر دهنده‌ای دارد كه در صورت دریافت ایمیل‌های جدید، پنجره كوچكی را در گوشه پایینی سمت راست نمایش می‌دهد.

من به صورت مرتب آن را كنار می‌زنم؛ مگر این‌كه عنوانی با اولویت بالا به چشمم بخورد.یكی از نتایج آن تداوم تمركز است. این مشكل ناشی از ازدیاد اطلاعات است. مشكل دیگر كمبود اطلاعات است. غرق شدن در اطلاعات به این معنی نیست كه ما اطلاعات صحیح را در اختیار داریم یا با اشخاص درستی سر و كار پیدا می‌كنیم.من با SharePointبه سراغ این قبیل موضوعات می‌روم كه در واقع ابزاری است برای ایجاد وب‌سایت‌هایی برای جلب همكاری مشترك در مورد پروژه‌های خاص. این سایت‌ها می‌توانند حاوی طرح‌ها، برنامه‌ریزی‌ها، صفحات بحث و گفتمان، و یا هرنوع اطلاعات دیگر باشند.

همین الان من خود را آماده تینك‌ویك (هفته تفكر) می‌كنم. در ماه مه، من به مدت یك‌هفته خلوت می‌كنم و به مطالعه حدود یكصد مقاله‌ای روی‌ می‌آورم كه كاركنان مایكروسافت نوشته‌اند. نویسندگان آن‌ها نیز اغلب در كار تحقیق و آزمایش پیامدهای مربوط به شركت و آینده فناوری هستند. دوازده سال است كه من به این روند ادامه می‌دهم. روال من در این هفته تماما خواندن و اظهارنظر در مورد مقالات است. امروزه تمام این روند صورت دیجیتال به خودگرفته و درهای آن به‌روی تمام كاركنان شركت باز است تا بخت خویش را در این میدان بیازمایند. دیگر در انتخاب مقالات مفید و درست بسیار چیره‌دست شده‌ام و می‌توانم نظرات خود را به صورت الكترونیكی در همان زمان به اطلاع افراد برسانم.

بیش از پنجاه‌هزار نفر در مایكروسافت مشغول به كارند. لذا گاهی از خود می‌پرسم:" آینده سیستم پرداخت الكترونیكی چه خواهد بود؟" یا " چطور می‌توان راهی برای ضبط خاطرات و حفظ آن‌ برای نسل‌های آینده یافت؟" من این دست ایده‌ها یا هر فكر بكر دیگری را یادداشت می‌كنم. سپس افراد خاصی می‌توانند نظری به آن‌ها بیندازند و بگویند:" نه تو اشتباه می‌كنی" یا " فكرش را كرده‌ای كه این كار در جاهای دیگر چگونه انجام می‌شود؟"

SharePointكه مرا با دورترین افراد این سازمان مرتبط می‌سازد، بیشتر به اَبَر وب‌سایتی می‌ماند كه امكان ویرایش و بحث را با افراد بسیاری، فراتر از روال محدود ارسال ایمیل فراهم می‌آورد و چنانچه چیز جدیدی در محدوده‌های مورد علاقه‌ شما قرار داده شود، بلافاصله شما را در جریان می‌گذارد.

جستجوگر دسكتاپ، ابزار دیگری است كه تاثیر شایانی در افزایش بهره‌وری من داشته ‌است و نحوه دستیابی من به اطلاعات موجود در كامپیوتر‌، سرورها و حتی اینترنت را به كلی دگرگون ساخته است. چراكه با وجود هارددیسك‌های بزرگ‌تر و افزایش پهنای‌باند، من اكنون چندین گیگابایت اطلاعات در قالب ایمیل، اسناد، فایل‌های رسانه‌ای، پایگاه‌های داده و ... را روی كامپیوتر شخصی و سرورهایم دارم.

برای یافتن سندی كه گمان می‌كنم حاوی بخش خاصی از اطلاعات مورد نظر من است، دیگر مجبور به گشت و گذار میان انبوه پوشه‌ها نیستم، بلكه به راحتی می‌توانم عبارت مورد نظرم را در یك نوار ابزار بنویسم و در یك چشم بر هم زدن تمام ایمیل‌ها و اسناد حاوی اطلاعاتی در این زمینه را زیر نظر بگیرم. برای شماره‌ تلفن‌ها و نشانی‌های ایمیل هم عمل مشابهی انجام می‌دهم.

مقالات كاغذی دیگر سهم اندكی در برنامه‌ روزانه‌ام دارند. من نود درصد اخبار را به صورت آنلاین دریافت می‌كنم و زمانی كه به جلسات و همایش‌ها می‌روم برای نوشتن سریع مطالب ازTablet PCخود استفاده می‌كنم كه با كامپیوتر دفترم كاملا همگام شده و به همین دلیل تمام فایل‌های مورد نیازم را در دسترس دارم. دستگاه مذكور نرم‌افزار OneNoteرا نیز برای اظهارنظر دارد. بنابراین تمام اظهارنظراتم نیز در قالب دیجیتال هستند.

یكی از وسایل قدیمی كه هنوز در دفتر من مانده یك وایت‌بورد است. من همواره چند ماژیك رنگی برای نوشتن دارم و این ‌ابزار هنوز برای جلسات و انتقال افكارمان عالی است. البته صفحه‌های وایت‌بورد جدید در برخی دفاتر مایكروسافت توانایی اخذ و انتقال تصاویر به كامپیوتر را نیز دارند كه تقریبا به یكTablet PCبزرگ می‌مانند.

من هنوز چنین چیزی را در دفترم ندارم. اما احتمالا برای سال آینده باید به فكر یك وایت‌بورد دیجیتال باشم. امروزه اگر چیزی ببینم كه نظرم را جلب كند، تنها خودكار وTablet PCرا در می‌آورم و آن‌را ترسیم می‌كنم.

روزهایم اغلب مملو از جلسه و نشست است. بزرگ‌ترین نعمت برای من یافتن وقتی است تا بتوانم به یادداشت كردن افكارم بپردازم یا برنامه جلسات روزانه‌ام را بررسی كنم. اما گاهی این اتفاق رخ نمی‌دهد و شب‌ها یگانه فرصتی است كه می‌توانم در خانه بنشینم و به سراغ تمام ایمیل‌های نخوانده بروم. اگر در تمام هفته سرم شلوغ باشد، مجبورم آخر هفته را به فرستادن ایمیل‌های طولانی و تفكربرانگیز اختصاص دهم. دوشنبه‌ صبح كه افراد سر كار خود می‌آیند، مرا كاملا گرفتار می‌بینند؛ البته خودشان هم كلی ایمیل برای خواندن دارند.

ترجمه: محمد امین اتمان‌زاده - ماهنامه شبكه

 مطالب مرتبط:

  اندیشه های بیل گیتس 

  جدیدترین سخنرانی بیل گیتس درباره وبلاگ، بلوتوث و آینده ما