ردیابی و مرور تغییرات سند

اگر سند خود را با دیگران به اشتراك می گذارید، مثلاً وقتی كه در یك گروه كار می كنید می توانید از امكانات نشانه گذاری Word برای ردیابی تغییراتی كه دیگران در سند صورت داده اند استفاده كنید. برای مثال، می توانید ببینید كه دیگران چه ویرایش هایی در سند صورت داده اند، مثلا“ چه تغییراتی در فرمت متن صورت داده اند یا چه متن هایی را حذف یا درج كرده اند. حتی می توانید نشانه گذاری‌ها را چاپ كنید تا بتوانید یك كپی از تغییراتی كه در سند صورت گرفته است داشته باشید. عناصر نشانه گذاری در كادرهایی كه در حاشیه‌ها قرار دارند ظاهر می شوند. وقتی كه تغییرات را مرور می كنید می توانید پیشنهادات نشانه گذاری را قبول یا رد كند.

ردیابی را فعال كنید

سندی كه می خواهید تغییرات آن را ردیابی كنید باز كنید و از منوی Tools ، گزینه Track changes را انتخاب كنید.

تغییرات خود را نشانه گذاری كنید

Word ، نوار ابزار Reviewing را ظاهر می كند و حروف TRK را در نوار وضعیت پر رنگ می كند تا نشان دهد كه قابلیت Track Changes فعال است. سند را ویرایش كنید، زیر مواردی كه افزوده شده اند با رنگ دیگر خط كشیده شده است و حذف ها و تغییر در فرمت، با دایراه های نشانه گذاری مشخص می شوند.

دید مورد نشانه گذاری را تغییر دهید

برای تغییر دادن آیتم های نشانه گذاری كه در سند ظاهر خواهند شد، لیست Show در نوار ابزار Reviewing را باز كنید و مواردی كه می خواهید در روند ویرایش نشانه گذاری كنید را انتخاب كنید.

گزینه های ردیابی را تنظیم كنید

برای تغییر گزینه های ردیابی مانند رنگ مورد استفاده و مشخصات كادر روی گزینه Options در لیست Show كلیك كنید. تا كادر محاوره ای Track Changes باز شود.

گزینه های ردیابی را تغییر دهید

گزینه های ردیابی مورد نظر برای سند را تنظیم كنید. برای مثال، می توانید طرز نشان دادن در ج ها را تغییر دهید یا مشخص كنید كه آیا كادر به كار رود یا خیر. تغییرات مورد نظر را صورت دهید و رویOk كلیك كنید تا كادر محاوره ای بسته شود.

تغییرات را مرور كنید

برای بررسی و مرور تغییراتی كه در سند صورت گرفته است، اطمینان حاصل كنید كه آیتم های نشانه گذاری نشان داده شده‌اند. (اگر اینطور نیست از منوی View ، گزینه Markup را انتخاب كنید). از دكمه های نوار ابزار Reviewing برای مرور تغییرات استفاده كنید. برای مشاهده تغییر بعدی، روی Next كلیك كنید. برای پذیرفتن تغییر و تبدیل آن به بخشی از سند، روی Accept change كلیك كنید و برای نپذیرفتن تغییر، روی change Reject كلیك كنید.

*توجه *

پذیرفتن تمام تغییرات

روی فلش دكمه Accept change در نوار ابزار Reviewing كلیك كنید تا لیستی از گزینه های دیگر از جمله گزینه پذیرفتن تمام تغییرات در سند بصورت یكجا را مشاهده كنید. با كلیك كردن روی فلش دكمه change Reject نیز می توانید لیست مشابهی را مشاهده كنید.