انتشارات مطلوب در روابط عمومی

شبکه اطلاع رسانی روابط عمومی ایران (شارا)- تولید محتوا عبارتی است که گستره وسیعی از فعالیت ها را در بر می گیرد. فعالیت هایی که عمدتا بر نگارش متکی هستند اما صرفا شامل آنها نمی شوند. یک کارگزار روابط عمومی علاوه بر متن باید بتواند به خوبی محتوای گرافیکی، صوتی و تصویری تولید کند. هر کدام از این موارد حداقل هایی را می طلبند و با رعایت حداقل ها می توان از اثربخشی فعالیت های روابط عمومی کسب اطمینان کرد.
در این نوشتار با بررسی برخی از موارد که در انتشارات روابط عمومی مورد ارزیابی قرار می گیرند، به برخی از کیفیت ها اشاره می شود که باید در مراحل تولید محتوا مورد نظر قرار گیرد.

• نشریه روابط عمومی
در واحد روابط عمومی نشریاتی منتشر می شوند که هدف از انتشار آنها اطلاع رسانی و تحکیم پیوندهای درون سازمانی در داخل سازمان می باشد. این نشریات می تواند بر حسب ضرورت (روزانه- هفته نامه- ماه نامه- فصل نامه) باشد.
نشریه ای که در روابط عمومی منتشر می شود باید حداقل دارای ویژگی های زیر باشد:
1. اصول و فنون روزنامه نگاری و ژورنالیستی را رعایت کرده باشد. این اصول مانند اصول روزنامه نگاری در تنظیم در نگارش و الویت بندی اخبار مورد توجه قرار می گیرد. علاوه بر آن کارگزار روابط عمومی باید به اهمیت موضوع گزارش و طراحی و صفحه آرایی توجه کند.
2. صفحه یا ستونی به همکاران و طرح مشکلات و مسایل آنها اختصاص داده باشد. در بسیاری از نشریات صفحه خوانندگان تنها به تقدیر و تبریک و تشکر می پردازد و این موضوعی است که نیازمند بازبینی است.
3. مورد علاقه و پسند مخاطبان باشد.
4. اصول علمی ارجاع به منبع در آن رعایت شود. در صورت انجام کار پژوهشی و نظر سنجی در این خصوص مستندات لازم پیوست شود.
5. با رعایت صرفه جویی و پرهیز از هزینه های غیر ضروری حداکثر کیفیت و بازدهی را دارا باشد.

• نشریه داخلی و درون سازمانی
نشریه ای که از سوی سازمان ها در زمینه های خبری- آموزشی و فنی و ... منتشر می شود. این نشریات مرتبط با وظایف قانونی به منظور ارتقای سطح آگاهی کارکنان در فواصل زمانی معین با چاپ مناسب و رایگان توزیع می شود. (نکته امروزه بیشتر این نشریات به صورت الکترونیکی و در قالب سایت و خبرنامه الکترونیکی منتشر می شوند.)
در برنامه ریزی برای انتشار این نشریات باید موارد زیر را در نظر داشت:
1. هدف
2. مخاطبان
3. ترتیب انتشار
4. عنوان نشریه
5. محتوا

• بروشور
انتشار بروشور یا دفترچه راهنما وسیله ارتباطی است که توضیحاتی درباره سازمان و فعالیت های آن ارایه می دهد. در تنظیم متن بروشور انتخاب عنوان کلی بروشور، ذکر مقدمه و متن اصلی حایز اهمیت است. در متن بروشور شرح موضوع در مقدمه و متن اصلی از موارد مهم است که باید به آن توجه شود. در متن بروشور شرح موضوع در مقدمه، هدف و علت انتشار بروشور در روی جلد آن افزون بر طرح یا عکس، عنوان بروشور، تاریخ انتشار و نام ناشر درج می شود. در تعیین شکل و محتوای بروشور، اهداف بروشور و مخاطبان آن تعیین کننده است. در نوشتن متن بروشور توجه و آغاز و گسترش موشوع نوشته از مهم به کم اهمیت و ازساده به مشکل و سادگی و روانی مطالب، پرهیز از کاربرد واژه های تخصصی (مگر با توضیح کامل) کوتاهی و اختصار و استفاده از تیترهای متعدد همراه با نمودار، جدول، عکس و طرح ضروری است.

• پاسخگویی به مطبوعات (جوابیه)
یکی دیگر از فنون روابط عمومی که از حساسیت ویژه ای نیز برخوردار است و در اخذ نتیجه مثبت و منفی تاثیر بسزایی دارد پاسخگویی به مطبوعات یا جوابیه می باشد. نظر به اینکه یکی از وظایف مطبوعات انتقال نظرات و یا انتقادات مردم به سازمان از طریق صفحات و ستون های خاص می باشد و یا خود خبرنگاران یا سردبیران نشریات خود و مردم را مستحق ارشاد بیشتر و آگاهی کامل از بعضی مسایل و موضوعات مربوط به سازمان می دانند لذا اینگونه پاسخگویی در مطبوعات حایز اهمیت می باشد و روابط عمومی باید در این زمینه با اطلاع و احساس مسئولیت و با در نظر گرفتن همه عواقب و جوانب اقدام نماید.

• انتشار کتاب و کتابچه
انتشار کتاب یک فن رایج در روابط عمومی است کتاب از جمله نشریات موردی است که در مواقع ضروری نسبت به انتشار آن اقدام می شود. به طور کلی روابط عمومی یک سازمان هنگامی که بخواهد پیام ارزشی و اهمیت عمده ای قایل شود و به نوشته ها و عکس ها عمر طولانی بخشد چنانچه حجم مطالب ایجاب کند اقدام به انتشار کتاب می کند حجم کتاب معمولا باید بیشتر از حجم کتابچه باشد. کتابچه معمولا دوخته شده و یا تمام شده متشکل از 8 برگ یا بیشتر باشد و نوشته آن همراه با عکس، نمودار و جدول عرضه می شود که بیشتر اوقات در قطع جیبی یا پالتویی چاپ می شود و دارای جلد است. محتوای کتاب باید به زبان ساده با پرهیز از کاربرد اصطلاحات تخصصی و متناسب با آگاهی های مخاطبان مورد نظر کوتاه و جذاب تهیه شود. اندازه کتاب از جمله مواردی است که در انتشار کتاب باید مورد توجه قرار گیرد. از معروفترین قطع های رایج در ایران قطع رقعی (14×21) قطع وزیری (17×24) قطع جیبی (11×16) قطع پالتویی (12×21) قطع رحلی (21×28) قطع خشتی (12×22) اشاره دارد. بر کنار از قطع کتاب باید به اجزاء کتاب اشاره کرد. اجزاء کتاب (پیش از متن) شامل (جلد- صفحه عنوان با حروف کوچک- صفحه سفید پشت جلد- عنوان صفحه- عنوان اصلی همراه با نام کامل کتاب- نام مولف و مترجم کتاب- نام ناشر و سال نشر- صفحه تقدیم نامه- پیش گفتار- صفحه قدردانی- صفحه فهرست و صفحه مقدمه) متن و پس از متن که شامل پیوست ها- واژه نامه- کتاب نامه- فهرست نامه- فهرست راهنما و نام نامه است. روابط عمومی پس از تهیه محتوای مناسب و تعیین قطع کتاب به تهیه طرح ها، عکس ها، جداول و نمودارها پرداخته و در زمان صفحه بندی کتاب با یک طراح مشورت می کند و پس از آن عملیات لیتوگرافی (چاپ) را با گماردن یک فرد آگاه به امور فنی چاپ تحت عنوان ناظر چاپ صورت می دهد بلافاصله پس از چاپ کتاب روابط عمومی با تهیه لیست افرادی که لازم است کتاب را دربافت کنند در اسرع وقت به توزیع آن اقدام می کنند.

• انتشار بولتن
بولتن نشریه ای است که به وسیله دستگاه های دولتی در زمینه های خبری، آموزشی و فنی، تخصصی و نظایر آنها که مرتبط با وظایف قانونی و در محدوده فعالیت های آنهاست به منظور ارتقای سطح آگاهی کارکنان همان دستگاه و مسئولین دیگر دستگاه ها در تعداد محدود، فواصل زمانی معین، چاپ یک رنگ و به طور رایگان منتشر و توزیع می شود. مطالب و اخبار بولتن باید به طور عمده درباره اهداف شرکت و وظایف مرکز درخواست کننده و فقط برای استفاده کارکنان باشد و تعداد صفحات آن نباید از 48 صفحه تجاوز کند و دارای چاپ ساده و حداکثر 2 رنگ برای جلد باشد.

• برگه های لایی
انتشار برگه های لایی از جمله فنونی است که روابط عمومی می تواند برای پیشبرد اهداف خود مد نظر داشته باشد. برگه های لایی در اندازه (قطع) دستی، پالتویی، جیبی یا مجله ای منتشر و در لابه لای شریه داخلی و روزنامه ها و همراه با فیض حقوقی کارکنان توزیع می شود. در برگه های لایی باید مهمترین پیام سازمان برای کارکنان یا مخاطبان برون سازمانی درج شود. در این برگه ها به سبب کمبود فضا بیشتر مطالب درج می شود و استفاده از عکس و نمودار کنار گذاشته می شود.

• وب سایت های خبری
یکی از فنون رسانه ای کمک اینترنت در عصر حاضر است و سهولت و سرعت بالایی در اطلاع رسانی فراهم کرده است. راه اندازی سایت های خبری یکی از این موارد مهم است که مهمترین ویژگی آن تنوع مطالب و اطلاعات و امکان به روز نگاه داشتن اطلاعات و اخبار است. یکی از بزرگترین خصوصیات وب سایت خبری این است که با اطلاعات و اخبار به هنگام نیازهای اطلاعاتی مراجعان را به صورت آنلاین و لحظه ای پاسخگو باشند در غیر این صورت پس از زمانی مراجعان خود را از دست داده و به یک سایت بی هدف تبدیل خواهد شد.

• پیامک
یکی از ابزارهای نوین و با قابلیت بالا و ارزان اطلاع رسانی در عصر حاضر استفاده از پیامک است که از آن به عنوان رسانه کوچک شخصی نام برده می شود. که روزانه میلیون ها پیام کوتاه از این طریق از طرف سازمان و موسسات و گروه های مختلف برای مخاطبان ارسال می شود به همین جهت با استفاده از پیامک می توان پیام ها و دیدگاه های یک سازمان را در سریعترین زمان و کمترین هزینه برای مخاطبان زیادی ارسال کرد بنابراین در سازمان ها تنها با ارایه یک شماره می توان انبوهی از پیام ها و بازخوردهای مخاطبان را دریافت کرد در انتها باید بدانیم که دراین رسانه شخصی تعاملی بودن آن بسیار مهم و ارزشمند است زیرا می تواند نظر مخاطبان خود را پرسیده و ظرف چند ساعت از صدها هزار نفر نظر سنجی دقیق بعمل آید و برای هر گروه خاص پیام خاص فرستاد و علاوه بر همه اینها امکان ارسال پیام تصویری فایل های گرافیکی و انیمیشن و کلیپ های ویدئویی برای مخاطبان این تکنولوژی ارتباطی ارسال کرد.