راه های كنترل استرس

استرس در محیط كار ( قسمت هفتم )

بررسی چرخه های استرس

هرگاه اوقات پر مشغله خود را طی سال بررسی كردید و حجم كاری روزانه خود را برای یك ماه ، هفته و .... ثبت كردید، آن را مرور كنید تا چرخه های استرس روزانه ، ماهانه و سالانه خود را مشخص كنید.

به خاطر داشته باشید كه تأثیرات فشار كار اضافی ، می تواند باعث افزایش استرس شود. مسائلی كه سازگاری با آنها در یك مدت معین آسان است، در لحظات بحرانی ، غیر قابل تحمل هستند؛ فكر كنید كدام كار خاص استرس زاست. یعنی انجام كارهای روزمره زیادی می تواند كمتر از انجام چند كار پیچیده و فوری استرس زا باشد. جدولی از چرخه های روزانه و سالانه استرس تهیه كنید و از آن برای برنامه ریزی الگوی استرس منظم در آینده استفاده كنید .

كنترل زمان

یكی از علایم اصلی استرس در محیط كار این است كه احساس كنیم برای انجام كارهای ضروری وقت لازم را نداریم. با یك برنامه ریزی دقیق و ساده می توان به امور كاری سازمان دهی مناسب داد.

اولویت بندی اهداف

برای كنترل بهتر زمان ، شما باید ابتدا كار را با ارزیابی اهداف كلی در زندگی آغاز كنید. چه چیزی را می خواهید به دست آورید؟ آیا می خواهید به یك تعادل روحی و روانی بین زندگی كاری و خانوادگی خود برسید؟ آیا با جدیت به دنبال پیشرفت در شغل خود هستید ؟ آیا می خواهید سمتی در دفتر یكی از معاونین داشته باشید یا ترجیح می دهید در دفتر رئیس كل مشغول به كار شوید؟ پس هر گاه هدف خود را شناختید ، اولویت های بلند مدت خود را مشخص كنید و كار خود را به تناسب آن برنامه ریزی كنید.

برنامه ریزی كارها

كار خود را به سه دسته اصلی تقسیم كنید:A ،B وC . كارهایی را كه ضروری و مهم است در گروهA قرار دهید. پروژه هایی را كه ضرورتشان كمی كمتر از كارهای گروهA است ، گروهB بنامید؛ و كارهای عادی و كم اهمیت تر را در گروهC قرار دهید. در پایان هر روز كاری ، كارهای مربوط به روز بعدی را برنامه ریزی كنید. برای متنوع كردن روز خود و فرار از فشارهای دایمی كارهای مهم ، كارهای مهم گروه AوB خود را ، با گزیده ای از كارهای گروهC انجام دهید.

چند نكته

·       اهداف به مرور زمان تغییر می كنند. وقتی این اهداف دچار تغییر می شوند، اولویت بندی شما نیز تغییر خواهد كرد.

·       لیست كاری همیشه ثابت نمی ماند. یك بحران ناگهانی در محیط كار یا خانه ، این فهرست و تقدم و تأخر كارها را تغییر خواهد داد.

·       بسیاری از جلسات غیر ضروری هستند.

·       شك و دودلی باعث اتلاف وقت می شود، اما یك تصمیم نادرست شتابزده در بلندمدت ، باعث ایجاد استرس بیشتر می شود .

·       كنترل زیر دستان در كارهای جزیی و كوچك ، وقت می گیرد و گاهی اوقات باعث تضعیف روحیه آنها می شود.

·       قطع و وصل شدن تلفن هنگام صحبت باعث اتلاف وقت می شود، پس به افرادی كه زنگ می زنند بگویید دوباره تماس بگیرند.

تقسیم كردن وقت

برای این كه بتوانید از وقت خود به بهترین نحو استفاده كنید و از استرس خود بكاهید ، باید بتوانید رفتار هر روز خود را با دقت كنترل كنید. به كارهایی كه می خواهید انجام دهید نگاهی بیندازید و وقت مناسبی را به آن اختصاص دهید. در صورت امكان ، یك یا چندتا از كارهای مهم گروهA را هنگام صبح انجام دهید تا تمام روز از اندیشیدن به آنها تحت فشار نباشید، برنامه ریزی مناسبی را برای خود تهیه كنید ، در این برنامه ریزی ممكن است به وسایلی مانند دفترچه یادداشت ، كامپیوتر، یا برنامه ریزی زمانی احتیاج داشته باشید .

تسكین استرس در طول اوقات سفر

بسیاری از ما وقت زیادی را در سفرهای بین خانه ، محیط كار و محل جلسه صرف می كنیم . سفرهای درون شهری می تواند بسیار استرس زا باشد. در افرادی كه به طور مرتب بین محل كار و خانه در تردد هستند ، احتمال بروز بیماری های روانی سه برابر بیشتر از دیگران وجود دارد؛ بنابراین چند تمرین برای كاهش استرس در هنگام سفرهای شهری بیاموزید.

پیشنهادات:

-       كشیدن مچ ها :یك میل یا نوك فرمان ماشین خود را بگیرید و آهسته دست های خود را به عقب و جلو ببرید. این كار را 10 بار انجام دهید.

-

افزایش انعطاف:نوك انگشت خود را روی یك میل قرار دهید ، به طوری كه انگشتان به طرف عقب خم شوند ، سپس آنها را شل كنید.

برقراری ارتباط خوب

مدیران به طور میانگین در هر روز كاری خود ، 178 پیغام ارسال و دریافت می كنند. علاوه بر این ، منشی های آنان حتی بیشتر از این تعداد پیغام ، دریافت و ارسال می كنند؛ اگر این حجم پیغام بدون یك مدیریت مناسب افزایش یابد ، ممكن است در نهایت باعث قطع ارتباطات شود.

كنترل اطلاعات

دانستن چگونگی برقراری ارتباط مؤثر، برای موفقیت سازمان ها در سرتاسر دنیا و همین طور، آسودگی فكر مدیران و كارمندان ، لازم و ضروری است . وسایل ارتباطی فراوانی در كارهای پیشرفته وجود دارد و اطلاعات را می توان به طور مؤثر با استفاده از سیستم های الكترونیكی دریافت  و یا ارسال كرد؛ وقت مناسبی را برای ارسال پیغام ها و پاسخ به نامه ها اختصاص دهید. حداقل سعی كنید این كار را به فرد مورد اطمینانی محول كنید. استمرار مكاتبات و جریان اطلاعات ، باعث بهبود كارایی شما در كار ، و كاهش استرس می شود. همچنین یك ارتباط خوب ، دیگران را تشویق می كند كه آنها نیز نسبت به امور شما سرعت عمل به خرج دهند.

با رعایت نكات زیر از میزان استرس محیط كار كم كنید:

·       ارتباط و بحث رو در رو - در صورت امكان -  برای برقراری یك ارتباط خوب·       مشورت مكرر با همكاران و گروه های دیگر ، برای گرفتن اطلاعات از آنها

·       گوش دادن به صحبت های دیگران ، حتی اگر با آنها موافق نیستید

·       انتقاد سازنده از ایده های افراد

به دست آوردن تعادل درونی

نمی توان همواره اتفاقات را كنترل كرد ، اما می توان بهترین واكنش را نشان داد. یادگیری دادن پاسخ مناسب به حوادث محیط كار ، مهارتی اصلی برای مبارزه با استرس است.

اصلاح رفتار

الگوهای رفتاری كه به طور عمیق ریشه در ضمیر نیمه هشیار ما دارند، اغلب در زمان استرس ظاهر می شوند ، حتی اگر برای محیط كار مناسب نباشد؛  برای مثال : اگر وضعیتی در محیط كار باعث ناراحتی شما شود و شما نیز برای تغییر آن اقدام نكنید ، می بینید كه خشم شما افزایش یافته و در رفتارتان منعكس می شود ، یعنی ممكن است از دیگران عصبانی شده و در برابر آنها بی تاب شوید. پس خویشتن داری را بیاموزید و با تحلیل هرگونه احساسات ناخوشایند ، بر رفتار نامناسب خود تسلط یابید و سعی كنید ریشه ی مشكل را شناخته و آن را حتی الامكان كنترل كنید.

مناسب كردن معیار

یكی از علل رایج استرس ، احساس گناه به خاطر انجام دادن یا انجام ندادن عملی در محیط كار است. به یاد داشته باشید كه هیچ كس كامل نیست . بنابراین انتظار زیادی از خود نداشته باشید . اگر شما معیارها و انتظارات بسیار بالایی از خود داشته باشید ، پذیرفتن اشتباه برایتان مشكل می شود ؛ پس اشتباهات را بخشی از روند یادگیری خود بدانید – اشتباه خود را پیدا كرده ، آن را تصحیح كنید و از تكرار آن بپرهیزید. همین طور نپذیرفتن كاری كه به ما محول می شود مشكل است بخصوص زمانی كه درخواست آن ، نامعقول باشد . به این دلیل ، مهم است یاد بگیریم كه با احترام بگوییم « نه» .

كنترل عصبانیت

به دست آوردن تعادل درونی رابطه زیادی با كنترل عصبانیت دارد. عصبانیت یك حس بازدارنده است كه حالات جسمی قابل ملاحظه ای ایجاد می كند؛ مانند : افزایش ضربان قلب و فشار خون . بروز عصبانیت ممكن است در كوتاه مدت باعث بهتر شدن حال شما شود ، اما با تبدیل به یك مشكل باعث پنهان شدن مشكل اصلی می شود. اگر شما بی دلیل عصبانیت خود را سر شخص یا موقعیتی خالی می كنید ، درباره ریشه این عصبانیت سؤال كنید. پس فهرستی از دلایل احتمالی درست كنید ؛ من عصبانی هستم زیرا ... ؛ برای كنترل موفق عصبانیت در بلندمدت آنچه را كه بعد از "زیرا" می آید پیدا كنید .

مثبت فكر كردن

برای به دست آوردن آرامش در محیط كار ، بیاموزید كه مثبت فكر كنید. یك نگاه مثبت ، و توانایی حفظ آرامش تحت فشار زیاد باعث می شود كه بتوانید به همكاران خود پاسخ مثبت دهید و در عوض ، این كار باعث كاهش استرس در گروه شما یا محیط كاری شما می شود . از آنجایی كه استرس می تواند اعضای یك گروه كامل را درگیر كند، می توان با تلاش یك گروه آگاه ، به وسیله تفكر مثبت این استرس را از بین برد.

یاد بگیریم " نه" بگوییم

برای بعضی افراد گفتن كلمه "نه" مشكل است . آنها می ترسند كه این كلمه باعث توهین به دیگران شود، یا امنیت شغل آنها را به خطر بیندازد. به یاد داشته باشید كه قبول كردن كاری كه نمی توانید انجام دهید ، ممكن است به شما صدمه بزند . از عبارات زیر برای گفتن قطعی "نه" بدون هیچ گونه توهینی استفاده كنید.

- بهتر است همدیگر را هر چه زودتر ببینیم و در یك زمان مناسب و سر وقت در این باره صحبت كنیم .

- فكر نمی كنم بتوانم جوابی كه می خواهید به شما بدهم.

- من الان نمی توانم مسئولیت بیشتری به عهده بگیرم.

اختصاص زمانی برای تمرین آسوده سازی

وقتی شما تحت استرس هستید ، تمام عضلات بدنتان سفت می شود و حالت طبیعی آن تغییر می می كند؛ پس وقتی مشغول كار هستید ، سعی كنید به بدن خود استراحت دهید ، طوری كه بتوانید از كشیدگی عضلات بكاهید و آثار مخرب پاسخ جسم به استرس را از بین ببرید.

آسوده سازی هنگام كار

وقتی شما ساعت های پیاپی پشت میز یا در یك جلسه طولانی می نشینید ، كشش عضلات در قسمت فوقانی بدن بخصوص در نواحی گردن و شانه ها ایجاد می شود كه باعث درد عضلات می شود . پس در طول روز تمرینات ساده ای انجام دهید كه باعث آسوده سازی ، از بین رفتن كشیدگی عضلات و بازگشت انرژی شود.

·       با شل كردن یقه  یا روسری خود آغاز كنید و سپس بند كفش های خود را باز كنید یا كفش های خود را درآورید.

·       هر دو ساعت یك بار این تمرینات را تكرار كنید ، منتظر نباشید تا احساس استرس و كشیدگی عضلاتی پیدا كنید . به یاد داشته باشید كه پیشگیری استرس ، راحت تر از درمان آن است.

مشاهده استرس در دیگران

استرس می تواند مسری باشد بنابراین باید قبل از اینكه همكاران شما را آلوده كند، آن را تشخیص دهید . راه های متفاوتی برای عكس العمل در برابر استرس وجود دارد. پس بیاموزید كه به علایم هشدار دهنده شایع استرس توجه كنید ، به طوری كه برای تصمیم گیری چگونگی واكنش وقت داشته باشید.

به دنبال علایم

بهترین راه تشخیص استرس در دیگران ، شناسایی آن در رفتار آنهاست. تفاوت بین یك روز بد و علامت استرس وقتی است كه رفتار غیر طبیعی ادامه یابد یا حتی بدتر شود. برای مثال یك مرد وقت شناس كم كم دیر می آید، زنی كه شنونده خوبی بوده ، از برخورد رو در رو اجتناب می كند ؛ یك حسابدار خوش بیان وقتی درباره صورت حساب مورد پرس و جو قرار می گیرد، عصبانی می شود.

چند نكته

·       همكاران ممكن است بتوانند درباره چگونگی تشخیص و كنترل استرس درون یك سیستم ، به شما  كمك كنند. پس با یكدیگر همفكری كنید ، تا بهترین روش را برای كاهش اضطراب انتخاب كنید.

·       میزان بالای استرس افراد بسیار مسری است، پس سعی كنید روش معقولی برای آرام كردن همكاران خود به كار ببرید.

·       بهترین راه ِكمك به همكار دچار استرس ، این است كه پیشنهاد كنیم حین انجام كار چند دقیقه ای استراحت كند یا برای كسب آرامش چند روز مرخصی بگیرد. یا اساساً مؤسسه یا شركت را چند روز تعطیل كنند.

کتاب 101 روش کاهش استرس در محیط کار

گردآوری: زهره پری نوش