تبیان، دستیار زندگی
شرایط و امکانات لازم برای استقرار یک دفتر کار مجازی را می‌توان در چند مقوله عمده‌، یعنی تجهیزات سخت‌ افزاری، نرم افزاری و ارتباطی، نیروی انسانی، عوامل فرهنگی، مقرارت دولتی و.. خلاصه نمود .
بازدید :
زمان تقریبی مطالعه :

دفتر کار مجازی(2)

شرایط و ملزومات

قسمت اول را خوانده‌اید؟

شرایط و ملزومات

شرایط و امکانات لازم برای استقرار یک دفتر کار مجازی را می‌توان در چند مقوله عمده‌، یعنی تجهیزات سخت‌ افزاری، نرم افزاری و ارتباطی، نیروی انسانی، عوامل فرهنگی، مقرارت دولتی و.. خلاصه نمود.

دفتر کار

الف- تجهیزات

مهم‌ترین تجهیزات سخت افزاری، نرم افزاری و ارتباطی لازم برای ایجاد یک دفتر مجازی به این شرح است: شبکه‌های ارتباطی( اینترنت و اینترانت)، سیستم‌های توزیعی (اشتراک منابع)، پست صوتی و تصویری، سیستم‌های شبیه ساز اداری، و.. .

سازمان‌هایی كه به مفهوم واقعی از اداره مجازی در سازمان خود استفاده می‌كنند عبارتند از:

IBM, Lotus, Anderen Consulting, Hewlett-Packard, AT&T, Dun & Bradstreet, Ernest & Young and Compaq.

برای ایجاد یك دفتر یا اداره مجازی، ابتدا باید زیرساخت‌های مناسب فناوری جهت دستیابی موثر به اسناد و اشخاص مهیا باشد. وجود امكانات مختلف فناوری از قبیل :پست الكترونیك، ویدیو كنفرانس و... استفاده شود. ساختار درونی و كاری مناسب، برای اطمینان از وجود ارتباطات سریع و مطمئن و آزاد افراد همراه با امنیت اطلاعات در این امر قابل توجه است.

ب- منابع  انسانی

كاركنان یك دفتر مجازی تنها از طریق رایانه‌ها به شبكه‌های ارتباط از راه دور متصل می‌شوند. شبكه‌ها یك جزء مهم در یك اداره مجازی هستند و كاركنان باید در 24 ساعت شبانه روز از حمایت‌های آن برخوردار شوند. اما بجز این عامل‌، وجود عوامل زیر ضروری است:

انگیزه‌مند بودن‌، جدیت در كار‌، مدیریت بر خود، توان ارتباط مؤثر، توانایی سازش و هماهنگی با محیط، نتیجه مدار بودن و داشتن شایستگی‌های (توان فنی) فنی، انعطاف پذیری و ...

با توجه به موارد فوق وجود یك راهنمای كاری یا داشتن یك تفاهم نامه‌های كاری با ذكر روشن انتظارات و توانایی‌های لازم جهت كسب مورد نظر یا ادامه همكاری از لحاظ اجرای فعالیت، كنترل و نظارت بر كار و نیز امنیت در یك محیط مجازی كار امری اجتناب‌ناپذیر است. همگام با كسب بهره‌وری بالا و صرفه‌جویی در هزینه‌ها، در محیط مجازی كار باید به موارد زیر توجه خاص گردد:

ـ حمایت لازم برای خدمات مناسب سخت‌افزاری و نرم‌افزاری

ـ اختصاص فضا و هزینه برداری دفتر كار در منزل

ـ توان كار در ساعات بیشتر

ـ غلبه بر انزوا و انزواطلبی

ـ تعیین و حل موضوعات مربوط به مسئولیت پذیری

-  برنامه ریزی برای ملاقات های منظم اداری

office

یكی از مسائل مهم در راه اندازی این دفاتر یافتن افراد با صلاحیت است. هر یک از ما روزانه شاهد دعوت به همكاری یك داوطلب شایسته و با كفایت به صورت تمام وقت یا پاره وقت در سایت‌های مختلف هستیم. این مساله، گواه این امر است كه همه افراد، توان لازم را برای كار در محیط مجازی ندارند. به تعبیر روشن‌تر، می‌توان گفت، افراد معدودی قادر به كار از راه دور درمنازل هستند و یا مدیران معدودی قدرت اداره افراد و پرسنل مجازی و دور از محیط كار را دارا می‌باشند.

ج ـ امنیت (سخت‌افزاری، نرم‌افزاری، حریم خصوصی افراد)

آمار سال 1992، میزان سرقت‌ها و جرائم رایانه را قریب به 882 میلیون دلار تخمین زده است و نرخ رشد آن نیز بین 10 تا 15 درصد سالانه در حال افزایش است. این امر، نشانگر اهمیت توجه خاص به مساله امنیت در سیستم‌ها است.

د-قوانین و مقررات

علاوه بر موارد فوق، جامعه، دولت و سیاست گذاران هر کشور سهم عمده‌ای را در استقرار و استمرار فعالیت‌های دفاتر مجازی بعهده دارند. اداره و عملکرد این دفاتر نیازمند وضع و اجرای قوانین و مقررات لازم می‌باشد. در این خصوص دولت‌ها می‌بایستی جهت حمایت و نظارت بر نحوه عملکرد این دفاتر مقررات لازم را پیاده سازند.

منبع: سایت تبیان

میترا دیلمقانی – علیرضا هدایتی