دفتر كار مجازی (1)
فـرصـت‌هـا و چـالــش‌ها
مقدمه
عصر حاضر، عصر اطلاعات است. مشخصه اصلی این عصر اطلاعات می‌باشد و معیار سنجش رشد و توسعه این دوره، با میزان دسترسی سریع و بموقع به اطلاعات موثق علمی و فنی سنجیده می‌شود. بسیاری از افراد با بهره‌مندی از ابزارهای نوین ارتباطی و تنها با بستن تفاهم‌نامه‌های ساده از منزل، از طریق تلفن و یا ویدیو كنفرانس با شبكه‌های مجازی مرتبط و متصل شده و وارد عرصه كار از راه دور و یا ایجاد دفاتر كار مجازی می‌شوند.
دفاتر کار مجازی
در یـک تعریف جـامع و در عین حـال مختـصر می‌تـوان این دفـاتر را، به مفهوم ایجاد شرایط کار در هر جای دنیا بدون محدودیت مـکانی در هرزمان و با دسترسی به اطلاعات مورد نیاز معرفی نمود. در این تعریف به طور مشخص ما با گستردگی همه جانبه محدوده جغرافیایی ، سیاسی، فرهنگی و نیز دامنه زمان کار( در طول 24 ساعت شبانه روز) با دسترسی گسترده و نامحدود به منابع اطلاعاتی مورد نیاز کار، مواجه هستیم. در یك دفتر كار مجازی، كار بصورت گروهی و تیم‌های مجازی صورت می گیرد. ویژگی‌های اصلی اعضای تیم‌های مجازی، در این دفاتر به شرح زیر است:
- اعضای تیم کاری به اطلاعات مشابهی دسترسی دارند؛
- اعضای تیم کاری از هر مکانی امکان ارتباط را از طریق اتصال به شبکه‌های جهانی دارند؛
- اعضای تیم از طریق شبکه در خصوص مسایل کاری برقراری جلسات و کنفرانس‌ها با هم در تماس هستند؛
- هر یک از اعضا با سطوح دسترسی امنیتی امکان دسترسی به اطلاعات را دارند (به ویژه اطلاعاتی محرمانه یا خصوصی افراد)
آنچه مسلم است، فناوری‌های نوین اطلاعاتی و ارتباطی مزایای فراوانی را وارد دنیای کار و بازارجهانی کار نموده است. بطوریکه در سال‌های اخیر با پیشرفت بسزایی در امر بکارگیری و جذب افراد در محیط‌های مجازی روبرو بوده‌ایم.
پیش از هر اقدام در زمینه راه اندازی كار مجازی، بهتر است وظایف و نقش پرسنل یا مدیران روشن و به صورت مكتوب اعلام گردد. بعبارتی هر كس باید انتظارات خود را مشخص نماید تا طرفین بتوانند به توافقات لازم جهت انجام كار برسند.
اهم این موارد به شرح زیر است:
- نحوه ارزیابی (ملاك‌های ارزیابی چیست؟)- ساعات موظف کاری (ساعات كاری موظف چیست؟)
- نحوه ارایه تجهیزات و مسئولیت پشتیبانی تجهیزات
- نحوه مبادله كارهای اداری و كاغذی
- فضای کاری لازم (آیا در منزل اتاق خاصی باید به كار اختصاص داده شود؟)
- مسئولیت منزل یا امور شخصی (اگر كودكی كوچك در منزل است چه كسی از آنها در طول ساعات كاری مراقبت می‌كند؟
در یک شمای کلی می‌توان اساس لازم را برای انجام فعالیت از راه دور را به شرح زیر نشان داد:
فواید حاصل از ایجاد دفاتر كار مجازی
| مزایا | نتایج |
| افزایش بهره‌وری بین 15 تا 20 درصد | به دلیل برنامه كاری قابل انعطاف، كاركنان مجاز می‌باشند در زمان‌هایی كه بهره‌وری و سودمندی آنها بیشتر است به فعالیت بپردازند. |
| كاهش هزینه‌های مربوط به تجهیزات و املاك بین 40 تا 60 درصد | این ادارات باعث كاهش هزینه‌های رایج اداری گردیده و منجر به صرفه‌جویی مالی می‌گردد. |
| بهبود كیفیت خدمات مشتری | بدلیل ارتباط نزدیك بین كاركنان و مشتریان با سرعت بیشتری خدمات موردنظر آنان تأمین می‌گردد. |
| بهبود و افزایش رضایت پرسنل | امكان افزایش قدرت تصمیم گیری كاركنان به مراتب افزایش می‌یابد. |
| كاهش برخی از هزینه‌های سخت‌افزاری و نرم‌افزاری | مانند شبكه‌ها، چاپگرها و ... |
| كاهش هزینه لباس و پوشاك پرسنل | مسلماً در این شرایط هزینه‌های مربوط به پوشاك كاركنان كاهش می‌یابد. |
| كاهش تردد پرسنل و هزینه‌های آن | هزینه‌های مربوط به جابجایی پرسنل به نحو چشمگیری كاهش می‌یابد. |
| افزایش و بهبود كیفیت زندگی پرسنل | در این شرایط مدیران، پرسنلی شادتر از پیش خواهند داشت. |
منبع: سایت تبیان
میترا دیلمقانی – علیرضا هدایتی
