ارتقاء به 2003 Outlook ، راهِ بدونِ بازگشت !
این اشكال علاوه بر اشكال‌هایی كه به كل Office وارد است، تصمیم برای ارتقاء به این نسخه جدید را با شك و تردیدهای اساسی روبرو می‌كند.
در مورد مزایای استفاده از نسخه 2003 Outlook و در كل Office، مقالات و مطالب زیادی نوشته شده كه همگی با بیان برتری‌های این نرم‌افزار نسبت به نسخه‌های قبلی، خواننده را ترغیب به ارتقاء می‌كنند. در این میان توجه بسیار كمی به نقاط ضعف و اشكالات موجود در این بسته نرم‌افزاری شده است.
من هم مانند كاربران دیگر بسیار علاقه‌مند به ارتقاء شدم، ولی پس از انجام این كار درگیر مشكلات متعددی شدم و مناسب دیدم این موارد را، به خصوص در مورد Outlook، به رشته تحریر درآوردم تا دوستان و علاقه‌مندان دیگر هم این تجربه بهره‌مند گردند.
آفیس 2003
این نرم‌افزار علاوه بر بخش‌های معمول مانند Word، Outlook، Excel، Access، PowerPoint، و FrontPage، شامل بخش‌هایی نظیر Project، Publisher، OneNote، InfoPath است كه متاسفانه باید در چندین سی‌دی تهیه شوند. ولی اگر صاحب یك درایو دی‌وی‌دی هستند، تكنولوژی روز همه این بسته نرم‌افزاری را در یك دی‌وی‌دی عرضه كرده است.
نكته جالب اینجا است كه شما باید به محض نصب كردن آفیس، یك برنامه اصلاحی هم برایش دانلود كنید! این برنامه چند صد كیلوبایتی، یك نقص عمده این نرم‌افزار غول‌پیكر را برطرف می‌كند!(مَثَلِ فلفل نبین چه ریزه...!) اشكال از اینجا ناشی می‌شود كه اگر با آفیس جدیدتان، فایل‌های قدیمی آفیس خود را باز كنید (به خصوص متون فارسی و دارای جدول) می‌بینید كه آنها كمی به هم ریخته شده‌اند، بنابراین لازم است برنامه فوق را حتماً نصب كنید.
هنوز برای من روشن نیست كه چنین اشكال بزرگی چگونه از دید مایكروسافت مخفی مانده است(شاید هم نمانده است!)
و اما Outlook
این برنامه با یك رابط بسیار زیبای گرافیكی طراحی شده است. اولین نكته در مورد Outlook، یك فولدر جدید برای ایمیل‌های ناخواسته (Junk) است كه دارای فیلتر قابل به روز شدن است. فایل به روز كننده آن در حدود 2 مگابایت، در سایت مایكروسافت موجود است و درجه حساسیت آن هم قابل تنظیم می‌باشد. مشكل عمده Outlook در عدم سازگاری كامل با نسخه‌های قبلی خود است. یعنی فایل PST ساخته شده در Outlookهای قبلی در نسخه 2003 قابل استفاده است، ولی عكس آن ممكن نیست. فایل PST حاوی همه ایمیل‌ها، آدرس و مشخصات دوستان شما در Outlook است. در نسخه 2003 امكان جدیدی به آن اضافه شده است كه پشتیبانی بهتری از كاراكترهای یونی‌كد دارد و بنا به ادعای مایكروسافت، فشرده‌سازی بهتری ارائه می‌كند.
مشكل از آنجا شروع می‌شود كه بعد از ارتقاء و به محض دریافت اولین ایمیل، Outlook به طور اتوماتیك و بدون اجازه، فایل PST قدیمی را به فرمت جدید تبدیل می‌كند، در حالی كه دیگر به هیچ وجه نمی‌توان این تبدیل را معكوس نمود! یعنی مایكروسافت این طور فرض كرده كه كاربر پس از دیدن نسخه 2003 آنقدر به آن علاقه‌مند خواهد شد كه احتمال برگشت به نسخه‌های قبلی صفر است! حتی با Uninstall كردن نسخه 2003 و نصب نسخه قدیمی، مشكل حل نمی‌شود و در ضمن Outlook قدیمی دیگر كار نخواهد كرد. این مشكل با Import and Export سنتی نیز حل نمی‌شود و فایل PST تولید شده فقط در نسخه 2003 باز می‌شود.
در راهنمای نرم‌افزار نیز اشاره شده كه اگر در بخش فرمت فایل PST عبارت «97 تا 2002» قید نشده باشد، آن وقت فایل مورد نظر با نسخه‌های قدیمی‌تر سازگار نیست، ولی گفته نشده كه برای سازگار نمودن فایل موردنظر چه باید كرد. برنامه Personal Folders Backup در سایت مایكروسافت نیز كمكی نمی‌كند، چرا كه این برنامه نیز از فایل PST، بدون تغییر فرمت آن، نسخة پشتیبان تهیه می‌كند!
پس از آن كه در راهنمای داخل Outlook نیز نتوانستم راه حلی پیدا كنم، آستین‌ها را بالا زدم! و بالاخره راه حل را یافتم: برای تهیه نسخه پشتیبان كه با نسخه‌های قدیمی سازگار باشد، در منوی Tools روی Options كلیك كنید. در بخش Mail Setup روی Data Files كلیك كنید. اكنون آدرس فایلی از Outlook را می‌بینید كه حاوی همه ایمیل‌ها، آدرس‌ها و غیره است. می‌توانید یك آدرس دیگر (آدرسی كه می‌خواهید نسخه پشتیبان در آنجا كپی شود) به آن اضافه كنید. توجه نمایید كه در بخش فرمت، نوع «سازگار با نسخه‌های 97 تا 2002» را انتخاب كنید. حالا به محیط Outlook برگردید. می‌بینید كه یك فولدر جدید به لیست فولدرها اضافه شده است. اكنون تنها كاری كه باید بكنید این است كه از هر چه كه لازم دارید یك كپی در فولدری كه ساخته‌اید بریزید. زمانی كه خواستید این فایل‌ها را در نسخه قدیمی Outlook كپی كنید، در همان جای قبلی آدرس فایل تولید شده را وارد كنید و فایل‌های مورد نظر را سر جای اصلی‌شان كپی كنید.
این نكته نشان می‌دهد كه مبدل فایل PST در درون Outlook جدید طوری جاسازی(!) شده است كه جز كاربران حرفه‌ای نمی‌توانند به آن دسترسی پیدا كنند. این اشكال علاوه بر اشكال‌هایی كه به كل Office وارد است، تصمیم برای ارتقاء به این نسخه جدید را با شك و تردیدهای اساسی روبرو می‌كند.
