چگونه یك اطلاعات تماس جدید ایجاد كنیم

از پوشه Contacts برای ایجاد یك پایگاه داده از اطلاعات تماس مانند اطلاعات همكاران، بستگان، عرضه كنندگان یا مشتریان استفاده كنید. می‌توانید همه نوع اطلاعاتی در مورد این تماس‌ها وارد كنید از جمله آدرس، شماره تلفن، آدرس پست الكترونیك و غیره. بعد از اینكه یك اطلاعات تماسی ایجاد كردید، می‌توانید یك email به او بزنید، با مودم شماره او را بگیرید یا نقشه مسیر به سمت آدرس مورد نظر را نمایش دهید. می‌توان آیتم‌های مختلفی مانند یك كار، قرار یا جلسه را به یك اطلاعات تماس نسبت داد و بعد سابقه چنین فعالیت‌هایی را نمایش داد. برای وارد كردن اطلاعات تماس، روی آیكون Contacts در Outlook كلیك كنید.

فرم Contact را باز كنید

از پوشه Contacts، روی دكمه New Contact در نوار ابزار كلیك كنید تا پنجره contact باز شود.

اطلاعات تماس را وارد كنید

روی كادر Full Name كلیك كنید و اسم شخص یا شركت را تایپ كنید. بعد بقیه اطلاعات مربوط به آن را وارد كنید. داخل هر كادر متنی كلیك كنید یا برای حركت از یك فیلد به فیلد دیگر، كلید Tab را بفشارید.

از لیست File as استفاده كنید

از لیست File as كلیك كنید و مشخص كنید كه می‌خواهید این اطلاعات بر حسب نام ذخیره شود یا بر حسب نام خانوادگی. این فیلد به شما كمك می‌كند تا لیست Contacts را مرتب سازی كنید، بنابراین مرتب سازی بر حسب نام خانوادگی بهتر است. اگر ذخیره كردن بر حسب نام ، سودمند نیست، می‌توانید یك اسم مستعار یا شناسه دیگری را در این فیلد وارد كنید(مانند dentist یا plumber).

از فیلدهای فلش استفاده كنید

Outlook ، چندین فیلد برای وارد كردن چند شماره تلفن برای یك اطلاعات تماس ارائه می‌كند. با این حال، اگر چیزی را كه به آن نیاز دارید پیدا نكردید، روی فلش كنار یك فیلد كلیك كنید و گزینه‌ای مانند Business 2 را انتخاب كنید. می‌توانید چندین آیتم را در یك فیلد وارد كنید و با استفاده از لیست كشویی، بین آنها سوئیچ كنید. به این صورت می‌توانید آدرس یك شركت و منزل را نیز وارد كنید.

آدرس email

آدرس email تماس را وارد كنید. از فلش لیست كشویی برای وارد كردن آدرس‌های دیگر استفاده كنید. Web Page address (آدرس صفحه وب) تماس را كه می‌توان از آن برای باز كردن Internet Explorer استفاده كرد وارد كنید. از كادر Im address برای وارد كردن آدرسی استفاده كنید كه از آن برای فرستادن پیغام فوری از طریق سرویس MSN Messenger استفاده می‌شود.

ذخیره سازی

بعد از پر كردن تمام اطلاعات لازم برای این تماس، روی دكمه Save and Close كلیك كنید تا این اطلاعات تماس را به پایگاه داده اضافه كنید. برای وارد كردن یك اطلاعات تماس دیگر، روی دكمه Save and New كلیك كنید تا پنجره Contact دیگری باز شود.

*توجه  *

جزئیات بیشتر

از برگه Details در پنجره Windows برای وارد كردن اطلاعاتی مانند نام همسر، روز تولد، سالگرد (ازدواج) و اطلاعات دیگر در مورد تماس استفاده كنید. برای مشاهده فعالیت‌های مرتبط با یك تماس مانند email های ارسالی و دریافتی، قرارها، جلسات و كارها، روی برگه Activities كلیك كنید.برای نمایش دادن یك نقشه برای آدرس تماس، روی اسم تماس، دابل كلیك كنید و روی دكمه Display Map of Address كلیك كنید.

برای تغییر دادن اطلاعات تماس، روی اسم آن در پوشه Contacts كلیك كنید تا پنجره Contact باز شود و بتوانید داده‌های مورد نظر را تغییر دهید.برای نوشتن یك email به یك تماس، روی اسم آن كلیك كنید و بعد روی دكمه Message to Contact كلیك كنید.