چگونه ركوردها را فیلتر كنیم

می‌توانید برخی ركوردها در پایگاه داده را فیلتر كنید. ممكن است بخواهید فقط اطلاعات یك عرضه كننده یا گروهی از عرضه كنندگان را مشاهده كنید یا افرادی را در دفترچه آدرس خود پیدا كنید كه روز تولد آنها در ماه مه قرار دارد. می‌توانید بصورت موقت، تمام ركوردها را بغیر از ركوردهایی كه می‌خواهید مشاهده كنید فیلتر كنید. اكسس به شما امكان می‌دهد تا به سه روش فیلتر كنید:

Flter by Selection ، Filter by Form ، Advanced Filters . تمام این فیلترها را می‌توان در یك فرم، برگه داده یا پرس و جو انجام داد. این كار عملی ، دور روش اول را شرح می‌دهد.

Filter by Selection

فرمی كه می‌خواهید عملیات فیلتر سازی را روی آن انجام دهید باز كنید و روی فیلدی كه حاوی معیار فیلتر كردن است كلیك كنید. برای مثال، اگر می‌خواهید تمام ركوردهایی را پیدا كنید كه كدپستی یكسانی دارند، ابتدا ركوردی كه حاوی كدپستی است پیدا كنید و روی فیلد Zip Code كلیك كنید. برای فیلتر كردن، روی دكمه Filter by Selection در نوار ابزار كلیك كنید.

ركوردهای فیلتر شده را مشاهده كنید

تمام ركوردهایی كه با معیار انتخابی مطابقت دارند حفظ می‌شوند و بقیه ركوردها مخفی می‌شوند(فیلتر می شوند). از دكمه‌های جهتی فرم برای مشاهده ركوردهای فیلتر شده استفاده كنید.

حذف فیلتر

برای حذف فیلتر، روی دكمه Remove Filter در نوار ابزار كلیك كنید. (وقتی كه هیچ فیلتری اعمال نشده باشد، دكمه Remove Filter، كار Apply Filter را انجام می‌دهد).

Filter by Form

روی دكمه Filter by Form در نوار ابزار كلیك كنید تا معیار فیلترسازی را وارد كنید. یك فرم خالی ظاهر می‌شود. (توجه كنید كه فیلدهایی كه از كادر لیستی استفاده می‌كنند خالی نخواهند بود).

معیار فیلتر سازی را وارد كنید

مقدار معیار جستجو را در فیلد مورد نظر تایپ كنید یا از لیست كشویی فیلد برای انتخاب یك مقدار استفاده كنید. برای مثال، برای پیدا كردن تمام مشتریان شهر Indianapolis ، از لیست City ، گزینه Indianapolis را انتخاب كنید. می‌توانید معیارها را در بیش از یك فیلد وارد كنید ولی اكسس فقط ركوردهایی را پیدا می‌كند كه با تمام این معیارها مطابقت داشته باشند. برای وارد كردن معیار دوم (مثلاً جستجو بدنبال مشتریان شهر Carmel) روی برگه Or كلیك كنید و داده‌های معیار دوم را وارد كنید.

ركوردها را فیلتر كنید

روی دكمه Apply Filter در نوار ابزار كلیك كنید تا پایگاه داده فیلتر شود و ركوردهایی كه با معیار شما مطابقت دارند نمایش داده شوند. از دكمه‌های جهتی برای حركت كردن در ركوردهای پایگاه داده فیلتر شده استفاده كنید. برای حذف فیلتر و برگرداندن پایگاه داده به حالت فیلتر نشده قبلی ، روی دكمه Remove Filter كلیك كنید.

توجه

فیلتر كردن با حذف

همچنین می‌توانید ركوردهایی را حذف كنید كه مطابق با معیار خاصی هستند. فیلتر معمولی، ركوردهایی را پیدا می‌كند كه با معیار جستجو مطابقت داشته باشند و آنهایی كه مطابقت نكنند را حذف می‌كند. گزینه Filter by Excluding Selection در گزینه File از منوی Records ، تمام ركوردهایی را بر می‌گرداند كه با معیاری كه مشخص كردید مطابقت نمی‌كنند.

فیلتر كردن و مرتب سازی پیشرفته

می‌توانید برحسب چند فیلد(مثلاً شهر و استان) مرتب سازی كنید و با استفاده از گزینه Advanced Filter/Sort از گزینه Filter در منوی Records ، فیلتر‌های پیشرفته‌ای اعمال كنید. فیلد اصلی مرتب سازی (مثلاً State ) را در ستون اول برگه داده‌ای كه ظاهر می‌شود وارد كنید و از ردیف زیر آن ascending/descendins را انتخاب كنید. داده فیلتر (مثلاً “Indiana” ) را در سطر بعد وارد كنید. فیلد مرتب سازی بعدی (مثلاً City ) را در ستون دوم وارد كنید، ascending/descending را انتخاب كنید و داده‌های فیلترسازی را وارد كنید . بعد روی دكمه Apply Filter كلیك كنید.