چگونه یك فایل را چاپ كنیم
برای چاپ كردن یك فایل آفیس، باید یك چاپگر به كامپیوتر خود وصل كرده باشید، درایور مربوطه نصب شده باشد و چاپگر روشن و آماده چاپ باشد. می‌توانید بلافاصله با استفاده از تنظیمات پیش فرض كامپیوتر، فایل را به چاپگر بفرستید و یا ابتدا با استفاده از كادر محاورهای Print، تنظیمات خاص چاپ را مشخص كنید. بسته به برنامه و نصب شما، گزینه‌های چاپگر ممكن است كمی با آنچه كه در اینجا مشاهده می‌كنید تفاوت داشته باشد.
كادر محاورهای Print را باز كنید
برای تنظیم كردن تنظیمات چاپ، از منوی File، گزینه Print را انتخاب كنید. كادر محاورهای Print باز می‌شود. (شكل‌های این كار عملی، كادر محاورهای Print در Excel، Word، Power Point و Access را نشان می‌دهند. علیرغم تفاوت‌های ظریف، كادر محاورهای Print برای هر فایل Office یا Outlook كه چاپ می‌كنید به طریق مشابهی كار می‌كند.)
یك چاپگر انتخاب كنید
اگر به بیش از یك چاپگر دستیابی دارید از لیست كشوئی Name برای انتخاب یك چاپگر دیگر انتخاب كنید (كادر محاورهای Print در این شكل، مربوط به Excel است).
محدوده صفحات را انتخاب كنید
برای مشخص كردن صفحات خاص یا داده‌های انتخاب شده برای چاپ، از گزینه‌های قسمت Page Range یا Print Range در كادر محاورهای استفاده كنید. (اسم دقیق این گزینه به نوع فایلی كه می‌خواهید چاپ كنید بستگی دارد). برای چاپ كردن تمام صفحات، گزینه All را انتخاب كنید. همچنین می‌توانید یك شماره صفحه یا محدوده صفحات (مانند 2 – 4) را مشخص كنید. برای چاپ كردن صفحه جاری، گزینه Current Page را انتخاب كنید. برای چاپ كردن صفحات خاص، گزینه: Pages را انتخاب كنید و شماره صفحات مورد نظر را در كادر متنی مربوطه تایب كنید. شماره صفحات را با ویرگول از هم جدا كنید. مثلاً 5 و 2 و 1. محدوده صفحات را نیز با علامت منها مشخص كنید. (كادر محاورهای این شكل مربوط به Word است).
تعداد كپی
برای چاپ كردن چند كپی از فایل، تعداد كپی‌ها را در كادر Number Of Copies وارد كنید. (كادر محاورهای این شكل، مربوط به power Point است. به چندین گزینه برای چاپ اسلاید توجه كنید كه از نظر ماهیت، گرافیكی‌تر از فایل‌های دیگر آفیس می‌باشد).
چاپ كنید
برای چاپ فایل با استفاده از گزینه‌هایی كه در كادر محاورهای مشخص كردید روی Ok كلیك كنید (كادر محاورهای این شكل، مربوط به Access است).
استفاده از دكمه Print در نوار ابزار
برای چاپ كردن فایل جاری با استفاده از تنظیمات پیش فرض چاپگر و بدون انتخاب گزینه‌های جدید، روی دكمه Print در نوار ابزار Standard كلیك كنید.
*توجه*
پیش تصویر فایل
امكان Print Preview به شما امكان می‌دهد تا ببینید كه فایل چگونه به نظر می‌رسد تا قبل از چاپ بتوانید آخرین تغییرات مورد نظر را در آن صورت دهید. پنجره پیش چاپ، بسته به برنامه، ابزارهای مختلفی برای كار با فایل دارد. برای باز كردن پنجره پیش چاپ، روی دكمه Print Preview (دكمه‌ای كه تصویر ذره‌بین دارد) كلیك كنید. روی دكمه Close كلیك كنید تا آن را ببندید و به پنجره برنامه برگردید.
چاپ در Outlook
در Outlook، از قسمت Print Style در كادر محاورهای Print برای انتخاب یك شیوه چاپ برای آیتمی از Outlook كه می‌خواهید چاپ كنید استفاده كنید. همچنین با كلیك كردن روی دكمه Define Styles می‌توانید شیوه را ویرایش كنید یا با كلیك كردن روی دكمه Page Setup می‌توانید تنظیمات صفحه را تغییر دهید.
