چگونه كار خود را ذخیره كنیم

وقتی كه كار خود روی یك فایل آفیس را شروع كردید باید آن را ذخیره كنید تا بعداً بتوانید آن را باز كنید. فكر خوبی است كه اغلب كار خود را ذخیره كنید تا در هنگام قطع برق یا مشكل كامپیوتری، كار شما از بین نرود.اولین باری كه فایلی را ذخیره می‌كنید باید برای آن یك اسم تعیین كنید. اسم فایل می‌تواند حداكثر 256 كاراكتر باشد (حروف بزرگ یا كوچك). می‌توانید دیسك یا پوشه خاصی را برای ذخیره كردن فایل انتخاب كنید و آن را به فرمت خاصی ذخیره كنید. تمام گزینه‌های ذخیره سازی در كادر محاوره‌ای Save As قرار دارند كه در تمام برنامه‌های آفیس، یكسان است. بعد از اینكه فایلی را ذخیره كردید، ذخیره سازی‌های بعدی نیاز به تغییر نام ندارند. (مگر اینكه بخواهید این فایل را با اسم دیگری ذخیره كنید). بنابراین لازم نیست كه دوباره كادر محاوره‌ای Save As را باز كنید و فقط كافی است روی دكمه Save در نوار ابزار كلیك كنید.

فایل جدید را ذخیره كنید

برای ذخیره كردن یك فایل برای اولین بار، از منوی File، گزینه Save یا As Save را انتخاب كنید. كادر محاوره‌ای As Save باز می‌شود.

یك پوشه مشخص كنید

پوشه‌ای كه می‌خواهید فایل را در آن ذخیره كنید انتخاب كنید. اگر لازم باشد از لیست Save In برای پیدا كردن پوشه استفاده كنید. برای باز كردن پوشه مورد نظر، روی آیكون آن در كادر بزرگ وسط دابل كلیك كنید. همچنین می‌توانید یكی از پوشه‌های سمت چپ كادر محاوره‌ای را با كلیك كردن باز كنید.

یك اسم برای فایل تایپ كنید

در كادر متنی File Name، یك اسم تایپ كنید.

روی Save كلیك كنید

برای بستن كادر محاوره‌ای Save As، روی دكمه Save كلیك كنید. فایل با اسمی كه تایپ كردید و در پوشه‌ای كه مشخص كردید ذخیره می‌شود.

اسم نوار عنوان را مشاهده كنید

توجه كنید كه نوار عنوان، اسمی كه در كادر محاوره‌ای Save As به فایل اختصاص دادید را نشان می‌دهد.

از دكمه Save استفاده كنید

برای ذخیره سازی‌های پی‌درپی یك فایل، روی دكمه Save در نوار ابزار Standard كلیك كنید. تمام تغییراتی كه در فایل صورت داده‌اید ذخیره می‌شود. برنامه‌، نسخه جاری فایل را بارونویسی نسخه قبلی، ذخیره می‌كند ولی اسم فایل تغییر نمی‌كند.

*توجه *

تغییر دادن فرمت

برای ذخیره كردن یك فایل به فرمت دیگر (مثلاً برای ذخیره كردن یك فایل Excel به فرمت فایل Lotus 1-2-3)، كادر محاوره‌ای Save As را باز كنید. روی فلش لیست Save As type كلیك كنید و از این لیست، یك نوع فایل را انتخاب كنید.

ذخیره سازی بصورت یك فایل جدید

برای ذخیره كردن یك فایل با یك اسم جدید، مراحل 1 تا 4 این كار عملی را انجام دهید ولی در مرحله 3، اسم فایل را تغییر دهید. به این صورت، كپی این فایل با اسم جدید ذخیره می‌شود و فایل اصلی، به همان صورت باقی می‌ماند.

ذخیره كردن در یك پوشه جدید

روی دكمه Create New Folder در كادر محاوره‌ای Save As كلیك كنید تا یك پوشه جدید برای ذخیره سازی فایل ایجاد كنید. یك اسم برای پوشه تایپ كنید و روی Ok كلیك كنید.