خبر بد رو چطور به دیگران بگوییم؟

یکی از سخت‌ترین شرایطی که احتمالا هرکدام از ما در آن گرفتار شده‌ایم، گفتن خبر بد به کسانی است که دوستشان داریم! شاید در نگاه اول این موضوع ساده و کم اهمیت به نظر برسد، اما چهره و جملات کسانی که برای اولین‌بار به شما خبر بد داده‌اند را هیچ وقت فراموش نمی‌کنید! برای همین باید این مهارت مهم را باید یاد بگیریم تا با گرفتن زهر تلخی خبر بد آسیب کمتری به اطرافیان‌مان بزنیم.

هنر گفتن

گفتن اخبار بد کاری است که همه ما تقریبا باید در مقطعی آن را انجام بدهیم، مثلا ممکن است مجبور شوید به تیم خود در مورد اخراج‌ و شرایط تعدیل نیرو بگویید، یا حتی ممکن است مجبور شوید جلوی دوربین بروید و اعلام کنید که محصول شما دارای مشکلات ایمنی است، خبر مردودشدن، نشدن‌ها، بیماری و مرگ هم از جمله اخبار بد هستند که خیلی از ما گفتن یا شنیدن آن را درک کرده‌ایم. برای همین مهم است بدانیم که چطور آن را صادقانه، همدلانه و با ظرافت ارائه کنیم. از این گذشته، نحوه برقراری ارتباط ما با اخبار بد می‌تواند تأثیر مستقیمی بر نحوه درک و واکنش گیرنده به موقعیت داشته باشد و برای مدت طولانی در خاطرش می‌ماند.

متاسفم؛ کاری از ما ساخته نیست!

در این زمینه انجمن پزشکی آمریکا برای اولین بار در سال 1847 دادن خبر بد را در آیین‌نامه رفتار خود گنجاند. پزشکان و جراحان تروما اغلب مجبورند اخبار سخت یا حتی ویرانگر را به بیماران خود منتقل کنند، ما می‌توانیم برخی از استراتژی‌هایی را که آنها آموزش دیده‌اند را در محیط کسب‌وکار اجرا کنیم.

تحقیقات در مجله عفونت تروما-آسیب و مراقبت‌های افرادی که در معرض اخبار بد قرار می‌گیرند را شرح می‌دهد. این تحقیق نشان می دهد که از دیدگاه گیرنده خبر 5 عامل مهم هستند

خود را از نظر احساسی آماده کنید

نوع خبر بد مهم نیست، طی کردن این 5 مراحل به ما کمک میکند که آن را با صداقت، همدلی و لطف ارائه دهیم. اخبار بد برای هر کسی که درگیر مکالمه است می تواند استرس‌زا باشد برای مدیریت این استرس، مهم است که ابتدا خود را آماده کنید.

برای آرام کردن ذهن خود، تمرکز، و فکر کردن به آنچه می خواهید بگویید، وقت بگذارید. اگر این کار را انجام دهید، احتمال کمتری وجود دارد که احساسات شما در طول مکالمه بر شما تأثیر بگذارد.

آرام و واضح صحبت کنید که این نشان‌دهنده آماده بودن شما است به این ترتیب، کمتر احتمال دارد که وضعیت را بدتر کنید. قبل از ملاقات با آنها و گفتن خبر بد روی این موضوع کار کنید و سعی کنید با افراد همدلی داشته باشیدو خودتان را جای آنها بگذارید؛ تصور کنید اگر در موقعیت آنها بودید چه واکنشی نشان می‌دادید. چه چیزی ممکن است در نتیجه این خبر بد از دست بدهند؟ چه احساسی ممکن است داشته باشند؟ از درک خود از دیدگاه آنها برای شکل دادن به نحوه ارائه اخبار بد استفاده کنید

برای بررسی نتایج احتمالی و آماده شدن برای سوالات دشواری که ممکن است پیش بیایند، از نقش خود را برای دادن اخبار بد تمرین کنید.سایر تکنیک‌های مدیریت استرس، مانند تنفس عمیق هم می‌تواند به شما در آرامش بدن و ذهنتان کمک کند، کاوش کنید. به یاد داشته باشید، هرچه هنگام ارائه خبر بد، متین‌تر و حرفه‌ای‌تر باشید، احتمالاً طرف مقابل آرام‌تر خواهد بود.

راه‌حل‌ها را شناسایی کنید

گام بعدی شناسایی برخی راه‌حل‌ها، در صورت وجود راه حل است. ممکن است نتوانید اوضاع را درست کنید، اما می توانید ناراحتی را به حداقل برسانید.

سعی کنید قبل از ملاقات با طرف مقابل چندین راه حل را شناسایی کنید. این امر ضروری است چون ممکن است فرد بار احساسات زیادی به دوش بکشد با این حال اگر راه حل‌هایی آماده داشته باشید، حرفه‌ای بودن شما را نشان می‌دهد که نگاه رو به جلو و متمرکز دارید. به عنوان مثال، تصور کنید که باید تغییر بزرگی را در سازمان خود اعلام کنید. در نظر بگیرید که با چندین ایده در مورد اینکه چگونه تیم شما می تواند سریع و آسان با این تغییر سازگار شود به جلسه بیایید و سعی کنید نکات مثبت را در موقعیت شناسایی کنید.

به تنظیمات و زمان‌بندی توجه کنید

اگر مجبور باشید خبر بدی را به گروهی برسانید، یک مکالمه خصوصی برای خودتان تنظیم کنید. حریم خصوصی به طرف مقابل این امکان را می‌دهد که بتواند به شیوه‌ای راحت پاسخ دهد و با آن کنار بیاید، که این بخش مهمی از کمک به او برای پیشرفت است. تلفن همراه خود را خاموش کنید. بعد، به زمان بندی توجه کنید. اغلب بهترین کار این است که اخبار بد را فوراً ارائه کنید، نگفتن و لاپوشانی کردن خبرهای بد می‌تواند شایعات را آغاز کند و به اسم شما آسیب برساند.

اگرچه ایمیل و برنامه‌های پیام‌رسان اغلب سریع‌ترین راه برای برقراری ارتباط به شمار می‌آیند اما راهی وحشتناک برای ارائه خبر بد هستند. برای انجام این کار بهتر است یک جلسه شخصی برگزار کنید، چرا که می‌توانید از لحن صدا و زبان بدن مناسب برای برقراری ارتباط با همدلی استفاده کنید؛ این‌ها سیگنال‌های ظریفی هستند که اغلب از طریق تلفن گم می‌شوند! 

اصیل باشید

سعی کنید راستی و دلسوزی داشته باشید و با فرد مقابل با احترام و وقار رفتار کنید. سعی نکنید حقیقت را مخفی یا بپوشانید. بهتر است در مورد آنچه اتفاق افتاده و در مورد آنچه که قرار است انجام دهید تا آن را درست کنید، صریح و صادق باشید.به یاد داشته باشید که نگرش شما و وضوح پیام شما دو نکته بسیار مهم در این گفتگو هستند. باز، شفاف و صادق باشید.

اگر شما مسئول این موقعیت هستید، سعی کنید به صراحت توضیح دهید که چگونه اقدامات شما در این رویداد نقش داشته است. ممکن است با بیان آشکار نقش شما و عذرخواهی به ایجاد اعتماد با طرف مقابل کمک کند. سعی نکنید شخص دیگری را سرزنش کنید یا اعمال خود را به دروغ توجیه نکنید. این از نظر اخلاقی اشتباه است و می تواند به اعتبار شما آسیب برساند.

وقتی خبر بدی می‌دهید، مراقب احساسات طرف مقابل باشید. اگر او گفت: «عصبانی هستم!» سعی کنید نشان دهید که درک می کنید. به عنوان مثال، ممکن است بگویید "من درک می‌کنم که شما عصبانی هستید و شما کاملاً حق دارید که باشید." اگر کلمات و عباراتی را که طرف مقابل استفاده می‌کند تکرار کنید - برای مثال "عصبانی" - نشان می‌دهد که شما به حرف‌هایشان گوش می‌دهید، می‌فهمید، و اشکالی ندارد که او همان احساسی را داشته باشد.

هنگامی که طرف مقابل آرام شد، از او بپرسید که آیا سؤالی در مورد موقعیت دارد یا خیر. از مهارت‌های گوش دادن فعال استفاده کنید تا آنچه را که می‌گوید بشنوید و بفهمید و به نگرانی‌هایی که ممکن است داشته باشد رسیدگی کنید.

در جایی که مناسب است، روی موارد مثبت تمرکز کنید

اگر مناسب است، سعی کنید یک نکته مثبت در موقعیت پیدا کنید: یادآوری عبارت" این نیز می‌گذرد و پایان شب سیه سپید است" اما یادتان باشد و در گفتن این عبارات مثبت حساس باشید چرا که اگر خبر واقعا بد باشد اشاره نکات مثبت نتیجه معکوس خواهد داشت بنابراین موقعیت و نوع خبر در اجرا بسیار مهم است..

---