در ایام شیوع کرونا، چگونه ارتباط مجازی موثر داشته باشیم؟

همه گیری کرونا در جهان، ارتباطات میان فردی سنتی را مختل کرده است. بسیاری از شرکتها در ساماندهی ارتباط خود با مشتریان، ارباب رجوعها، شرکا و حتی نیروی انسانی خود دچار چالش شده اند؛ چراکه نهادهای بهداشتی و دولتها مردم را به قرنطینه و در خانه ماندن تشویق میکنند. حال در این شرایط تداوم ارتباطات و انجام امور جاری همچون برگزاری جلسات کاری، تنها از طریق ارتباطات مجازی ممکن است اما ارتباطات مجازی در مقایسه با ارتباطات چهره به چهره محدودیتهایی دارد که ممکن است به انسداد ارتباطی منجر شود.

در چنین شرایطی، برای رفع موانع ارتباطی و انتقال صحیح پیامهای ارتباطی چه باید کرد؟ یکی از راههای فائق شدن بر محدودیتهای ناشی از ارتباط مجازی یا ویدیوکنفرانس، رعایت اصول زیر است:

در جلسات مجازی، پیام و لحن مهم است

·       پیام باید موجز، قابل هضم، مخاطب محور، جذاب و ارائه اقناعی و دلسوزانه باشد.
·       پیام خود را به ضروری ترین اطلاعات بکاهید و دقت داشته باشید، نتیجه گیری تکرار مواردی که بر آن تاکید شده است، باشد.
·       5 تا 10 دقیقه نخست جلسه، زما طلایی برای ارائه است.

زمان همه چیز است

·       زمان جلسه بین 30 تا 45 دقیقه باشد.
·       به سرعت به نتیجه برسید.

مدیریت فیزیکی جلسه

·       بهتر است یک یا  دو نفر به احاظ فیزیکی جلسه را مدیریت کنند.
·       تعداد بلندگوها و میکروفونها  2 یا 3 دستگاه باشد تا  تمرکز افراد بالاتر، اعتبار جلسه بیشتر و اعتماد طرفین راحت تر جلب شود.

مجری خبر عصرگاهی باشید

·       به پویایی ارائه توجه کنید.
·       به دیدگاههای مختلف فرصت ارائه دهید تا فرصت اقناع و اثرگذاری افزایش یابد.

تکرار مهم است

·       برای تفهیم بهتر موضوع از نشانه های بصری استفاده کنید.
·       در جمع بندی، موارد مهم را تکرار کنید.
·       جلسه را به صورت تصویر یا صوتی ضبط کنید.

منبع: FleishmanHillard