" ایده شو، دیده شو" چیست؟ ، جلسه پنجم

 
مدیریت زمان
هدف: آشنایی با مفهوم مدیریت زمان، تکنیک های آن و تشخیص اولویت بندی انجام کارها
آیا شما هم به این فکر می‌کنید که کاش زمان بیشتری برای انجام کارهای‌تان داشتید؟
آیا به این فکر می‌کنید که کاش می‌توانستید وقت خود را به کارهای مفیدتری اختصاص دهید؟

آیا شما هم با کمبود وقت شدید درگیر هستید؟
وقتی ما هدفی انتخاب می کنیم، این هدف با توجه به کوچکی یا بزرگی آن می تواند شامل ده ها، صدها و حتی هزاران کار و فعالیت باشد، که بعضی از این کارها و فعالیت ها:
– از ارزش و اهمیت بسیار زیاد و کلیدی برخوردارند.
– از ارزش و اهمیت کمتری نسبت به گروه بالا دارند.
– برای رسیدن به هدف نه تنها ارزشی ندارند بلکه کاملا اشتباه و مضر هم هستند.

این که از کجا باید تشخیص دهیم کدام کار با ارزش است، کدام بی ارزش، کدام یکی را می توانیم واگذار کنیم تا دیگران انجام دهند و کدام یکی را حتما باید خودمان انجام دهیم، نیازمند مهارت مدیریت زمان است.
فرض کنید یک زمین ۱۰۰۰ متری در اختیار داریم، ما که نمی توانیم این زمین را کم و زیاد کنیم، هر کاری هم کنیم زمین همان ۱۰۰۰ متر است و بیشتر هم نمی شود ولی می توانیم به جای کاشتن یک بذر کم ارزش از یک بذر ارزشمند استفاده کنیم، مثلا به جای کاشتن جو، بذر زعفران بکاریم یا هر محصولی که گران تر است.
هر کشاورزی سعی می کند با استفاده از بذر مرغوب، آبیاری، کود دهی و مراقبت صحیح و اصولی، تکنولوژی روز و خیلی کارهای دیگر از زمین محدود خود بیشترین محصول را به دست بیاورد.
در مورد زمان هم همین طور است، واقعیت این است که زمان هم مانند آن ۱۰۰۰ متر زمین می ماند، ما نمی توانیم زمان را کم و زیاد کنیم، هر کاری هم کنیم مانند بقیه در یک شبانه و روز ۲۴ ساعت زمان در اختیار داریم، اما می توانیم با استفاده از تکنیک های مدیریت زمان که در اصل مدیریت خودمان و عملکردمان است، بیشترین نتیجه را به دست بیاوریم.
کار ما در مدیریت زمان این است که تا می توانیم، کارهای بی ارزش یا کم ارزش را شناسایی و سپس آن ها را حذف کنیم، بعضی از کارها را که می توانیم به دیگران واگذار کنیم تا آن ها انجام دهند و زمان صرفه جویی شده را به کارهای با ارزش و با اهمیت اختصاص دهیم.

مدیریت زمان یعنی شناسایی کارهای درست و با اولویت بالا و اختصاص زمان به آن ها

شناسایی کار درست
تشخیص کار درست خیلی هم راحت نیست، گاهی اوقات نیاز به تجربه دارد تا بتوانیم آن را شناسایی کنیم، البته بعضی از کارها، کاملا مشخص است که درست هستند و باید انجام شوند، در این حالت به منطق خود اعتماد کنید و آن ها را انجام دهید.

برای تشخیص کارهای درست از این تکنیک استفاده می کنیم:
– ابتدا باید هدف مان را کاملا واضح و روشن، مشخص کنیم.
– کل کارهایی که برای رسیدن به هدف لازم است و به ذهن مان می رسد را لیست کنم.
– کل کارها را به دو گروه تقسیم کنیم، با پرسیدن این سوال: آیا این کار مرا به هدفم نزدیک می کند یا دور؟
گروه اول) کارهایی هستند که ما را به اهدافمان نزدیک تر می کنند.
گروه دوم) کارهایی هستند که ما را از اهداف مان دور می کنند.
– کارهای گروه دوم را کنار می گذاریم.
در این حالت لیستی از کارهای درست در اختیار داریم که باید آن ها را اولویت بندی کنیم، البته تضمینی وجود ندارد که همه کارهایی که درست تشخیص دادیم، درست باشند، فقط زمانی که به مرحله اجرا در بیایند، درست و غلط بودن شان مشخص می شود، بنابراین باید یک درصدی برای احتمال خطا و اشتباه در نظر بگیرید.

اولویت بندی کارها: قانون ۸۰/۲۰ یا پارتو
قانون ۸۰/۲۰ می گوید که ۲۰ درصد کارها و فعالیت های ما، ۸۰ درصد نتیجه را به وجود می آورند و آن ۸۰ درصد کارها و فعالیت های باقی مانده، ۲۰ درصد نتایج را ایجاد می کنند.
مثلا اگر ۱۰ تا کار در لیست مان داریم که باید اولویت بندی شوند، ۲ تا از آن کارها بسیار مهم و حیاتی هستند که حدود ۸۰ درصد نتیجه را بوجود می آورند و آن ۸ کار دیگر که اولویت کمتری دارند در کل ۲۰ درصد نتیجه را به وجود می آورند، بنابراین باید ابتدا به آن ۲ کار که ۸۰ درصد نتیجه را عایدمان می کند، بپردازیم.
توجه کنید: منظور این نیست که آن ۸ کار با اولویت پایین اصلا نباید انجام شوند، بلکه باید ابتدا آن ۲ کار که بیشترین نتیجه را دارند اول انجام شوند و سپس آن ۸ کار باقی مانده.

تمرین: برای یادگیری مفهوم مدیریت زمان یک هفته انجام کارها و تکالیف مدرسه خود را طبق این الگو انجام دهید تا با تکرار این عمل در ذهنتان نهادینه شود.

منبع پیشنهادی برای مطالعه بیشتر: کتاب مدیریت زمان نوشته برایان تریسی

گروه آموزشی سمپل (سامان پندار لوتوس)


مطالب مرتبط:
" ایده شو، دیده شو" چیست؟ ، جلسه اول
" ایده شو، دیده شو" چیست؟ ، جلسه دوم
" ایده شو، دیده شو" چیست؟ ، جلسه سوم
" ایده شو، دیده شو" چیست؟ ، جلسه چهارم
" ایده شو، دیده شو" چیست؟ ، جلسه پنجم
" ایده شو، دیده شو" چیست؟ ، جلسه ششم
" ایده شو، دیده شو" چیست؟ ، جلسه هفتم
" ایده شو، دیده شو" چیست؟ ، جلسه هشتم


تنظیم: زینب شاه مرادی