شش راهنمایی برای «نه» گفتن ارتباط گران

اگر هیچ فردی در گروه شما نمی داند چگونه یک ویدیو را ویرایش کند، آن را به افراد دیگر که توانایی انجامش را دارند برون سپاری کنید.

هومن بهلولی- روابط عمومی

در برخی لحظات برای متخصصان روابط عمومی، بازاریابی و ارتباطات، صحبت ها به مسائل کاری معطوف شده است. روندی که همه ما شروع به انجام دادن آن کرده ایم به اشتراک گذاری پیروز ی ها، مبارزات، ایده ها و راه حل های خودمان است.
در نظر گرفتن محدودیت های نیروی انسانی، حجم کار و خواسته های گاهی عجیب و غریب از مشتریان و مدیران، متخصصان ارتباطات به عنوان برخی عوامل، عموما کار سخت و دشواری است. آنها به طور فزاینده خواهان انجام کار بیشتر با امکانات کمتر هستند. بنابراین ما شروع به بحث درباره ایده هایی و طرح نظراتی کرده ایم که چگونه با ظرافت و مودبانه به پروژه هایی که به سادگی قابل انجام نیستند «نه» بگوییم.
در اینجا Laura Hale Brockway به برخی ایده های مشترک در این خصوص اشاره می کند که ممکن است برای شما نیز مفید باشد.
1. فقط «نه» بگویید. گفتن این جمله بسیار آسان تر از انجام آن است. زمانی من مشغول کار در یک دپارتمان بودم جاییکه مدیر به کارکنان خود گفت آنها نمی توانند به هر چیزی «نه» بگویند. بر این اساس او کار با بسیاری از کارکنانی که وظیفه سازماندهی گروه ها و طراوت بخشی همراه با مقدمه چینی برای اجرای بازاریابی و رویدادهای رسانه ای را بر عهده داشتند پایان بخشید. با گفتن این جملات هیچ اشتباهی به وجود نخواهد آمد: « ما نمی توانیم بر مطالعات و یا نظرسنجی ها نظارت داشته باشیم و یا آن ها را وضع و ترتیب دهیم اما می توانیم به شما در نوشتن سوالات نظرسنجی کمک کنیم» و یا « لطفا از فردی بخواهید عکس گرفته و آن را برای ما ارسال کند.»

2. یک بیانیه کار و یا مانیفست گروه ایجاد کنید. از مهندسان و انواع فناوری اطلاعات که در جدال با خزش دامنه(اتفاقاتی هستند که معمولاً در چرخه حیات توسعه سیستم های اطلاعاتی اتفاق می افتند) مهارت دارند پیروی کنید. یک بیانیه کار، پارامترهای دقیق پروژه و تاریخ های مشخص را تعیین می کند یعنی آنچه انتظار می رود انجام شود و اینکه چه فردی آن را انجام خواهد داد. یک مانیفست گروه به طور دقیق توضیح می دهد گروه شما چه کاری انجام می دهد و چه کاری انجام نمی دهد. برای مثال «ما متخصص در تولید محتوا نیستیم اما می توانیم به کارشناسان محتوای شما کمک کنیم پیام خود را شکل دهند».

3. تنها بر روی آن چیزی تمرکز کنید که در آن « خوب و یا عالی» هستید. برای نمونه اگر هیچ فردی در گروه شما نمی داند چگونه یک ویدیو را ویرایش کند، آن را به افراد دیگر که توانایی انجامش را دارند برون سپاری کنید. شما ممکن است قادر به یافتن یک دانش آموز باشید که می تواند با قیمت معقول و منطقی ویرایش را نجام دهد. بنابراین به دور خود نچرخید و بیهوده زمان را بر روی مواردی که در جعبه ابزار شما نیست هدر ندهید.

4. وارد مسیرهایی نشوید که شما را به هیچ جا نمی رساند. «اثبات مفهوم»: سه کلمه ای که برای ارتباط گر به هدر دادن وقت بیشتر منجر شده است. با وجود بسیاری از ضرب الاجل ها و پروژه های واقعی، تعداد کمی از ما برای «اثبات مفهوم» زمان داریم. اگر فردی می خواهد شما را در پروژه هایی درگیر کند که هنوز تایید نشده است و یا شانس کمی برای تایید شدن دارد تنها راه صحیح آن است که فقط به او «نه» بگویید.

5. از افراد بخواهید کارهایی را برای خودشان انجام دهند. کارمندانی داشته باشید که خود را در معرض عکاسی قرار دهند به جای اینکه افراد دیگر را برای عکس گرفتن بفرستند. بر روی اینترانت خود، اَشکال سلف سرویس راه اندازی کنید. فایل های طراحی یا پی دی اف ها را به اسناد ورد تبدیل کنید و به دیگران اجازه دهید به صورت مستقیم سندها را ویرایش کرده و یا تغییراتی ایجاد کنند. هنگامی که آن قابل درک و معنادار شد وظایف را با دیگران جابجا کنید.

6. اولویت بندی با رهبری. هر شش هفته یک بار از مشتری و یا مدیر گروه بخواهید آنچه که آنها نیاز دارند درباره آن صحبت شود را مشخص کنند. مهمترین چیزهایی که می خواهیم مخاطب ما بگوید و ما انجام دهیم چیست؟ آنها را از اولویت های بالا تا پایین مشخص کنید. از آنها برای راهنمایی و هدایت شما به اینکه چه کاری باید انجام دهید و چه کاری نباید انجام دهید استفاده کنید.

کاوشگران روابط عمومی ٓ بخش بین الملل- معصومه رشیدی