چرا زمان کم میآوریم؟
همه ما به یک دلیل واحد، دچار کمبود زمان نمیشویم. قبل از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید ببینیم که چرا دچار کمبود زمان شدهایم. برخی از رایجترین دلایل کمبود زمان را در اینجا با هم مرور میکنیم.
برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس میکنیم به کمبود زمان گرفتار شدهایم. وقتیکه تصمیم میگیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم، وقتی به غولهای صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر میکنیم، وقتی میخواهیم تأثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم، یکی از اولین چیزهایی که به خاطر میآوریم، محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم تا این نقطه که هماکنون آمدهایم، بهاندازه کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکردهایم.
مدیریت زمان و مسئله اولویتبندی در کارها
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویتبندی کارها و فعالیتها باشد. گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیتها زیاد است و نمیدانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم؛ یا کدام را در اولویت قرار دهیم. من میخواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم؛ دغدغه کنکور ارشد را هم دارم و میبینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیدهام که پس از دوران دانشجویی، فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم میخواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم؛ از طرفی برای تأمین هزینه تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم میکنم یا میخواهم بکنم. احساس میکنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویتهای آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویتبندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه خواستههای خودم برسم.
شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش میآید که هم میخواهد جلسات برونسازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند، هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دورهای در داخل شرکت داشته باشد، هم علاقهمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویتبندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالشبرانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب میکند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارتهای مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورتمسئله را پاک کنیم. درست مانند کسی که میخواهد با صدهزار تومان بودجه، یکی از دو اسباببازی شصت هزارتومانی و پنجاههزارتومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید میشود که تصمیم میگیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
مدیریت زمان و مشکل ما در واگذاری کارها و تفویض اختیار
کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد. ما خیلی وقتها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل میکنیم، یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار میکنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان میشود. آیا تابهحال شده از کسی بخواهید که برای صرفهجویی در وقت، بهجای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانهزنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟ آیا شده است که نامهای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدتزمانی که صرف ویرایش و غلطگیری نامه میشود، بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف میکنید؟
واگذاری نادرست و غیرحرفهای کارها به دیگران، باعث میشود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفهجویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که بههرحال، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس میکنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که میتواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.
کمالطلب بودن میتواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است. کمالطلبها کسانی هستند که برای هیچکاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمیپذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را میخواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول میکشد. نامهای که میتواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش میشود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال میشود.
اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت میگذارند و دور ماشین میگردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند. یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، بهاندازه یک عروسی از آنها وقت میگیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و بهدقت موردتوجه قرار گیرد.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم میتوانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مدنظرمان است انجام دهیم.
مشکل در مدیریت زمان به دلیل حل موردی مسائل
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، میتواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد. گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. بهجای اینکه مسیر کار را درست کنیم، بهصورت موردی مشکلات را حل میکنیم. بهجای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هرروز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او میشود. دوستان و همراهانی انتخاب کردهایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویتها سوق میدهد. اما بهجای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی میکنیم با ابزارها و فنهای مختلف، از وقت جزیی باقیمانده، استفاده بهتری بکنیم.
شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است
وقتی برای کاری که انجام میدهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام میدهیم. خیلی وقتها هم ترجیح میدهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله ریشهای کمبود انگیزه، دیده نمیشود و عارضه سطحی آن، یعنی کمبود وقت، موردتوجه و نظر ما قرار میگیرد. احساس میکنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، میتوانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان میشویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است. شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمیتوانند بهسادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمدهای از وقت خود را صرف انجام کارهایی میکنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفتهاند.