قواعد "5S  “ در محیط کار

 5S به طور خلاصه عبارتند از:

1-Seiri: سوا کردن غیر ضروری ها از ضروری ها

2-Seiton: سامان دادن و مرتب چیدن

3-seiso: سپیدی و پاکیزگی

4-Seiketsu: سعی در حفظ وضع مطلوب

5- Shitsuke: سازمان یافتگی و انضباط کاری.

اثرات سیستم 5S در محیط کار

می توانیم محیط های كاری را به گونه ای طراحی كنیم كه احساس سرور و لذت و شادكامی را برانگیزند. بعلاوه در این محیط به مرور دیدگاه های مثبت یا منفی درباره خود و انسان های دیگر شکل می گیرد. محیط های آراسته در شكل دادن عقاید و دیدگاه های مثبت درباره كاركنان نقش دارند و به عكس محیط های كاری درهم ریخته و نا ایمن دیدگاه منفی را نسبت به خود و دیگران رقم می زنند. نظام آراستگی، روحیه ، نشاط ،ایمنی وکیفیت را به ارمغان می آورد و باحذف محدودیت های محیطی، كارآیی و سلامت کارکنان را افزایش می دهد.

اجرای سیستم  5S در محیط کار شما

1- سازماندهی( Seiri)

هدف از این اصل تعیین وسایل غیرضروری هر قسمت وجداسازی آنها را از وسایل مورد نیاز و ضروری است. اگر به اطراف خود نگاه كنید به وسایلی بر می خورید كه مدت هاست مورد استفاده قرار نگرفته اند و مشخص هم نیست كه در آینده مورد استفاده قرار بگیرند. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

- تفكیك اشیاء ضروری از غیر ضروری ( مشخص كردن ملزومات اداری كه در اطراف شما وجود دارد و طبقه بندی آنها با توجه به اولویت استفاده از آن)

- اشیایی را كه استفاده نمی كنیم دور بریزیم ( دور ریختن برگهای زائد)

2) نظم و ترتیب( Seiton)

در این مرحله وسایل باقیمانده باید به گونه ای در محیط كار قرار گیرد كه به راحتی در دسترس قرار گیرند و دارای ظاهری آراسته باشند. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

- اشیایی را كه غالباً استفاده می كنیم، در محل كار قراردهیم

- اشیایی را كه به ندرت استفاده می كنیم در جایی دور از دسترس قرار دهیم

- برچسب گذاری و شناسایی كلیه زونكن ها، فایل هاو قفسه ها

- استقرار هر چیز در جای مشخص و مخصوص به خود

3) پاكیزه سازی( Seiso)

پس از اینكه وسایل غیرضروری پاكسازی و وسایل ضروری به شكل مناسبی شناسه گذاری و منظم شدند، می بایست با پیاده سازی این اصل، محیط كار پاكیزه و چشم نواز شود. پاكیزه سازی عبارت است از دور ریختن زوائد و پاكیزه كردن اشیاء از آلودگی ها و مواد خارجی. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

- تمیز كردن محل كار و حذف آلودگی ها در تمام قسمت های محیط

- تعریف مسئولیت های تمامی افراد برای پاكیزگی محل كار

- انجام بازبینی و پاكیزه سازی مستمر توسط مجری ارائه خدمات

- شناسایی منابع آلودگی و سعی در حذف و یا كنترل آن

4) استانداردسازی( Seiketus)

استانداردسازی عبارت است از كنترل و اصلاح دائمی سازماندهی ، نظم ، ترتیب و پاكیزگی. تاكید اصلی در استانداردسازی متوجه مدیریت است كه با استفاده از چك لیست های مناسب و استاندارد كردن مقررات با استفاده از نوآوری و خلاقیت، محیط كار را به نحوی استاندارد و كنترل نماید. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

- استفاده از علائم و نشانه ها ( در سالن تعمیرگاه ها , انبار و دفاتر اداری).

- علائم نشان دهنده جهت و راهنما ( جهت حركت خودروها در تعمیرگاه و استفاده از تابلوی راهنمای واحدهای طبقات در معابر ورودی ساختمانهاو غیره ).

- تمهیدات پیشگیری از خطا و اشتباه ( آموزش پرسنل در خصوص بروز خطر , تدوین دستورالعمل های كاری برای استفاده از ابزار آلات و تجهیزات ویژه و غیره).

- بازبینی دوره ای (تشكیل كمیته بازرسی، بازرسی و بازدید از مجموعه تحت پوشش، برگزاری ممیزی داخلی)

5) انضباط ( Shitsuke)

انضباط عبارت است از آموزش عادات و توانایی هایی جهت انجام یك وظیفه خاص. نكته اصلی در اینجا ایجاد عادات درست به جای عادات نادرست است. این كار را باید از طریق آموزش شیوه های درست انجام كار به افراد و تمرین دادن آنان در این زمینه آغاز کرد. به عبارت دیگر انضباط،  فرآیند تكرار و تمرین انجام یك كار است. نمونه هایی از اجرای این S را می توان بصورت زیر فهرست نمود:

- تمرین نظم و ترتیب ( آموزش ، نظارت مستمر ، ارزیابی و پاداش به پرسنل جهت نظم و انضباط)

- تمرین وقت شناسی ( آموزش استفاده بهینه از زمان، بخصوص در بخش تعمیرات در سالن ها و برقراری جلسات)

- توجه به زیبایی ها و رعایت ظواهر ( استفاده از لباسهای كار مناسب در اداره و یا سازمان )

مزایای استفاده از سیستم 5S

- استفاده از قفسه بندی و ارتفاع در چیدمان مواد و صرفه جویی در سطح اشغال محیط كار

- جلوگیری از آتش سوزی، احتراق، انفجار، سقوط اجسام و سایر حوادث مشابه در اثر كاهش تراكم مواد زائد و ضایعات و مراقبت از آنها.

- جلوگیری از گم شدن و یا مخفی ماندن، مواد، قطعات و ابزار در هم با یكدیگر در اثر انباشت نامنظم آن ها.

- نمایان بودن قطعات، ابزار و مواد در قفسه ها و جلوگیری از پنهان شدن آنها از چشم

- ایجاد فرهنگ پیشگیری به جای تعمیر

- رعایت بهداشت، سلامتی و ایمنی كاركنان

- كاهش خستگی و آزردگی های ناشی از كار در محیط شلوغ ، نامطبوع و حادثه ساز

- آمادگی مستمر و لحظه ای محیط كار برای بازدیدهای غیر مترقبه مشتری و هر بازدید كننده مهم دیگر از محیط كار

فراوری: منصور منصوری

کارشناس ارشد معماری 

منابع:

1- اوسادا، تاکاشی. (1379). پنج اصل برای دستیابی به کیفیت عالی در محیط کار. (ترجمه علی رضا علی نقی، احمد رضا زینت بخش) تهران: انتشارات کوهسار.

2- خان مختاری، بهرام. (1383). مقدمه ای بر آشنایی، نحوه پیاده سازی و نگهداری اصول پنجگانه آراستگی در محیط کار. تهران، صوفیان.

3- عربیان، رحیم. (1386). S5 این ماشین تغییر و تحول را دریابیم. تهران: نشر قطره.

4- کاشانی، مجتبی. (1382). نقش دل در مدیریت. تهران:سازمان مدیریت صنعتی.

5- کورمن، ابراهام ک. (1370). روانشناسی صنعتی و سازمانی (ترجمه حسین شکر کن). تهران: رشد.

منابع اینترنتی:

سایت msi

سایت hamedmonsef