مدیریت زمان و تکثیر آن
امروزه زمان و زمان شناسی را الفبای برنامه‌ریزی می‌دانند. اساس مدیریت زمان، بر اثربخشی اوقات استوار است.
حضرت امام علی (ع)، با توجه به موقعیت زمان در برنامه‌ریزی، از تقسیم وقت به محدوده‌های مشخص، سخن به میان می‌آورند و می‌فرمایند: «مۆمن باید شبانه روز خود را به سه قسمت تقسیم نماید:
1. زمانی برای نیایش و عبادت پروردگار؛
2. زمانی برای اشتغال و فعالیت و تأمین زندگانی؛
3. زمانی برای استراحت و واداشتن نفس به لذات حلال و زیبایی‌های؛ مطلوب، معقول و مشروع».(1)
امروزه زمان و زمان شناسی را الفبای برنامه‌ریزی می‌دانند. اساس مدیریت زمان، بر اثربخشی اوقات استوار است. آیا از خود پرسیده‌اید:
چرا بعضی کارها در بعضی زمان‌ها بهتر صورت می‌پذیرد؟
چرا بعضی فعالیت‌ها در زمان‌های خاص، بهینه‌تر نتیجه می‌دهد؟
چرا بعضی زمان‌ها برای تلاش‌ها لذت بخش‌تر است؟
پاسخ از نظر برنامه‌ریزان بسیار روشن است: انسان در ساعاتی از روز، از نظم بیولوژی و آناتومی جسمی فعال‌تر و تواناتری برخوردار است. اگر در این ساعات، برنامه‌ریزی بهینه داشته باشد، اصطلاحاً می‌گویند «تسلط بر زمان» دارد. حتی اعتقاد بر این است که بعضی کلمات، نصیحت‌ها، ارشادها، پیام‌ها، مطالعات، نوشتارها، تراوشات ذهنی، هدایت‌ها و دقت‌ها در زمان‌هایی خاص، مۆثرتر و قوی‌تر و ماندگارتر است. بدین سبب، برخی از پژوهشگران معتقدند:
تسلط بر زمان و مدیریت زمان در برنامه‌ریزی، تنها رمز موفقیت به شمار می‌آید. (2)
زمان در گذراست و فرصت‌ها، به استناد سخن امیرالمۆمنین علی (ع)، چون ابر می‌گذرند: و فرصت‌ها چون ابر می‌گذرند. پس فرصت‌های نیک را غنیمت شمارید.
بعضی از ما در کشتن زمان، مهارت فوق‌العاده داریم و شاید هرگز برایمان قابل تصور نیست که می‌توان از زمان موجود حتی تا 2 برابر ظرفیت واقعی‌اش استفاده کرد؛ یعنی می‌توان از 24 ساعت، 48 ساعت آفرید. برای دستیابی بدین مهم، برداشتن قدم‌های زیر ضرورت دارد:
گام اول: تصویر واقعی از 24 ساعت
بارها و بارها اتفاق افتاده است که در یک لحظه متوجه شده‌ایم هفت روز هفته به پایان رسیده است؛ یعنی روز جمعه حسرت شنبه و پنجشنبه را خورده‌ایم و با یک حساب سرانگشتی دریافته‌ایم زمان زیادی از 168 ساعت یک هفته، هرز رفته یا ضایع شده است. چرا؟ چون:
الف. تاکنون نگاه ما به زمان، روز، هفته و ماه بوده است.
ب. در تنظیم اوقات، همیشه فرداها را روز فعالیت تعریف کرده‌ایم.
ج. ساعات روزانه و هفتگی را قاب زمان ندیده‌ایم.
وجود این سه مسئله، ما را به ضایعه اتلاف زمان دچار ساخته است. بنابر این، نخستین گام جهت تکثیر زمان عبارت است از: تصویر واقعی و مرزبندی شده از 24 ساعت هر روز، این نگاه، خود به خود 24 ساعت موجود را به اعتباری تا مرز 35 ساعت معنادار می‌سازد. کافی است یک فرد، به ویژه جوان که شور و اشتیاق و شعور و رشد و بالندگی را با هم دارد، به 24 ساعت با دیده 24 فرصت قابل استفاده بنگرد و 8 ساعت مفید از آن خارج کند. بعد از یک هفته در می‌یابد که فعالیت‌هایی را سامان داده است که قبلاً در یک ماه نیز از عهده انجام آن بر نمی‌آمد.
پس نخستین گام، تصحیح نگاه است: «جور دیگر باید دید.» اگر زمان را با عظمت و ساعات را با دقت تفسیر کنیم، فعالیت‌ها روان‌تر و انجام‌پذیرتر به نظر می‌رسند. بسیاری از عظمت ظاهری کارها و فعالیت‌ها در ترس (3) و ابهام (4) و عدم تقسیم بندی (فازبندی) آن‌ها در طول زمان ریشه دارد. کارهای عظیم، انکار ناپذیرند، اما انجام‌ناپذیر نیستند؛ و حتی شاید به علت اهمیت و عظمتشان، سریع‌تر انجام شوند. البته گاه انسان، زیر یوغ عظمتشان، بیش‌تر برخورد هراس‌آمیز با آن‌ها دارد و انجام آن‌ها را به زمانی دیگر وامی‌گذارد؛ مثال جالب در این باره، کارهای تحقیقی دانشجویی است.
وقتی در طول‌ترم، 2 یا 3 کار تحقیقی را با استادان می‌پذیریم، ترسی مبهم و دلهره‌ای مستمر بر ما چیره می‌شود و اکثراً در ایام معمولی ترم به آن‌ها نمی‌پردازیم. هر چه زمان می‌گذرد، ترس ما پررنگ‌تر و ابهام ما بیش‌تر می‌شود و چه بسا حسرت انجام آن‌ها در طول ترم را احساس می‌کنیم.
گاه دو حالت روی می‌دهد، یا به اجبار کمبود زمان، دست به قلم شده، کاری ابتر و ناتمام و غیرمنظم ارائه می‌دهیم؛ و یا در ایام باقی مانده بازمان بندی مناسب، دست به کار می‌شویم و با سرعت عجیب و قدرتی فراتر از تصور، کاری کم‌نقص آماده می‌سازیم و با ملامت وجدان رو به رو می‌شویم که چرا قبلاً از این انرژی‌ها و نیروها استفاده نکردیم و چرا در طول زمان، توان خود و اهمیت زمان را درنیافتیم.
گام دوم: شناخت خویش
گاه انسان ساعاتی از روز را توانمندتر و علاقه‌مندتر ظاهر می‌شود. این ساعات «ساعت‌های کیفی» خوانده می‌شوند و در افراد مختلف، تفاوت دارند. بعضی در آغاز روز، دارای این حالاتند؛ برخی در وسط روز و جمعی در پایان روز و حتی آخر شب یا طلیعه صبح. متأسفانه ما این ساعات را خوب نشناخته یا به عبث گذرانده‌ایم.
ساعات توانمندی انسان، «نشاط آور» است و توان انسان در زاویه هدف‌ها قرار می‌گیرد. کافی است تیر تصمیم و نیزه فعالیت، هدف‌گیری شود تا به هدف برخورد؛ اما آنچه این اوقات را ضایع می‌کند، رقیب است. رقبای اصلی ساعات آمادگی و توانمندی انسان عبارتند از:
الف. اشتغال به کارهای ظاهراً سرگرم کننده.
ب. پناه بردن بی‌هدف به تلویزیون و رسانه‌های تصویری.
ج. مطالعه پراکنده و بی‌هدف و برنامه‌ریزی نشده.
چنان که می‌نویسند: بی‌برنامگی، از داشتن برنامه غلط و پراکنده و بی‌هدف، بهتر است.
د. پناه بردن به تلفن و تماس‌های غیر لازم.
وقتی انسان به فکر این می‌افتد که چه کند، نباید سراغ کارهای دم دست یا مشغولیات غیر مهم رود؛ چون این ساعت بهینه است که کوبه در ذهن را می‌کوبد و ما را به فعالیت فرا می‌خواند. در این موقعیت، باید به مهم‌ترین، اساسی‌ترین و ارزشمندترین کارها که ضرورت زمانی و مکانی دارند، روی آورد. این دقت، ما را به شگفت‌انگیزترین کارکرد ذهن که توانمندی و اهمیت طراحی برنامه و نوعی مهندسی زمان است، می‌رساند. کافی است شما در این لحظات، قدرشناس زمان و طراح برنامه علمی و شغلیتان باشید. بعد از ساعات کار در می‌یابید:
الف. «سرعت»تان فوق‌العاده بالا می‌رود.
ب. «دقت»تان بسیار فزونی می‌یابد.
ج. «اطلاعات»تان به سرعت و منظم، به ذهن متبادر می‌گردد.
ج. «محصول»تان دقیق، تمیز، منظم و مرتب و عمیق، زیبا و در زمان کم‌تر به دست می‌آید.
این تجربه، نوعی شگفتی ذهنی به ارمغان می‌آورد و یاد شعر معروف حضرت امام علی (ع) را در خاطرمان زنده می‌سازد:
ترجمه شعر: آیا خود را جرمی کوچک می‌پنداری، در حالی که دنیایی شگفت در تو پیچیده است؟
نکته: اگر به وضع موجود (بی نظمی، ترس مبهم، بی‌برنامگی، عدم زمان‌بندی) عادت نکنیم و به سمت فعالیت‌ها برویم تا دچار اسارت‌های زمان و محدودیت نشویم، در جاده بارش مغزی و تکثیر زمان گام نهاده‌ایم.
گام سوم: درک اهمیت و فوریت
گام سوم در تکثیر زمان، اولویت‌بندی کارها طبق ضرورت‌ها و اهمیت‌ها است؛ زیرا کارهای مهم در زمان‌های توانمندی ذهنی و جسمی، با سرعت و دقت بیش‌تر انجام می‌گیرند. نباید فراموش کنیم که:
الف. ساعات اولیه بعد از ظهر، بهترین وقت برای انجام کارهای کوچکی است که بیش از چند دقیقه وقت نمی‌گیرد.
ب. عموماً ساعات آغازین روز، بهترین زمان برای انجام کارهای دقیق، ظریف و حساس است.
ج. اگر کسی کاملاً از نوع و میزان اهمیت کار خود آگاهی داشته باشد، امکان این که در طول روز آن را با هوش و ذکاوت بیش‌تر، منطقی‌تر و در زمان کوتاه‌تر انجام دهد، بیش‌تر است.
د. آینده‌نگری عامل حذف آینده‌نگرانی است؛ بدین سبب گفته می‌شود برای برنامه‌ریزی مۆثر و بهینه، ابتدا اهداف و فعالیت‌های یک روز خود را مشخص سازید و سپس آن‌ها را در چهارچوب زمانی تعیین کنید. این کار زمان را معنادارتر و لحظات را بهینه‌تر می‌سازد. ناگفته پیداست، می‌توان همگام با این کار، فعالیت‌های هفته و ماه را نیز پیش‌بینی و تنظیم کرد. به‌کارگیری این نکات، به افزایش طول زمان و ساعات می‌انجامد و اصطلاحاً زمان را پر برکت‌تر می‌سازد.
واژه‌های کلیدی در تکثیر زمان
کسی که در زندگی تحصیلی، شغلی و فعالیت‌های اجتماعی (6)، دینی، مذهبی و فرهنگی خویش، دو واژه کلیدی اهمیت و فوریت را تسری بخشد، به گام سوم رسیده است. هر کدام از فعالیت‌های ما، با توجه به هر یک از این واژه‌ها، جایگاهی خاص دارد. جدول زیر نمایانگر جایگاه‌های گوناگون فعالیت‌های انسان در گستره اهمیت و فوریت است:
الف. درجه اهمیت
1. بسیار مهم: باید انجام شود.
2. مهم: بهتر است انجام شود.
3. نسبتاً مهم: می‌تواند مفید باشد؛ ولی ضرورت ندارد.
4. بی اهمیت: سودمند نیست.
ب. درجه فوریت
1. بسیار فوری: اکنون باید انجام شود.
2. فوری: بهتر است اکنون انجام شود.
3. غیر فوری: می‌تواند قدری دیرتر انجام گیرد.
4. زمان در آن نقش ندارد.
امروز ثابت شده است که بیش‌تر اتلاف‌ها و کشیده شدن فعالیت‌ها به ورطه زمان‌های طولانی، در عدم توجه به درجات اهمیت و فوریت ریشه دارد. بدین سبب، گفته می‌شود: بسیاری از کارهای جدی، به شوخی گرفته می‌شود و بسیاری از کارهای جزئی، به عنوان کارهای مهم، زمان را به اتلاف می‌کشاند.
گام چهارم: تمرکز
گام چهارم در تکثیر زمان، تمرکز است. بسیاری از لجام گسیختگی‌ها در بحث زمان، رهاورد نداشتن تمرکز هنگام انجام کار است و اصطلاحاً تلاش‌ها زخمی است. نداشتن تمرکز سبب می‌شود کاری را که باید در نیم ساعت انجام شود، 2-3 ساعت و چه بسا روزها به درازا کشد. این پدیده، اصطلاحاً سرمایه گذاری زخمی زمان خوانده می‌شود.
برای مطالعه متن کامل این مقاله، به اینجا مراجعه نمایید.
منبع: حسین، خنیفر، (1348)، جوان در آینه جهان (مهارت‌های مدیریت بر خویشتن در عصر تغییر)، تهران: موسسه نشر شهر، چاپ اول 1389.
