تنظیم اسناد رسمی را جدی بگیرید

اقسام سند

سند به دو قسم تقسیم می شود:

1.  سند رسمی

2.  سند عادی

سند رسمی

مقصود از سند آن است که یا توسط ماموران رسمی و در حدود صلاحیت آنان و مطابق قانون تنظیم شوند مانند اسنادی که توسط ماموران اداره ثبت اسناد و املاک تنظیم می شود یا توسط دفاتر اسنادرسمی.

مامور رسمی کسی است که از سوی دولت به انجام کاری مامور شده است نکته قابل توجه این است که لازم نیست حتما بین مامور و دولت رابطه استخدامی برقرار شده باشد، مانند دفاتر اسنادرسمی زیرا سردفتر، کارمند دولت نیست سردفتری شغلی غیردولتی محسوب می شود، ولی چون سردفتر از سوی دولت مامور به تنظیم معاملات است سردفتر مامور رسمی به حساب می آید.

منظور از صلاحیت، آن است که مامور هم از نظر ذاتی و هم از نظر محلی دارای قابلیت قانونی برای تنظیم سند باشد برای مثال سردفتر اسنادرسمی ذاتا صلاحیت تنظیم معاملات را دارد اما ذاتا صلاحیت تنظیم و صدور گواهی فوت را ندارد از طرفی ممکن است که مامور از نظر ذاتی صلاحیت انجام کاری را داشته باشد ولی از نظر محلی صلاحیت نداشته باشد برای مثال مامور اداره ثبت اسناد و املاک شهرستان ورامین که وظیفه نقشه برداری املاک ورامین به او اگذار شده از لحاظ محلی صلاحیت نقشه برداری اراضی شهرستان دماوند را ندارد.

مزایای اسناد رسمی

1.  اسناد رسمی درباره طرفین تنظیم کننده و جانشین قانونی نشان مانند ورثه آنان معتبر است

2.  تاریخ تنظیم سند رسمی نه تنها نسبت به طرفین معامله بلکه نسبت به سایر اشخاص نیز اعتبار دارد.

3. در مقابل سند رسمی انکار و تردید قابل توجه نیست و تنها می توان نسبت به آن ادعای جعل کرد زیرا اصل برصحت و اصالت اسنادرسمی است.

نکته: بنابرماده 1392 قانون مدنی در خصوص اسناد رسمی در برابر فردی که سند رسمی ارایه کرده است انکار و تردید پذیرفته نمی شود یعنی فرد نمی تواند امضای خود را در سند انکار کند مگر اینکه بتواند ثابت کند آن سند "مجعول" است.

به دو دلیل زیر دارنده سند رسمی دارای امنیت حقوقی است

1. حمایت قانونی از اسناد رسمی

2.استحکام فنی و علمی اسناد رسمی

تنظیم سند رسمی در معامله غیر منقول

در معاملات اموال غیر منقول چنانچه سند رسمی تنظیم نشود برابر ماده 22 قانون ثبت که بیان می کند: "همین که ملکی مطابق قانون در دفتر ثبت املاک به ثبت رسید دولت فقط کسی را که ملک به اسم او ثبت شده و یا کسی که ملک به او منتقل شده و این انتقال نیز در دفتر ثبت املاک به ثبت رسیده یا اینکه ملک مزبور از مالک رسمی قهرا (ارث) به او رسیده باشد مالک خواهد شناخت..."

براین اساس قانون کسی را مالک قلمداد می کند که نام او در دفتر املاک اداره ثبت درج شده باشد، در غیر این صورت ادارات دولتی اعتبار و بهایی به مالکیت آن خریدار نمی دهند بنابراین مالکیت قانونی به صرف مبایعه نامه محرز نمی شود و چنانچه سند رسمی در معاملات اموال غیر منقول تنظیم نشود این معاملات اعتبار قانونی نخواهند داشت.

اسناد عادی در دو حالت، اعتبار اسناد رسمی را پیدا می کنند

1.شخصی که سند عادی علیه او اقامه شده صدور آن را از جانب خودش تأیید کند

2.در دادگاه ثابت شود که سندعادی که مورد انکار قرار گرفته از سوی شخص منکر قبلا به امضا و مهر رسیده است.

نکته: صرف چاپی بودن یک نوشته یا تایپ آن در سربرگ های آرم دار مانند آنچه که توسط آژانس های املاک یا فروش اتومبیل تنظیم می شود موجب رسمی شدن یک سند نمی شود.

نکته: چک و سفته از جمله اسناد عادی هستند؛ زیرا تنظیم آنها توسط اشخاصی صورت می گیرد که مامور رسمی نیستند.

البته باید توجه داشت که چک و سفته چنانچه با رعایت مقررات قانونی تنظیم شوند دارای مزایایی هستند که سایر اسناد عادی از آن برخوردار نیستند برای مثال دارنده چک می تواند برای مطالبه وجه چک به جای آن که به دادگاه مراجعه کند با رجوع به اداره ثبت اسناد و املاک همانند اسناد رسمی از مزایای آن بهره مند شود و بدون حکم دادگاه آن را به اجرا بگذارد ولی با این همه ماهیت چک تغییر نمی کند و یک سند عادی به شمار می آید.

واردی که ثبت سند اجباری است:

قانونگذار در موارد 46 و 47 قانونی ثبت مصوب سال 1310 ثبت عقود و معاملات راجع به عین یا منافع و حقوقی که قبلاً در دفتر املاک ثبت شده باشد و یا اگر ثبت نشده در آن منطقه اداره ثبت اسناد و املاک و دفاتر اسناد رسمی موجود بوده و ثبت عقود و معاملات مذکور را وزارت دادگستری ضروری اعلام کرده باشد اجباری تشخیص داده و همین ضرورت و الزامی بودنه ثبت اسناد به صلحنامه ها و هبه نامه ها ضمنانت اجرای حقوقی عدم ثبت سند:

با یادآوری این امر که به موجب مقررات ناظر به روابط مالک و مستاجر به عنوان مقررات خاص, ثبت قراردادهای اجاره علی الاصول به عنوان استثناء مقررات مواد 46 و 47 قانون ثبت اجباری نبوده و روابط استیجاری حتی بصورت شفاهی در املاک ثبت شده هم قابلیت تحقق را دارد. قانونگزار بطور مطلق در ماده 48 قانون ثبت به نحو آمرانه تصریح کرده اسنادی که مطابق مواد فوق (46 و 47) باید به ثبت برسد و به ثبت نرسیده در هیچیک از ادارات و محاکم پذیرش نخواهد شد. اما مفهوم این ماده ناظر به بی اعتباری اسناد عادی مرتبط با عقود و معاملات راجع به عین و منافع و حقوق مذکور در مواد اشعاری نبوده و عقود مذکور و نیز صلحنامه ها و هبه نامه ها و شرکت نامه های عادی هم مانند مبایعه نامه های عادی ( در خصوص املاک ثبت شده) می تواند در صورت اثبات اصالت آن و انتساب به متعهد و امضاء کنندگان آن واجد اعتبار گردد و این امر جزء بدیهیات حقوقی بوده و با عنایت به اینکه دادگستری مرجع عمومی تظلمات می باشد منتفع از اسناد عادی که متضمن حقوقی به نفع اوست در صورت استنکاف متعهد و اقرار کننده (شریک در عقد مشارکت در مثال مورد سوال اول اختبار نوبت سوم کانون وکلای مرکز در حقوق ثبت و امور حسبی) می تواند با استفاده از همان سند عادی (شرکتنامه) تعهدات مندرج در آن را برای استیفای حقوق خود از طریق طرح دعوی در دادگاه های عمومی حقوقی مطالبه نماید. و شرکت نامه ها نیز تسری داده شده است.

نتیجه:

یکی از مطمئن ترین شیوه ها برای ایجاد تنش های معمول؛ تنظیم اسناد رسمی است برخی اوقات عده ای به دلایل مختلف از جمله پرداخت هزینه تنظیم سند رسمی، به امضای اسناد عادی اکتفا می کنند که همین مساله خسارات جبران ناپذیری به او و جامعه وارد می کند و باعث حجم زیاد اختلافات و نهایتا دعواها در دادگاه می شود.