6 روش کلیدی برای برنامه ریزی بهتر
در این مقاله با استفاده از 6 تکنیک، روش برنامه ریزی صحیح را بررسی می‌نماییم تا بتوانیم امور زندگی و کاری خود را با دقت و برنامه صحیح به سمت موفقیت نیل دهیم.
یکی از دغدغههای انسان‌ها به ویژه مدیران و کارآفرینان، زمان‌بندی و برنامه‌ریزی صحیح است. مدیری را در نظر بگیرید که به دلیل مشغله فراوان، قرارهای ملاقات و یا تلفن‌های کاری متعددی را در برنامه کاری خود دارد و همیشه اتفاقات غیر منتظره مثل یک قرار ملاقات ناگهانی یا یک جلسه اضطراری در کمین مدیران است. یک مدیر برای آنکه بتواند در سمت خود به موفقیت دست یابد، باید برنامه‌ریزی دقیقی برای امور روزانه، هفتگی و حتی ماهانه خود داشته باشد تا خودش را در برابر بی‌برنامگی‌ها در امان بدارد.
1- اهدافتان را واقعی و دست‌یافتنی انتخاب کنید و بر اهدافتان تمرکز کنید.
اهداف شما مانند چراغی است که مسیر تاریک روبرویتان را روشن می‌کند تا در رسیدن به آنچه می‌خواهید، موفق گردید. اطمینان حاصل کنید که اهدافتان دست یافتنی و دور از دسترس نیست. همیشه اهدافتان را در جلوی رویتان تصور کنید تا فراموششان نکنید و بر روی آن‌ها تمرکز کنید.
2- یک تقویم داشته باشید و از آن نگهداری کنید، همیشه!
مهم نیست یک تقویم قدیمی رومیزی داشته باشید یا یه یک سررسید ساده یا یک برنامه تقویم که با همه دستگاههای شما همگام (sync) شده باشد، مهم این است که از تقویمتان مداوم استفاده کنید.
3- اولویت‌های خود را در ابتدای روز مشخص کنید.
در ابتدای هر روز کاری، 20 دقیقه را به اولویت بندی کارهای خود اختصاص دهید. این زمان را فقط برای خودتان و تنها خودتان قرار دهید؛ تلفن‌هایتان را روی منشی تلفنی انتقال دهید، صندوق پست الکترونیک خود را ببندید و به طور کلی تمام مشغله‌ها و برنامه‌هایتان را فراموش کنید. مهم‌ترین برنامه شما در حال حاضر، اولویت بندی است. اگر فکر می‌کنید این 20 دقیقه را نمی‌توانید برای خودتان در ابتدای صبح فراهم کنید، هر روز یک قرار ملاقات 20 دقیقهای با خودتان در محل تقویمتان تنظیم کنید!
4- اولویت‌هایتان را اولویت بندی کنید.
کارهای با اولویت بالا را اول و کارهای با اولویت پایین‌تر را در انتها قرار دهید. شاید این کار کمی اضافی به نظر برسد؛ اما حقیقت آن است که انسان‌ها تمایل دارند کارهای راحت‌تر را در ابتدا انجام دهند و کارهای سخت را به بعداً موکول کنند؛ اما بعداً هیچ وقت وجود ندارد! بنابراین کارهایی که پراهمیت‌تر و زمان‌برتر هستند را ابتدا انجام دهید. فراموش نکنید که انرژی اول وقت خیلی بیشتر از سایر اوقات است.
5- در پایان هر روز، کارهای ناتمام خود را به پایان برسانید.
در پایان وقت کاری خود، 20 دقیقه را برای پایان دادن به کارهای ناتمام جزئی، مثل چک کردن پست الکترونیک، گوش دادن به پیغام‌های صوتی و یا ارجاع دادن پرونده‌ها و نامه‌ها به دیگر همکارانتان، اختصاص دهید. کارهای ناتمام و جزئی که اغلب تعدادشان زیاد است، بیشتر از کارهای بزرگ، ذهن ما را درگیر می‌کند. این تکنیک کمک می‌کند تا ذهنمان را از دغدغه کارهای جزئی پاک کنیم و به کارهای بزرگ، بهتر و بیشتر بیندیشیم.
6- محیط کاریتان را مرتب کنید.
مطمئناً در یک محیط نامرتب و کثیف، نمی‌توان به خوبی تمرکز کرد. نمود محیط کاری و حتی محتویات درون کیف شما، در ذهن شما آشکار خواهد شد. اگر همه چیز مرتب و سر جایش باشد، ذهن شما هم مرتب‌تر و راحت‌تر درگیر مسائل می‌شود، تا اینکه دغدغه ذهن شما یافتن یک خودکار در بین انبوهی از کاغذهای روی میزتان باشد! در پایان هر روز، محیط کاری خود را مرتب کنید تا روز بعد را با یک حس توأم با پاکیزگی و انرژی مثبت آغاز کنید.
چرا باید به برنامه ریزی بها دهیم؟
زیرا بسیاری از بحران‌ها، موارد اضطراری و مواردی که سخت قابل کنترل هستند، همیشه وجود دارند و یک مدیر باید بتواند با برنامه ریزی صحیح، از عهده کارهای قابل کنترل بربیاید تا زمان بیشتری را برای مواردی که سخت قابل کنترل هستند صرف نماید. برنامه ریزی، به دسته بندی صحیح دغدغههای ذهنی و مواجهه با آن‌ها کمک می‌کند.
