مدیریت نگهداری
نگهداری سوابق
در جدول زیر حداقل زمان نگهداری مدارك مختلف در دفتر مدیریت اردوگاه‌ها ذكر شده است.
وارد كردن اسامی در فهرست
اسامی تمام شركت‌كنندگان جوان و بزرگسال در اردوگاه باید در فهرستی در دفتر مركزی وارد شود. این فهرست باید شامل كارمندان و مسئولین اردوگاه باشد كه به آنان دستمزد داده می‌شود. این فهرست تنها به این اطلاعات محدود نمی‌شود بلكه سوابق كیفری افراد بالای 18 سال نیز باید در این فهرست ذكر شود.
مسئول اردوگاه
هر واحد نگهداری - كه مسئول یك اردوگاه طولانی‌مدت است - شخصی را به‌عنوان مسئول نگهداری اردوگاه منصوب می‌كند.
وظایف مسئول نگهداری اردوگاه
مسئول نگهداری اردوگاه
شخصی استخدام شده است كه مسئولت نهایی برنامه‌های اردوگاهی را برعهده دارد. هر اردوگاهی - كه خدمات اردوگاهی ارائه می‌كند - باید یك مسئول نگهداری داشته باشد.
وظیفه‌ی مسۆول نگهداری اردوگاه آن است كه مطمئن شود كه:
كلیه‌ی كارمندان، شركت‌كنندگان و داوطلبان در اردوگاه، نیازهای آموزشی مناسب را دریافت كرده باشند.
تمام سیاست‌ها و رویه‌های دفتر مركزی رعایت می‌شود.
تقاضای آغاز به‌كار اردوگاه
مالكین اردوگاه‌ها باید مطابق قوانین و مقررات برای افتتاح اردوگاه، مجوز دریافت كنند. این مجوز در ارتباط با اجازه‌ی فعالیت با توجه به مكان اردوگاه محسوب می‌شود. اگر اردوگاه اجاره شده باشد، مسئول اردوگاه موظف است این موضوع را بررسی كند كه آیا مالك اردوگاه مجوز لازم را دریافت كرده است [2].
ثبت‌نام شركت‌كنندگان
هر شركت‌كننده در اردوگاه باید برگه‌ی ثبت‌نام شامل موارد ذیل را تكمیل كند:
رضایت‌نامه درباره‌ی شركت در یك فعالیت اردوگاهی؛
اطلاعات مربوط به چگونگی ارتباط با والدین؛
اطلاعات مربوط به شماره‌تلفن‌های اضطراری؛
آگاهی و اعلامیه‌های مواجهه با چگونگی موارد خطرآفرین؛
جمله‌هایی كه طی آن از شركت‌كننده درباره‌ی: حساسیت‌ها و نیازهای رژیم غذایی سۆال می‌شود؛
عدم ادعا نسبت به این كه اعلامیه‌ی شرایط سازگاری با محیط دریافت نشده است و اعلام نیازهای شرایط مورد درخواست توسط شركت‌كننده؛
به‌عنوان مثال:
ممكن است تأمین بعضی از نیازهای شركت‌كنندگان تا 30 روز بعد از اطلاع از آن مقدور نباشد.
اداره‌ی اردوگاه
وظایف مسئول حاضر در اردوگاه عبارت است از (استاندارد شماره‌ی 7 - «كاركنان»):
نگهداری سوابق؛
نظارت بر كارمندان موظف و داوطلب؛
نظارت بر برنامه‌ها؛
پیش‌بردن سیاست‌ها، رویه‌ها و طرح‌های توسعه‌ای عملیات مكانی اردوگاهی.
مسئول نگهداری اردوگاه ممكن است وظایف بیش‌تری را برعهده گرفته یا از وظایف مذكور در فوق، بعضی مسئولیت‌های دیگری را نیز بپذیرد.
مدیریت امور مالی(تحت نظارت مسۆول نگهداری اردوگاه)وظایف مسئول امور مالی عبارت است از:
تمام مدارك مربوط به درآمدها و هزینه‌ها باید نگهداری شود؛
تفكیك وظایفی باید موجود باشد؛ بدین‌سان كه مثلاً: فردی كه مسئول وصول و واریز وجوه وارده به حساب بانكی اردوگاه است، نباید هم زمان مسئول دادن اعتبار به بخش‌های مختلف اردوگاه باشد؛ بلكه این دو وظیفه‌ی مجزا باید توسط دو نفر به طور مجزا اجرا شود.
اجرت تمام كارهای اجرایی، دستمزدهای شغلی، مالیات‌ها و منافع استخدامی باید پرداخت شود؛
گزارش عملكرد سالانه در پایان هر سال تكمیل و برای مسئول نگهداری اردوگاه ارائه و در دفاتر مالی و یا كتاب عملكرد اردوگاه ثبت شود.
باید از كلیه‌ی سیاست‌های تدوین شده (مثل: WSU مربوط به انجمن اردوگاهی 4H) مربوط به اداره‌ی سرمایه‌ها تبعیت شود.
ـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــــ
پی نوشت:
[2] مطالب در این بخش با توجه به مفهوم كلی موارد مندرج در استاندارد، ترجمه شده است.
مرکز یادگیری سایت تبیان - مترجم: محمد ابراهیم علیمردانی
تنظیم: مریم فروزان کیا
طرح ملی سپهر - http://www.Tnci.ir
