نامه نگاری

اهداف یادگیری:

آشنایی با انواع نامه

آشنایی با ویژگی هریک از انواع نامه ها

شرح درس:

این طرح دانش آموزان با انواع نامه و ویژگی هریک از آنان آشنا خواهند شد.

نامه ها دو نوع هستند:

 الف) نامه های رسمی و اداری

ب) نامه های خصوصی و دوستانه

نامه های رسمی و اداری عبارتند از :

نامه های اداری

پیام های تبریک، تسلیت، دعوت، تشکرو...

نامه های اداری دارای موضوع، عنوان، شروع، پایان و متن قالب و کلیشه ای است و حتی نمونه های از پیش نوشته شده دارد.

برای نوشتن این گونه نامه ها از کلمات خاصی استفاده می کنیم؛ مانند: متقاضی، مدارک پیوست، اقدام لازم.

نامه ی رسمی و اداری از چند قسمت تشکیل می شود:

1-    سرآغاز

2- تاریخ

3- موضوع نامه ( تقاضای مرخصی/ تقاضای انتقال و ... )

4- عنوان  ( مدیریت محترم/ سازمان محترم / اداره ی محترم )

5- کلمات احترام ( با عرض سلام / احتراما/ مستدعی است / خواهشمند است / سپاسگزارم )

6- متن نامه

7- امضا

هنگام نوشتن نامه ی اداری و رسمی باید به نکات زیر توجه داشت:

نامه خلاصه، صریح و بی ابهام باشد. از نوشتن تعارفات بیهوده، درددل و ... باید اجتناب کرد.

در شروع و پایان نامه باید از کلمات احترام آمیز استفاده شود اما تملق و چرب زبانی در آن روا نیست.

اگر ادعا و شکایتی در نامه طرح شده است، باید اسناد و مدارک لازم با نامه همراه شود.

کاغذ باید تمیز، مقاوم و در اندازه ای معین ( معمولا 15 در 21  یا 21 در 30 ) باشد.

نامه ی اداری باید بدون خط خوردگی باشد و حتما پاک نویس شود. رعایت نشانه گذاری، بند ( پاراگراف ) و حاشیه گذاری ضروری است.

گذاشتن تاریخ نامه  ( در گوشه ی سمت چپ بالا ) و امضا ( در گوشه ی سمت چپ پایین ) لازم است.

ذکر نام و نشانی کامل و در صورت لزوم شغل و محل کار یا تلفن تماس ضروری است.

سعی کنید از نامه ای که می فرستید، فتوکپی تهیه کنید یا هنگام تحویل آن رسید دریافت دارید.

بخش دیگری از نامه های رسمی، پیام های تبریک ، تسلیت،  دعوت و تشکر است. این پیام ها نیز باید کوتاه، گویا، محترمانه و صریح باشد.

در مقابل نامه های اداری، نامه های خصوصی و دوستانه می باشند که در مقایسه با نامه های اداری در می یابیم جملات بیشتری در آن به کار رفته است، از الگوی خاصی پیروی نمی کند و بیشتر ابتکاری و موافق با ذوق و طبع نویسنده و نوع مناسبات او با مخاطب است.

این نامه ها عاطفی تر، صمیمی ترو بی تکلف تر هستند و حرف های خصوصی در آن طرح می شود.

اگر بخواهیم برای نامه های خصوصی و دوستانه ویژگی هایی قائل شویم باید بگوییم اساسی ترین وبژگی آنها این است که تقلیدی نیستند، لحن کلام در آنها صمیمی و خودمانی است و از هر گونه تکلف به دورند. ویژگی دیگر آنها قالبی نبودن آنهاست.

نامه ی خصوصی را هرکس به شیوه ی دلخواه خود شروع و ختم می کند. متن این نامه ها نیز با یکدیگر متفاوت است.

حسن نامه ی خصوصی در این است که همه ی عناصر آن از تکلف خالی باشند. بار معنایی در نامه ای که با عبارت های قالبی آغاز می شود و با آن ها پایان می یابد، بسیار ضعیف است در حالی که اگر نامه با عبارت های ابتکاری و توام با تازگی، آغاز گردد و پایان یابد، ضمن داشتن بار معنایی تاثیری مطلوب بر خواننده خواهد گذاشت.

در نامه ی خصوصی باید به نکات زیر توجه کنید:

 

1-    طول نامه باید با نوع مناسبات نویسنده و گیرنده متناسب باشد. گاه کوتاهی نامه از کم توجهی حکایت دارد که پسندیده نیست. نامه اگر طولانی شود، ملال ور خواهد بود.

2-    انتخاب کاغذ مناسب، خط خوانا، سطور مرتب و منظم و پاکیزگی نامه، جلوه ای از حرمت گذاری به گیرنده است.

3-    در نامه ی خصوصی رعایت اعتدال شرط است، به خصوص اگر هدف گله گذاری یا اعتراض به مخاطب باشد، باید با لحنی مناسب انتخاب شود.عجولانه کاری نکنیم که با نوشته ی خود موجب زار دیگران و پشیمانی خود شویم. اگر در حال برشفتگی نامه می نویسید، از فرستادن ن خودداری کنید و بگذارید چند روزی بگذرد و بعد از گذشت چند روز، برای فرستادن ن تصمیم بگیرید.

4-    نامه چون مکتوب است و تاثیر ن پایدارتر از گفتار است، بنابراین باید مواظب باشیم با عبارات تند و تلخ مخاطب خود را نرنجانیم. در نظر داشته باشیم که نوشته در دست مخاطب سندی اخلاقی است و چه بسا در موقعیتی به زبان نویسنده از ن بهره گیری شود.

5-    نامه، هرچند خودمانی باشد، نباید به زبان شکسته و محاوره ای نوشته شود.شان نامه این است که در عین سادگی به زبان معیار نزدیک باشد.

6-    سعی کنید پیش نویس نامه ی خود را حفظ کنید یا نسخه ای از نامه هایی را که می فرستید، برای خود نگه دارید. این نامه ها سوابقی از گذر عمر و در حکم خاطراتی به یاد ماندنی هستند. خواندن نها در لحظاتی از زندگی عبرت انگیز و لذت بخش خواهد بود.

تست:

گزینه ی نادرست کدام است؟

الف) در نامه ی خصوصی طول نامه باید با نوع مناسبات نویسنده و گیرنده متناسب باشد.

ب) بخشی از نامه های رسمی، پیام های تبریک ، تسلیت،  دعوت و تشکر است.

ج) حسن نامه ی خصوصی در این است که عناصر ن متکلف باشند.

د) نامه ی اداری باید خلاصه، صریح و بی ابهام باشد.

---

مرکز یادگیری سایت تبیان - تهیه: فاطمه شیرزاده