آشنایی با مدیریت پروژه

(قسمت اول)

برای شروع بحث آشنایی با تعریف پروژه را ضروری می دانم:

پروژه چیست؟

یک پروژه تلاشی موقتی برای ایجاد یک محصول، خدمت یا نتیجه منحصر به فرد است. از سوی دیگر، عملیات به کارهایی گفته می شود که در یک سازمان برای بقای کسب و کار انجام می شود. پروژه ها با عملیات تفاوت دارند، زیرا وقتی پایان می یابند که اهداف پروژه حاصل شده باشد، یا اینکه به پروژه خاتمه داده باشند.

خصوصیات یک پروژه

همانطور که می بینید پروژه ها در تمام شکل ها و اندازه ها موجودند. خصوصیات زیر به تعریف بهتر یک پروژه کمک می کنند:

* یک پروژه هدف منحصر به فرد دارد. هر پروژه باید دارای هدفی باشد که به خوبی تعریف شده است.

* یک پروژه فعالیتی موقتی است. پروژه زمان شروع و انتهای معینی دارد. در پروژه ی هماهنگ سازی فناوری اطلاعات ممکن است تیمی از افراد تشکیل شود تا در اسرع وقت روی پروژه کار کنند و سپس انتظار داشته باشد که آنها یک گزارش و یک ارائه از نتایج حاصل شده را ظرف مدت یک ماه تهیه کنند.

* یک پروژه به وسیله ی پیشرفت تدریجی ایجاد می شود. پروژه ها در ابتدا به صورت بسیار کلی تعریف می شوند و با گذشت زمان جزییات آنها مشخص تر می شود. تیم پروژه باید طرح های ابتدایی را تهیه کرده، سپس آنها را با استفاده از اطلاعات جدید به دست آمده تکمیل و به روز کند.

* یک پروژه نیاز به منابعی دارد که به طور معمول از مناطق مختلفی اند. منابع شامل افراد، نرم افزار و یا دارایی های دیگر می شوند. بسیاری از پروژه ها از مرزهای میان بخشی یا بخش های مختلف عبور می کنند تا به هدف خاص خود برسند. برای پروژه ی هماهنگ سازی فناوری اطلاعات، افرادی از فناوری اطلاعات، بازاریابی، فروش، توزیع و حوزه های دیگر شرکت باید با یکدیگر برای ارائه ایده های جدید همکاری کنند.

شرکت نیز ممکن است از مشاوران خارجی برای فراهم کردن ورودی های لازم استفاده کند. وقتی که گروه پروژه، پروژه های اصلی را برای پیاده سازی انتخاب کردند، آن ها نیاز به منابع سخت افزاری، نرم افزاری و شبکه ای خواهند داشت. افرادی از دیگر شرکت ها مانند تامین کنندگان و شرکت های مشاور به عنوان منابعی برای رسیدن به اهداف جدید شرکت تلقی می شوند. از آنجا که منابع محدودند، باید برای حصول به اهداف پروژه و اهداف شرکت های دیگر به صورت بسیار موثری استفاده شوند.

* یک پروژه باید یک مشتری یا سرمایه گذار اولیه داشته باشد. بسیاری از پروژه ها طرف های قرارداد یا ذینفعان بسیاری دارند، ولی یکی باید در ابتدا نقش اصلی سرمایه گذار را بر عهده بگیرد.

* یک پروژه دارای عدم قطعیت است. از آنجا که هر پروژه منحصر به فرد است، در بعضی موارد مشکل است که  اهداف پروژه را به روشنی تعریف، زمان پایان پروژه را دقیق مشخص یا هزینه ها را به درستی تعیین کرد.

یک مدیر خوب برای موفقیت یک پروژه بسیار ضروری است. مدیر پروژه مسئول کار با سرمایه گذاران مالی پروژه، تیم آن و سایر افراد درگیر در پروژه برای رسیدن به اهداف آنست.

   ادامه دارد....

منابع: مدیریت پروژه نوشته ی کتی شوالب ترجمه محمد گلابچی، ccorpusa