اصول گفتگوی صحیح با رئیس

هیچ کس نمی‌تواند اهمیت ارتباط صحیح با رئیس را انکار کند. چون اگر بلد نباشید با رئیس خود درست صحبت کنید، ممکن است به رغم همه توانمندی‌های خود، از کار بیکار شوید!

هر رئیسی، قلق خاص خودش را دارد. مثلاً رئیس شرکتی را در نظر بگیرید که دوست دارد همه به او بگویند، آقای فلانی. او از اینکه کسی با اسم کوچک صدایش کند یا به او بگوید: «آقای رئیس» بدش می‌آید. حالا کسی پیدا شده که جلوی جمع، رئیس را با نام کوچک صدا می‌زند و جلوی جمع به کتفش می‌زند و می‌گوید: «چطوری رئیس!»، حتی اگر شما آدم بدبینی هم نباشید، متوجه می‌شوید که شغل این آدم به شدت در خطر است!

اگر مدتی بعد شنیدید که فرد مورد نظر اخراج شده، یا تنزل درجه یافته یا به جای ارتقای درجه، به جای دیگری سنگ قلاب شده است، تعجب نکنید. شما ممکن است بد لباس و ژولیده باشید، اما بدون مشکل به کارتان برسید، ممکن است با زیردستان خود خیلی خوش رفتار نباشید، اما مشکلی برایتان پیش نیاید، دیر سر کار بیایید و تنبل باشید اما به دردسر نیفتید، اما اگر نتوانید با رئیس خود ارتباط مناسبی برقرار کنید، قطعاً دچار مشکل خواهید شد.

هدف داشته باشید

اصولاً رئیس‌ها از پرحرفی بدشان می‌آید. هر مکالمه و ارتباطی که با رئیس خود دارید، باید هدفمند باشد. هدف مکالمه شما چیست؟ چقدر باید طول بکشد؟ آیا اصلاً باید این مکالمه انجام شود؟

متوجه این نکته باشید كه شما هستید که مکالمه را اداره می‌کنید. شاید رئیس شما مشغول درد دل کردن باشد، اما این شما هستید که محتوا را مشخص می‌کنید و ساختار گفت و گو را پایه‌ریزی می‌کنید؛ بنابراین، وقت او را بیهوده هدر ندهید و کوتاه، مختصر و موثر صحبت کنید. وقتی هم حرفتان تمام شد، فوراً از اتاق بیرون بروید.

البته اگر رئیس شما خواست كه بمانید و با هم صحبت کنید، این کار را انجام دهید، ولی کاملاً مراقب باشید که پا را از گلیمتان درازتر نکنید. در عین صحبت‌های حتی صمیمانه، به یاد داشته باشید كه او رئیس شماست.

وقتی کسی وارد اتاق می‌شود، حالا هر کسی که باشد، اگر شما به او توجه نشان دهید، ادب و شخصیت خود را نشان داده‌اید، به خصوص اگر این فرد رئیس باشد.

وقت جلسه، با ظرافت رفتار کنید

شاید فکر کنید، ماجرا خیلی ساده است، اما این‌طور نیست. جلسه با رئیس در حضور سایر کارمندان، شاید به نظر امری رایج و کسالت‌آور باشد، اما شما می‌توانید با رعایت برخی نکات ساده، هم فضای خوبی در جلسه حاکم کنید و هم خودتان از مزایای جلسه با رئیس بهره‌مند شوید.

نکته اول: سعی کنید روی رئیس تأثیر مثبت بگذارید. البته نباید بی دلیل خودتان را بزرگ کنید و شلوغ بازی در آورید. فقط سعی کنید امکانات و توانایی‌های خود را شناخته و به موقع آن‌ها را در جلسه ارائه کنید.

نکته دوم: اگر لازم بود در حد معقول و ملایم، همکاران خود را تشویق، و از رقبا و مشكلات انتقاد کنید. سومین نکته اینکه، سعی کنید ملایم و محترم رفتار کنید.

نکته سوم: اگر می‌دانید قرار است یکی از افراد حاضر در جلسه جایگزین رئیس شود، بی دلیل او را با خودتان بد نکنید!

نکته چهارم: اگر موقعیتش پیش آمد از جملات بامزه و طنزآمیز استفاده کنید. جلسات اداری، معمولاً کسالت‌آور هستند و همه را خسته می‌کنند. گفتن کلمات طنز آمیز، همه را از جمله رئیس، سرحال می‌آورد. یادتان باشد جلسات خوب، کوتاه و متمرکز هستند و همه هم نسبت به شما احساس خوبی خواهند داشت. باز هم یادتان باشد بهترین جلسه زمانی است که شما (فارغ از اینکه درباره چه چیزی باشد) وقتی از آن بیرون می‌آیید بیشتر از زمانی که وارد آن شده‌اید، احساس پیشرفت کنید.

حواستان به ایمیل و پیامك باشد

در حال حاضر، مردم به شکلی افراطی از لوازم الکترونیکی برای برقراری ارتباط با یکدیگر استفاده می‌کنند، حتی با رئیس خود! در مواردی که کار مهمی دارید، هیچ چیز جای ملاقات چهره به چهره را نمی‌گیرد، اما در عین حال، می‌توان از ایمیل و پیامك هم برای انجام برخی کارهای شغلی استفاده کرد.

ایمیل می‌تواند برای شما کارکرد وسیله‌ای را داشته باشد که با کمک آن بتوانید در زمینه‌ای کاملاً خاص و متمرکز (نه موارد کلی و جامع) تصمیم‌گیری کنید یا از تصمیم کسی مطلع شوید. کار دیگر اینکه، اخبار مرتبط با کار خود را به همکاران اطلاع دهید. پیامك هم دقیقاً چنین کاربردی دارد. شما چه در ایمیل، چه در پیامك، باید کوتاه و مختصر و مفید بنویسید. مثل این مورد: «ملاقات با فلان شخص به خوبی پیش رفت. فردا قرارداد امضا می‌کنیم. اگر موردی بود اطلاع دهید»

این پیامك یا ایمیل عالی است اما همین را می‌توان به شکل بدی هم نوشت: «امروز ساعت 10 با آقای فلانی از شرکت ... در طبقه ... قرار ملاقات داشتیم. ملاقات ساعت 10 و نیم آغاز شد. مذاکرات درباره همکاری در زمینه...» و این نوشته می‌تواند به راحتی اعصاب رئیس را به هم بریزد. بحث تصمیم‌گیری هم کاربرد مهمی است. بسیاری از کارکنان، در هر دقیقه از روز کاری باید تصمیماتی بگیرند که نیاز به مشاوره و دستور مستقیم رئیس یا در مواردی چراغ سبز او دارد.

در این شرایط گاهی ایمیل و پیامك، حتی بهتر از تلفن زدن یا ملاقات رودررو است. فقط یادتان باشد در این شرایط باید طوری متن را بنویسید که فقط به بله یا خیر رئیس احتیاج داشته باشید، نه اینکه شرحی پر طول و تفسیر بنویسید که از حوصله خارج باشد. یک نکته فرعی اینکه، تا حد امکان از فرستادن ایمیل و پیامك‌های غیر کاری و به اصطلاح فورواردی به رئیس خودداری کنید. همین کار که شاید زمانی بامزه به نظر برسد، ممکن است در آینده به ضررتان تمام شود.

ایمیل كاری می‌تواند برای شما کارکرد وسیله‌ای را داشته باشد که با کمک آن بتوانید در زمینه‌ای کاملاً خاص و متمرکز (نه موارد کلی و جامع) تصمیم‌گیری کنید یا از تصمیم کسی مطلع شوید.

خبر بد را درست منتقل کنید

کسانی که روابط عمومی خوبی دارند، به خوبی می‌دانند چطور تعداد زیادی از اخبار بد و منفی را که خودشان هم در وقوع آن نقش دارند به دیگران و حتی رئیس انتقال بدهند، بدون اینکه برای خودشان وجهه بدی ایجاد شود. البته بسیاری از افراد هم هستند که به هر ترتیب ممکن، از رساندن اخبار بد به رئیس طفره می‌روند.

یادتان باشد گفتن برخی اخبار به رئیس که می‌تواند باعث ناراحتی و عصبانیت او شود، در نهایت باعث می‌شود او بداند كه شما فرد با انگیزه و متعهدی هستید. بله، رئیس شما ممکن است با شما خوب برخورد نکند، اما معمولاً بعداً از حامل خبر ناگوار عذرخواهی می‌کنند، به خصوص اگر او تقصیرکار نباشد. اگر چنین اتفاقی افتاد بدانید، کار خود را درست انجام داده‌اید. به هر حال یادتان باشد وقتی خبر بدی را منتقل می‌کنید، به خصوص اگر شما هم در ماجرا مقصر هستید، حتماً مراتب ناراحتی و تأسف خود را هم به رئیس بگویید.

بیشتر از دهان، گوشتان را باز کنید

یادتان باشد معمولاً همه آدم‌ها دوست دارند در یک مکالمه، طرف مقابل بیشتر از آنکه حرف بزند به حرفشان گوش دهد. بسیاری از مردم اعتقاد دارند آن‌هایی که شنونده های خوبی هستند، روابط عمومی بهتری دارند، بنابراین بنشینید و گوش کنید.

بیشتر از آنکه جواب دهید، سۆال مطرح کنید تا رئیس بیشتر حرف بزند. در انتها رئیس به این نتیجه می‌رسد که چقدر از گفت‌وگو با شما لذت می‌برد. فقط یک نکته یادتان باشد. حین گفت‌وگوهای غیر کاری با رئیس، اصلاً حرفی از پول نزنید، مگر اینکه خودش از شما درباره آن بپرسد.

برای ماندن برنامه ریزی کنید

اگر وقتی یك نفر وارد اتاق می‌شود شما کماکان در حال تایپ باشید، یعنی علاقه‌ای به طرف مقابل ندارید و برای او اهمیتی قائل نیستید.

زبان بدن (body language) یک روش ارتباطی بسیار قدرتمند است. وقتی کسی وارد اتاق می‌شود، حالا هر کسی که باشد، اگر شما به او توجه نشان دهید، ادب و شخصیت خود را نشان داده‌اید، به خصوص اگر این فرد رئیس باشد.

چند توصیه

در میان گذاشتن همه چیز با دیگران کار اشتباهی است، اما اینکه همکاران شما درباره برخی اتفاقات مهم زندگی شما بی اطلاع باشند، ناخوشایند است. مثلاً اینکه ندانند هفته دیگر نامزدی شماست، یا به زودی قرار است بچه دار شوید، صورت جالبی ندارد. در میان گذاشتن مواردی از این دست با همکاران، به برقراری ارتباط بهتر در محل کار کمک خواهد کرد.