تبیان، دستیار زندگی
به عنوان صاحب یک کسب ¬و کار یا مدیر یک کسب¬ و کار کوچک، می¬دانید که تلاش برای نظارت بر کار افراد و ایجاد هماهنگی بین وظایف مختلف کارمندان، ممکن است یک روز کامل کاری وقت ببرد.
بازدید :
زمان تقریبی مطالعه :

8 اپلیکیشن برای مدیریت بهتر

(قسمت اول)


به عنوان صاحب یک کسب ‌و کار یا مدیر یک کسب‌ و کار کوچک، می‌دانید که تلاش برای نظارت بر کار افراد و ایجاد هماهنگی بین وظایف مختلف کارمندان، ممکن است یک روز کامل کاری وقت ببرد. استفاده بهینه از زمان، چالشی همیشگی برای مدیران و صاحبان کسب ‌و کارهای کوچک است و مدیریت معقول زمان به شما کمک می کند بهره‌وری و موفقیت خود را افزایش دهید.

8 اپلیکیشن برای مدیریت بهتر (1)

برای اینکه بتوانید کسب و کارتان را با ملایمت بیشتری مدیریت کنید و ارتباطات را ارتقا دهید و مطمئن باشید که هیچ وظیفه ای فراموش نشده، ابزارهای مختلفی در دسترش شما هستند که در اینجا تعدادی از آنها را معرفی میکنیم. اپلیکیشن های ادامه مطلب به شما کمک می کنند کسب و کارتان را مدیریت کنید و به بهره برداری برسانید.

1) Genius Scan

سال های سال همه به این فکر بوده اند که کاری کنند در حوزه های مختلف زندگی به استفاده از کاغذ احتیاجی نداشته باشیم، اما واقعیت این است که هنوز به چنین جایگاهی نرسیده ایم؛ رسیدهای پرینتی، چک ها، فرم ها و کارت های تجاری هنوز بخش پیچیده ای از زندگی ما را تشکیل می دهند. با این حال، تلاش انسان برای قدم برداشتن به سوی اتکای کمتر به کاغذ همیشه باارزش بوده و دیجیتالی شدن علاوه بر حفاظت از محیط زیست، مدیریت اطلاعات را نیز آسان تر می کند.

8 اپلیکیشن برای مدیریت بهتر (1)

به همین دلیل است که توصیه می شود Genius Scan را به عنوان اپلیکیشنی مفید در اختیار داشته باشید. با این اپلیکیشن می توانید با استفاده از دوربین موبایل یا ابزارهای دیگر، هر صفحه چاپی را اسکن کرده و فایل را ذخیره سازی و سازماندهی کنید و از طریق گوشی برای کارمندان یا مشتریانتان بفرستید. چه قصد داشته باشید جای اسناد را عوض کنید یا نیاز داشته باشید یادداشت هایی را خیلی سریع برای پایان نامه یا تحقیق جدیدتان جمع آوری کنید، Genius Scan کمک زیادی به شما می کند. این اپلیکیشن برای هر سایز صفحه ای که قابلیت عکس گرفتن داشته باشد، مناسب است.

کل کاری که باید انجام دهید این است که با دوربین گوشی از سند مورد نظر عکس بگیرید و سپس با استفاده از این اپلیکیشن بقیه فرآیند را طی کنید. استفاده از آن به قدری آسان است که حتی وقتی اسکنر معمولی در دسترس شما است، ترجیح می دهید از این اپلیکیشن استفاده کنید. وقتی عکس صفحه را می گیرید، قسمت مورد نظرتان را در صفحه انتخاب کنید و قسمت هایی را که نمی خواهید از قاب حذف کنید. در اینصورت قالب تمیز و مرتبی از محتوای مورد نظر خواهید داشت.

اما اسکن کردن یک سند پایان کار نیست و در صورت نیاز به آن، باید خیلی آسان قابل شناسایی و دسترسی باشد. اپلیکیشن Genius Scan ویژگی هایی مانند OCR دارد که امکان جستجوی فایل های اسکن شده را به وجود می آورد.

اگر شرایط کاری شما به گونه‌ای است که با حجم زیادی از کاغذ روبه رو هستید، این اپلیکیشن بسیار به شما کمک می کند.

2) Basecamp

اپلیکیشن Basecamp که در سال 2004 تولید شده، یک ابزار مدیریت پروژه است که با اینترنت کار می کند. با استفاده از Basecamp می‌توانید با تیمتان در مورد پیشرفت های آنها و پیشرفت های خودتان ارتباط برقرار کنید. این اپلیکیشن سودمند این امکان را به وجود می آورد که به صورت گروهی پروژه ها را مدیریت کنید، گفتگوهای اینترنتی را بررسی کنید، ایمیل ها و اسناد متنی را فوروارد کنید، لیست کارهای روزمره را چک کنید و قرارها را ثبت کنید و فایل ها را به اشتراک بگذارید.

اجازه ندهید دور بودن از دفتر کار، شما را از پیگیری حساب و کتاب ها و دیگر هزینه های کسب و کار دور کند. با Expensify به راحتی می توانید رسیدهای خود را آپلود کنید، آنها را ذخیره سازی کنید و تنها با لمس یک دکمه ماوس، گزارشی از هزینه های خود ایجاد کنید

نحوه کار این اپلیکیشن به گونه ای است که اول آدرس ایمیلی مختص گروه کاری درست می کند. سپس بیش از 50 نفر را به گروه دعوت می کند. شما می توانید اعضای گروه را هر زمان که خواستید، تغییر دهید. اکنون هر زمان که یکی از اعضا ایمیلی به آدرس ایمیل گروهی بفرستد، Basecamp آن ایمیل را به آدرس ایمیل دیگر اعضا فوروارد می کند. پاسخ ایمیل ها هم به همین شکل ارسال می شود.

مزیت استفاده از این نرم افزار این است که هر زمان هر فردی در گروه قصد آغاز بحثی را داشته باشد، دیگر نیازی نیست آدرس ایمیل ده ها نفر را در ذهن داشته باشید. در ضمن اگر فقط یک نفر فراموش کند که پاسخ را به همه اعضا بفرستد، این اپلیکیشن نمی گذارد کسی بدون دریافت پیام باقی بماند. در نهایت، بحث هایی که در گروه صورت می گیرد، تنها برای اعضا قابل مشاهده اند و تنها اعضا می توانند به دیگران ایمیل بزنند. یعنی هیچ ایمیل «اسپمی» وجود ندارد و همه چیز به صورت کاملا شخصی اتفاق می افتد.

با چک کردن برنامه ها از طریق Basecamp هم شما و هم همکارانتان، چه در خانه باشید یا محل کار، می توانید در طول روز در یک صفحه مشترک کار کنید.

3) FilpTop

با FilpTop می توانید بازاریابی رسانه های اجتماعی خود را مدیریت کرده و سوابق جمعیت شناختی مشتریانتان را ثبت کنید. این اپلیکیشن چندکاره می تواند به همه حساب‌های کاربری رسانه های اجتماعی که در آن عضو هستید، مثل فیس بوک و توییتر، متصل شود.

8 اپلیکیشن برای مدیریت بهتر (1)

4) Expensify

اگر روی هزینه های کسب و کارتان نظارت نداشته باشید، مدیریت آنها می تواند به کار طاقت فرسایی تبدیل شود. اجازه ندهید دور بودن از دفتر کار، شما را از پیگیری حساب و کتاب ها و دیگر هزینه های کسب و کار دور کند. با Expensify  به راحتی می توانید رسیدهای خود را آپلود کنید، آنها را ذخیره سازی کنید و تنها با لمس یک دکمه ماوس، گزارشی از هزینه های خود ایجاد کنید. به محض اینکه این اپلیکیشن را روی گوشی خود نصب کنید، به سادگی از رسیدهای دریافتی خود عکس می گیرید و Expensify آن را به یک گزارش مرتب تبدیل می کند.

با استفاده از این اپلیکیشن می توانید با کارت اعتباری و حساب بانکی خود هماهنگ شوید تا حساب خریدهایتان را پیگیری کنید.

بخش دانش و زندگی تبیان

برگرفته از نردبان