انواع نامه های تجاری – اداری و ویژگی های آن ها(2)
شاید برای خریدار ضرورت انتخاب واژگان خاص و دقت بیش از حد در کاربرد عبارات احترام آمیز، به اندازه فروشنده وجود نداشته باشد. ولی امروزه به خاطر نیازهای شدید برای انواع کالاها و مواد اولیه، استنباط می کنیم این روش احترام آمیز در مکاتبات خریدار نیز زیاد به چشم آید.
حال به نکات زیر در مورد سفارشات خارجی توجه نمایید:
الف) کیفیت جنس :
لازم است رفرنس و اطلاعات دقیق و روشنی از کاتالوگ یا شماره لیست با درجه بندی برای کالاهای تازه یا محصولات طبیعی، رنگ، نمونه، مدل برای کالاهای ساخته شده، ارائه گردد.
ب) مقدار جنس :
ذکر صریح تعداد، مقدار، وزن، طول و غیره برای هر قلم جنس سفارشی ضروری است.
ج) کالای مشابه :
در صورتی که خریدار کالای مشابه را می پردازد، لازم است به اطلاع فروشنده برساند.
د) اسناد :
تمام اسناد لازم از قبیل بارنامه، صورت حساب های بازرگانی، اسناد کنسولی، بیمه نامه و هرگونه اظهارات در رابطه با این اسناد و دستورالعمل های آن ها ارائه گردد.
هـ) بسته بندی و علامت گذاری:
دستورات کامل و دقیق در مورد بسته بندی کالای مربوطه داده شود.
و) جزئیات:
جابجایی، انبارداری، راه و ترابری، نماینده ها و کارگزاران، کشتی ها و غیره بر طبق ضرورت ارائه گردد.
ی) پرداخت:
جزییات تصفیه حساب ها و جای پرداخت آن ها، نام بانک کارگزار، اطلاعیه به بانک یا لیست اسناد و غیره اعلام گردد.
2- بسته بندی و ارسال کالا
هنر واقعی بسته بندی کالا، به نگهداری کالا در شرایط نا مناسب و حفظ شکل و اندازه عادی خود در طی سفر پر طول و دراز خود بستگی دارد.
خریدار انتظار دارد که کالای خریداری شده تمیز و سالم دریافت شود و فروشنده نیز حداکثر توان خود را در بسته بندی و ارسال کالا به کار می برد تا موجب نارضایتی خریدار و احتمالا قطع روابط تجاری در آینده نگردد.
در معاملات خارجی تأخیرات جدی، ممکن است موجب خسارات زیادی به خریدار گردد. به خاطر این مخاطرات شرکت های بزرگ قسمت مستقلی برای بسته بندی کالاهای صادراتی تحت شرایط و قوانین معینی وضع کرده اند. حتی بسیاری از شرکت ها متخصصین خاصی برای این امر استخدام می کنند.
3- حمل و نقل کالا
یکی دیگر از اصول مهم تجارت در دنیای امروز، مسئله حمل و نقل کالای مورد معامله است که به صورت گوناگون از دریا، هوا و خشکی صورت می گیرد. بیشتر مکاتبات در مورد حمل و نقل بین شرکت های فروشنده و نمایندگان آن ها به طور مستقیم یا با صاحبان این موسسات صورت می گیرد. از طرف دیگر نیز خریداران لازم است ترتیبات لازمه را در جمع آوری و دریافت کالا صورت دهند. وقتی کالاها ارسال گردید فروشندگان مراتب را با یادداشتی به اطلاع خریداران می رسانند که اصطلاحا آن ها را اطلاعیه ارسال کالا می گویند.
