Email با استفاده از Mail merge

در مطلب قبلی در مورد Mail Merge  گفتگو کردیم که چگونه به وسیله آن می توان Email  زد، نامه ارسال کرد و به جای آنکه تک تک یک فرم را Print کنید و نام افراد را بنویسید از Mail Merge استفاده کنید  به طور کلی جهت ارسال هر متنی به افراد زیاد می توانید از این روش استفاده کنید، در اینجا مثال مشابهی وجود دارد جهت ارسال Email :

1. Sheet افراد خود را در یک Excel می آورید در نظر داشته باشید زمانی که می خواهید کار خود را با mail Merge آغاز کنید باید Sheet خود را ببندید.

2. برنامه word را باز کنید از میان Tab های بالای صفحه  Mailing را انتخاب کرده سپس بر روی Mail merge کلیک کنید.

3. بر روی step by step mail merge wizard کلیک کنید تا کار آغاز شود. (این قسمت در Panel mail merge قرار دارد)

4. در قسمت ظاهر شده سمت راست ، در قسمت قبل Letter را انتخاب کردیم در اینجا Email Message انتخاب شود.

5. بر روی Next  کلیک کنید تا به Step  بعدی بروید. (در قسمت پائین صفحه  Step 1 of 6 وجود دارد.)

6. در این مرحله در بخش Select Starting Document قسمت Use the current document را انتخاب کنید.

7. Step 2 of 6 ، بر روی Next: Select recipients" را انتخاب کنید.

8. بر روی Brows  کلیک کنید.

9. از روی پنل ظاهر شده Excel  خود را انتخاب نموده در پنچره ظاهر شده مطابق مطلب هفته گذشته sheet  مورد نظر خود را انتخاب کنید که در اینحا Sheet  اول است. در نهایت بر روی OK کلیک کنید.

10.  Display mail merge Dialing Box ظاهر می شود. نام و نام خانوادگی فرد و Email  او انتخاب شده است بر روی ok  کلیک کنید.

دقت کنید در این برنامه حتما بالای هر ستون Name , Surname ,  Email  را به نام انگلیسی تایپ کنید،  فارسی را تشخبص نمی دهد !!!

11. شما دوباره همان صفحه را می بینید که بر روی write your e-mail Message کلیک کنید.

12. انتخاب این مرحله شما Greeting line  است.

13. در این مرحله نوع نوشتار Email   را انتخاب می کنید، Greeting line  به معنای line سلام و احوال پرسی است، این نوشتار را با اولین نام موجود در لیست شما تست می کند.

مثلا  خانم مریم احمدی عزیز ،

یا خانم احمدی عزیز،

یا خانم احمدی،

سرکار خانم محترم، مریم احمدی نتیجه را پس از ok  کردن مطابق شکل مشاهده می کنید.

در صورتی که در قسمت 1 آنچه را که انتخاب کردید ندیدید بر روی match Filed  کلیک کنید

پس از ok کردن متن خود را تایپ کنید.

دقت کنید در این برنامه حتما بالای هر ستون Name , Surname ,  Email  را به نام انگلیسی تایپ کنید،  فارسی را تشخبص نمی دهد !!!

14. شما می توانید متن خود را پیش از ارسال مشاهده کنید سپس جهت تکمیل کار بر روی complete  کلیک کنید.

15. کلیک بر روی Election mail  شما را به مرحله آخر می رساند  در قسمت Subject Line شما عنوان Email خود را انتخاب کرده و Ok کنید کار تمام شد.

16. توجه داشته باشید که هر کس مانند حالت Bcc تنها قادر است Email خود را مشاهده کند و افراد شرکت کننده از حضود افراد دیگر و Email  آدرس آنها مطلع نمی شوند.

فائزه سیدخاموشی

بخش دانش و زندگی تبیان

منابع:

Microsoft support, Word Help

[PDF]: The Proposed New Basel Capital Accord

Magazine: university of Kansas, By Allison King