Mail merge چیست ؟

اگر به tab های بالای برنامه word خود بنگرید (درOffice 2007 یا Office 2010) تبی خواهید دید که Mailings نام دارد و سومین زیر شاخه آن "star mail merge " است.

بیشتر اوقات ما در مورد تکنولوژی هایی که در اطرافمان هست گفتگو می کنیم و عنوان می کنیم که چقدر در زندگی ما تاثیر گذارند اما ما چقدر از این تکنولوژی ها استفاده می کنیم ؟

یا به بیانی دیگر چند درصد از تکنولوژی های اطرافمان را می شناسیم؟

یا چقدر از قابلیتهای برنامه های اطراف خود مطلع هستید؟

آیا تاکنون نام mail merge را شنیده اید؟

فکر می کنید mail merge قابلیت Email است؟

همه این سوالات را پرسیدیم تا در انتها به این مطلب بپردازیم که ما (در حدود 90 درصد مردم دنیا) به طور متوسط کمتر از 20 درصد قابلیتهای برنامه ها و تکنولوژی های اطرافمان استفاده می کنیم.

این موضوع حتی در مورد تلفن همراه هم صادق است.

و اما mail merge !

فکر نمی کنم کسی در میان شما باشد که نام برنامه word را نشنیده باشد !

امروز قصد داریم به طور مختصر به بررسی این قابلیت برنامه word می پردازیم که آنطور که در اینترنت جستجو کردم تعداد مطالب کمی از آن در دسترس است و البته آن سری که یافتم هم در مورد استفاده از mail merge با access بود

Mail merge به طور کلی زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که شما بخواهید یک نامه ، فرم ، متن را برای تعداد زیادی بفرستید مثلا شما لیستی از افراد مختلف را دارید که در فایل Excel اطلاعات آنها را ذخیره کرده اید مثل: نام ، نام خانوادگی، شماره شناسنامه، تاریخ تولد، آدرس، شماره تلفن و نمره فرد در 6 درس مختلف به همراه معدل آنها

و می خواهید برای این افراد نامه ، Email و به هر صورت متنی را ارسال نمائیم که البته در آن به فیلد های فوق نیاز داریم.

تعداد افراد 200 نفر ،

شما متنی به این صورت تهیه می فرمائید

سرکارخانم/جناب آقای .................

شماره شناسنامه..........................

تاریخ تولد...................................

نمره درس A:

نمره درس B:

نمره درس C:

نمره درس D:

معدل کل:

Mail merge به طور کلی زمانی مورد استفاده قرار می گیرد که شما بخواهید یک نامه ، فرم ، متن و یا email را برای تعداد زیادی بفرستید.

اما نمی خواهیم 200 مرتبه این نمرات را تایپ کنم و اشکالی اتفاق افتاد می خواهیم از word کمک گرفته و فایل Excel خود را به word داده و از آن بخواهیم این دو را بدون اشتباه با هم ترکیب کند در مرحله اول برنامه word را باز می کنیم مطابق شکل و متن مورد نظر را تایپ می کنیم سپس در بالای صفحه به بخش Mailings رفته و بر روی Envelopes کلیک می کنیم در قسمت Option سایز و فونت مورد نظر را انتخاب می کنیم.

در قسمت Labels هم مانند Envelopes می باشد در حقیقت tab بعدی همان بخش را نشان می دهد که می توانید سایز و تنظیمات دیگر را تغییر دهید.

سپس بر روی mail merge کلیک کنید آخرین گزینه step by step Mail merge wizared را کلیک می کنید که در قسمت راست صفحه بخش مربوط به تنظیمات قدم به قدم mail merge ظاهر می گردد.

در قسمت پائین کلمه step 1 of6 را می بینید. مطابق شکل 6 ،

در قسمت چپ بخشی ظاهر میشود مطابق شکل 7

Letters در بالای صفحه انتخاب شده شما می توانید آن را بر اساس کار خود به Email messages، Envelopes و ... تغییر دهیم.

که در اینجا ما همان letter را ادامه می دهیم و فرض می کنیم ما نامه ای ارسال می کنیم

پائین صفحه Next را کلیک کنید در اینجا آمده است که شما از همین document که در حال حاضر باز است استفاده می کنید و چون شما متن نامه خود را باز کرده اید ، بله همین متن را می خواهید.

مطابق شکل زیر:

پس دکمه next را در پائین صفحه کلیک کنید.

در اینجا از شما می خواهد که بدانید از کدام صفحه Excel برای ادغام می خواهید استفاده کنید بر روی Brows کلیک کنید و لیست مورد نظر را در کامپیوتر خود انتخاب کرده و وارد کنید مطابق شکل 9