وقتی «شما» پرزنت می کنید
هنر خوب ارائه کردن؛ گفتن ناگفتنی ها
به شما این فرصت داده شده که حرفهایتان را بزنید. یک زمان مشخص برای گفتن هر آنچه در فکر و ذهن شما می گذرد. فرصتی که شاید دوباره پیش نیاید و شما باید تمام سعیتان را به کار برید که حداکثر استفاده را از زمان بکنید. بهتر است قبلاً حرفهایتان را آماده کنید؛ دسته بندی کنید و به هر مبحث زمان متناسبی اختصاص دهید. بعد از یک مقدمه چینی نه چندان طولانی به سراغ مطلب اصلی بروید. اول به اختصار بگویید چه می خواهید بگویید: حضار گرامی آنچه در اینجا می خواهم مطرح کنم...؛ سپس آنرا بگویید و در انتها نیز به طور خلاصه بگویید چه گفته اید فن بیان شما اگرچه جزئی جدایی ناپذیر از ارائه مطلب به شمار می آید اما اگر در خلال ارائه بتوانید تیترهای مطالب، خلاصه مبحث و احیانا شکلها و نمودارهای مربوط به هر قسمت را نشان دهید و روی موضوعات اصلی توضیحات شفاهی بدهید ذهن شنونده آماده تر می شود و تمرکز و توجه بیشتری به مطلب می نماید.
نرم افزار Ms power point این امکان را فراهم آورده است که در آن اسلایدهایی از ناگفتنی های خود فراهم آورید و بر روی صفحه نمایش یا به کمک یک ویدیو پروژکتور بر روی دیوار نشان دهید محیط این نرم افزار بر عکس محیط Ms word جای گزافه گویی نیست، بلکه در آن رئوس مطالب را می گویید و شکلها و نمودارهای خود را در آن نمایش دهید و آنچه در ذهنتان می گذرد و در قالب بیان نمی گنجد را در آن می آورید. استفاده از این نرم افزار به حدی رایج شده است که این سوال به ذهن متبادر می گردد که قبل از این نرم افزار اوضاع چگونه بوده است؟
بسیار خوب مطالب خود را آماده کنید. به محیط نرم افزار وارد شوید. در مقابل شما یک فایل جدید به طور پیش فرض باز می شود. اگر باز نشده بود از منوی File گزینه New را انتخاب کنید. صفحه سفید رنگی که در مقابل شما باز می شود نخستین اسلاید است. اصولاً اسلاید اول را به عنوان مطلب و مشخصات ارائه کننده اختصاص می دهیم. در این صفحه سفید دو کادر وجود دارد که یکی مخصوص سر تیتر و دیگری مخصوص تیتر است. به طور پیش فرض فونتهای این دو کادر تنظیم شده اند.
نصیحت مهم: سعی کنید حتماً از کادرهای مخصوص خود power point استفاده کنید مگر این که مجبور شوید چرا که بعدها تغییر دادن ویژگی این کادرها بسیار ساده تر خواهد شد.
در کادر سر تیتر عنوان مبحث و در کادر زیر آن نام خود و تاریخ ارائه را بیاورید.
این اولین اسلاید است. حال باید در اسلایدهای بعدی مطالب دیگر آورده شود. برای ایجاد یک اسلاید جدید از منوی Insert گزینه New Slide را انتخاب کنید و یا Ctrl+M را بفشارید.
چیدمان اسلاید جدید متفاوت از اولین اسلاید است. اینجا جایی است که مطالب مورد نظر خود را باید در آن مطرح کنید. یک تیتر در بالای اسلاید مربوط به هر بخش بنویسید و در بدنه آن موضوع را با جملات کلی و بدون ریز شدن در مطلب بنویسید. توضیحات لازمه را به طور شفاهی باید بیان کنید. تنها رئوس مطالب باید در اسلاید آورده شوند که بیننده با یک نگاه متوجه مطلب شود و برای درک بهتر به توضیحات شفاهی شما گوش کند و در حین گوش کردن دیگر مشغول خواندن متن طولانی اسلاید نباشد.
از اینجا به بعد هنر اصلی شما در چگونگی و ترتیب ارائه مطلب است. این شما هستید که به اسلاید ها جان می دهید.
این اسلایدها در واقع پوستری از سخنان شما هستند. چه بهتر است اگر رنگ و لعابی به آنها بدهید و از تم های گرافیکی نیز در آنها استفاده کنید. برای این هدف کافی است روی اسلاید (خارج از جعبه های تیتر و مطلب) کلیک راست کرده و گزینه slide Design را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه در سمت راست صفحه یک ناحیه جدید باز می شود که در آن نمونه هایی از تم های موجود نشان داده شده است با کلیک روی هر یک از آنها زمینه کلیه اسلاید های شما به آن شکل در می آید. زمانی که با ماوس به این تم ها اشاره می کنید در کنار هر یک از آنها که فلش بازشونده پدیدار می شود که به کمک آن می توانید تعیین کنید این طراحی زمینه فقط به همین اسلاید اعمال شود یا به همه اسلایدهای موجود در همین ناحیه کناری است که به کمک گزینه Color Schemes می توانید بگویید همین طراحی اسلاید منتهی با ترکیب رنگی که شما تمایل دارید به کار رود. عمدتاً به طور پیش فرض رنگ تیترها با رنگ سایر متون تفاوت می کند. اگر نصیحت مرا گوش کرده باشید و از کادرهای ویژه خود Power point برای وارد نمودن مطالب استفاده کرده باشید هر تنظیمی در این بخش معین کنید به تمام تیترها و مطالب اسلایدهای مورد نظر شما اعمال خواهد گردید. برای ارائه بدون هول شدن F5 را بفشارید و برای رفتن از یک اسلاید به اسلاید بعدی کافی است یکبار ماوس را کلیک کنید و یا دکمه سمت راست یا بالا را بفشارید. موفق باشید!
