نحوه سازماندهی تصاویر با فرا داده‌های سفارشی
صنعت عكاسی برخی استانداردهای ثابت را برای سازماندهی، دسته‌بندی و برچسب‌گذاری تصاویر مورد استفاده قرار می‌دهد. داده‌های EXIF كه اطلاعات دوربین را توصیف می‌كنند، داده‌های IPTC برای اطلاعات روزنامه‌نگاری همانند نویسنده، منابع و... .
برنامه فتوشاپ تمامی این اطلاعات را در برچسب‌های Keywords و Metadata در File Browser سازماندهی می‌كند.
ایجاد كلمات كلیدی
در حالیكه مرورگر فایل باز است، برچسب Keywords را كلیك كرده و سپس از منوی Options گزینه New Keyword را انتخاب نمائید. یك كلمه كلیدی جدید در لیست ظاهر می‌شود و می‌توانید آن را برچسب‌گذاری كنید. كلمه مورد نظرتان را تایپ كنید و این مراحل را برای ایجاد یك لیست از كلمات كلیدی تكرار نمائید، برای ایجاد یك پوشه جدید برای سازماندهی كلمات كلیدی در داخل گروه‌های مشابه گزینه New Keyword Set را انتخاب كنید.
ضمیمه كردن كلمات كلیدی به تصاویر
یك یا چند فایل را در مرورگر فایل انتخاب كنید و برای ضمیمه كردن كلمه كلیدی به آنها دو بار بر روی تصاویر كلیك كنید. كلمه كلیدی یك كلمه توصیفی قابل جستجویی است كه در سازماندهی مضامین به شما كمك می‌كند. هر تصویر می‌تواند چندین كلمه كلیدی بطور جداگانه یا تركیبی از چندین كلمه داشته باشد.
باز كردن File Info
فرا داده با فرمان File Info به یك فایل ضمیمه می‌شود. ابتدا در File Browser یك فایل را انتخاب كرده و از منوی File Browser گزینه File\File Info را انتخاب كنید. اطلاعات فرا داده، اطلاعات ضمیمه شده درباره یك فایل است كه می‌تواند برای شناسایی، كپی‌رایت، جستجو یا مدیریت روند كاری مورد استفاده قرار گیرند. شش نوع فرا داده در برنامه فتوشاپ قابل انتخاب است: File Properties، EXIF Camera Data، Camera Raw، GPS و IPTC.
افزودن فرا داده‌ها
پنجره File Info شامل هشت دسته‌بندی مختلف اطلاعات است كه در سمت چپ پنجره و در یك ستون لیست شده‌اند. برای دسترسی به آن اطلاعات، یك دسته‌بندی را انتخاب كنید. اطلاعات مربوط به هر دسته‌بندی را مطابق با كارتان وارد كنید. اگر دوربین شما اطلاعات را در قالب EXIF ذخیره می‌كند، برخی از فیلدهای مربوط به Camera Data از قبل پر شده‌اند.
انتخاب جستجو
بعد از ضمیمه كردن كلمات كلیدی و فرا داده‌ها به تصاویر، از این اطلاعات می‌توانید برای جستجو و مرتب‌سازی تصاویر همانند ذخیره در یك بانك اطلاعاتی استفاده كنید. برای جستجوی تصاویر با كلمات كلیدی یا فرا داده‌ها در File Browser دكمه Search را كه در بالای پنجره قرار دارد كلیك كرده یا از منوی File Browser گزینه File\Search را انتخاب نمائید.
وارد كردن داده‌های جستجو
در كادر محاوره‌ای Search نمایان شده، پوشه یا پوشه‌هایی كه قصد انجام جستجو در آنها دارید را با استفاده از دكمه Browse یا Look in انتخاب كنید. در صورت نیاز گزینه Include All Subfolders را فعال كنید. در قسمت Criteria، متغیر جستجو را از منوی اول انتخاب كرده و با استفاده از منوی دوم یك جستجو را ایجاد كنید. متغیرهای جستجو شامل نام، نوع، تاریخ ایجاد/ تغییر، كلمات كلیدی، فرا داده، رتبه‌بندی و نشان‌گذاری هستند. علامت “+“ را برای باز شدن فیلدهای اضافی جهت انجام جستجو با استفاده از دیگر متغیرها را كلیك كنید.
مشاهده نتایج جستجو
در كادر محاوره‌ای Search، دكمه Search را كلیك كنید. مرورگر فایل تمامی نتایج را در یك پوشه جداگانه با نام Search Results برمی‌گرداند. هر زمان كه جستجویی را اجرا كنید، نتایج جستجو در این پوشه قرار می‌گیرند و امكان مقایسه دو جستجوی مختلف وجود ندارد.
