ادغام پستی (Mail merge) چیست؟

(قسمت دوم)

Mail merge یا همان ادغام پستی زمانی کابرد دارد كه شما برای افرادی نامه های یكسان یا متن های یكسان می فرستید كه در این متن های یكسان چند مورد خاص تغییر می كند و متن اصلی یكسان است. آدرس‌های موجود عموما در outlook یا excel یا word را با استفاده از این قابلیت برنامه word می‌توانید روی پاكت یا نامة مورد نظر به چاپ برسانید.

**در مرحله بعد مطابق شکل جدولی ظاهر می شود تا تعداد شیت های excel انتخابی را نشان دهد. عموما شیت های excel سه بخش دارد؛ اسامی تایپ شده در شیت اول است (در مثال ما) آن را انتخاب می کنیم.

** جمله ای در قسمت پایین این شیت مطابق شکل آمده است که عنوان کرده اولین سطر از هر ستون عنوان ستون می باشد. اگر شیت شما هم مانند شیت ماست که تیتر را در بالای هر یک از ستون نوشته اید تیک این قسمت را بزنید (این تیک به صورت پیش فرض وجود دارد) سپس Ok کنید.

**  سپس برای انتخاب فیلدها به قسمت Edit Recipient List می رویم. جدولی که ظاهر می شود با عنوانMail merge Recipient است که شامل فیلد هایExcel  شماست. اگر فردی در این لیست وحود دارد که شما قصد دارید او را حذف کنید تیک کنار نام آن فرد را بر می دارید سپس ok کنید تا پنجره بسته شود.

**  در قیمت بعد بخش Address Block  می رویم و فرمت های نمایش آدرس نمایش داده می شود. یکی از آنها را که در مکان مورد نظرتان است Ok کنید.

**در قسمت Greeting Line نوع فرمت اولیه مشخص خواهد شد مثلا در زبان انگلیسی به صورت Dear Sir or Madam, یا عناوین دیگر اما شما می توانید در این قسمت جمله ای را که خودتان تمایل دارید اضافه کنید؛ مثلا "جناب آقای/سرکار خانم" در این صورت در ابتدای متن شما این عبارت قرار می گیرد.

**حال در جلوی هر عبارتGreeting Line  که در متن ما جناب آقای/سرکا رخانم آمده است نام و نام خانوادگی فرد را می خواهیم قرار دهیم. چنان چه در فیم پیوست هم مشاهده می کنید چون در فرمت جدول مثال های انگلیسیFirst Name  و Last name  به ترتیب نام و نام خانوادگی محسوب می شود در قسمت Insert Merge Field  این امکان وجود دارد که آنها را انتخاب کنید اما زمانی که از Excel فارسی استفاده می کنید به این معنا که مطابق شکل ما نام و نام خانوادگی در بالای ستون ها نوشته شده زمانی که بر رویInsert Merge Field  کلیک می کنید، شماره های ستون ظاهر می شود؛ مانند F12 ، F13 و غیره که شما باید در این صورت بدانید که ستون نام و نام خانوادگی کدام ستون است.

**  در نهایت برای دیدن پیش نویس نامه خود بر روی Preview Results کلیک کرده و نام را به همراه آدرس فرد مشاهده کنید. در قسمت Preview Results  بر روی قسمت بالا مطابق شکل که کلیک کنید نامه های مختلف با نام افراد نمایش داده می شود.

** در نهایت به بخش Finish Merge رفته و از میان سه گزینه انتخابی در صورتی که گزینه اول را به نامEdit Individual Documents را انتخاب کنید و نام افراد را به همراه نامه به صورت جداگانه لیست خواهد شد پیش از لیست کردن نامه ها که به تعداد رکوردهای شماست؛ یعنی مثلا 1000 صفحه با باز شدن پنجره ای از شما می پرسد که آیا می خواهید تمامی آنها را لیست کنید و یا فقط تعدادی از چه شماره تا چه شماره ای؟

** در نهایت با انتخاب all و زدن دکمه ok لیست را مشاهده خواهید کرد که آن را save کنید.

منابع:

support.microsoft

office.microsoft