ادغام پستی (Mail merge) چیست؟

(قسمت اول)

1. کمی بیشتر دقت کنید!

2. کمی کنجکاو تر باشید! کمی بیشتر در سیستم خود جستجو کنید زمانی که برنامه ای را باز می کنید و یا از برنامه ای استفاده می کنید بهتر است کمی بیشتر در اطراف برنامه پرسه بزنید.

3. از خراب کاری نترسید! زمانی که شما از خراب شدن برنامه می ترسید، کمتر یاد می گیرید، عموما با کمی کنجکاوی مشکل اساسی برای سیستم شما پیش نخواهد آمد اما اگر خراب کاری هم شود ارزش آموختن را دارد در ضمن اتفاق بدی هم نمی افتد کمی به درد سر می افتید تا مشکل خود را با یک متخصص حل کنید.

4. کمی در افزایش مهارت های زبان انگلیسی کوشا باشید متخصصین ایرانی سعی دارند تا برنامه ها را تا جای ممکن به فارسی ترجمه کنند تا برای کاربران استفاده از آنها راحت تر باشد.

یکی از برنامه هایی که کاربرد فراوانی دارد برنامه نرم افزاری word است اما کمتر کسی است که در موردmail merge  این برنامه که کاربرد زیادی هم دارد اطلاعات کافی داشته باشد در اینجا قصد داریم این بخش از برنامه word را به طور کامل برای شما تشریح کنیم.

قبلا  ما  مطالبی در خصوص ادغام پستی داشتیم در اینجا نوع جدیدی از آن را توضیح می دهیم:

Mail merge چه کاربردی دارد؟

در حقیقت ادغام پستی در word  از روشهای مختلفی امکان پذیر است. قبل از هر چیز بهتر است بدانیم این بخش به چه کار می آید. تاکنون فکر کرده اید که چگونه کارت ورود به جلسه امتحانات کنکور آماده می شود؟ آن هم برای چندین هزار نفر؟ و یا چگونه قبض های برق و گاز و تلفن با این تعداد با آدرس صحیح ارسال می گردد؟ نام صحیح، آدرس صحیح و کدپستی صحیح؟ برای یافتن پاسخ این سوال ابتدا برنامه word خود را باز کنید در tab های بالای صفحه به قسمت mailings بروید (اگر از word 2007 استفاده می کنید tab پنجمtab  مورد نظر است) در این Tab گزینه های متعددی را مشاهده می کنید که شامل 5 بخش کلی Create، Start Mail Merge، Write & Insert Fields، Preview Results و Finish می باشد برای اینکه فهم مطلب راحت تر باشد مثالی می آوریم.

تصور کنید شما قصد دارید یک نامه برای شرکت در یک همایش به بیش از 1000 نفر بنویسید در مرحله اول متن نامه را در برنامه word تایپ می کنید حال می خواهید در سرتیتر نامه نام افرادی را که قصد ارسال نامه به آنها را دارید اضافه کرده و در پایین نامه آدرس را به همراه کدپستی داشته باشید.

* در اواین مرحله نامه تایپ شده را باز کنید.

* سپس به به tab پنجم که به نام mailing است رفته  در بخش Start mail Merge بر روی Start mail Merge کلیک کنید چون گزینه هایی به نام های Letters، Envelops و ... را مطابق شکل خواهید دید چون قصد ما در اینجا ارسال یک نامه است Letter را انتخاب می کنیم.

* سپس برای انتخاب فایلی که نام افراد در آن وجود دارد بر روی Select Recipients کلیک کرده و از میان گزینه های ظاهر شده use Existing list انتخاب شود در صورتی که شما فایلی نداشته باشید می توانید گزینهType new list  را انتخاب کرده و بر روی پنجره ظاهر شده لیست خود را تایپ کنید اما از آنجایی که فرض ما بر آ ن است که لیستی داریم با بیش از 1000 رکورد ما از گزینه Use Existing List استفاده می کنیم که مطابق شکل فایل را باید از روی سیستم انتخاب کنیم برای این کار فایل ما باید یا به صورت excel و یا Access (دیتا بیس) ذخیره شده باشد.

      ادامه دارد...

منابع:

microsoft

office.microsoft