گزارش نویسی
اهداف یادگیری:
آشنایی با انواع گزارش و شیوه ی گزارشفراگرفتن مراحل تهیه ی گزارش
گزارش نوعی نوشته است که در آن نویسنده اطلاعاتی را در موضوعی خاص در اختیار کسانی می گذارد که از آن مطلع نیستند.
مواد مورد نیاز برای گزارش نویسی مشاهده و جمع آوری اطلاعات است.
گزارش ها از نظر اندازه، موضوع و چگونگی تهیه انواعی دارند که به آن ها می پردازیم:
- گزارش رسمی و اداری
- گزارش های دوره ای و مرتب
- گزارش های اجمالی و کوتاه
-گزارش های مفصل و بلند
- گزارشات فردی و گروهی
- گزارشات کتبی یا شفاهی
- گزارشات علمی یا ادبی
گزارش رسمی و اداری:
این نوع گزارشات برای یک اداره، نهاد یا سازمان دولتی تهیه می شوند. مانند گزارش یک مامور از بازرسی بخش های یک کارخانه یا بازدید مامور بانک از یک منزل مسکونی برای دادن وام بانکی.
گزارشات غیر رسمی و غیر اداری:
مثل گزارش یک سفر یا بازدید علمی یا گزارش تحصیلی ، شغلی و...
گزارشات دوره ای و مرتب:
مانند گزارش روزانه، هفتگی یا ماهانه و سالانه ی یک اداره؛ یا گزارشاتی که موردی و اتفاقی است
مانند: گزارشات خبری روزنامه ها یا گزارش یک بازدید علمی.
حجم گزارش ممکن است اجمالی و کوتاه باشد:
مانند گزارش تحصیلی یا گزارش اجرای عملیات یک ساختمان یا گزارش مامور نیروی انتظامی درباره ی یک پرونده.
گزارشات طولانی و بلند:
ممکن است برای تهیه ی این نوع گزارشات ماهها و سال ها وقت صرف شود مانند: گزارش نتیجه ی تحقیقات کارشناسان برای تاسیس یک نیروگاه اتمی یا یک سد، ایجاد یک شهرک صنعتی، تاسیس یک سازمان و ... .
انواع گزارش از نظر موضوع:
گزارشات اداری، مالی، بازرگانی، اقتصادی، فرهنگی، تحصیلی، حقوقی، ادبی، ورزشی، خبری، اجتماعی، آموزشی و ... .
انواع گزارش از نظر زبان و نوع بیان:
ادبی یا طنز یا علمی و... .
چنان چه بخواهیم درباره ی شیوه ی تهیه ی گزارش سخن بگوییم باید چنین گفت :
مرحله ی نخست انتخاب موضوع، مخاطب و هدف گزارش است؛ پس از آن که آن ها را مشخص کردیم باید درباره ی مساله خوب بیندیشیم و با دقت راه های پژوهشی آن را بررسی کنیم زیرا تهیه ی هر گزارشی روش خاصی دارد.
ابتدا اطلاعات را گردآوری می کنیم؛ اطلاعات مربوط به هر گزارشی بنا به نوع آن به یکی از شیوه های زیر گردآوری می شود:
برخی از گزارشات را باید از طریق مشاهده ی مستقیم، حضور در محل، دقت در دیدن، بازدید و آزمایش و ... انجام داد. بنابراین لازم است جزئیات را مشاهده، یادداشت برداری و ثبت کنیم.
اطلاعات لازم برای تهیه ی برخی از گزارش ها از دو طریق مصاحبه ی حضوری یا تنظیم و تکمیل پرسش نامه به دست می آید؛ مثلا خبرنگار ورزشی برای تهیه ی گزارش درباره ی یک مسابقه با افراد مصاحبه می کند، سوالاتی را از قبل آماده می کنند که سوالاتشان باید دقیق و روشن باشد و از طریق ضبط صوت پاسخ هایشان را ضبط می کنند.
برای تهیه ی برخی گزارشات باید از نتیجه ی مطالعات گذشته مثل گزارش های قبلی، بریده ی مطبوعات، مقاله ها، فرهنگ ها، اطلس ها، دائرة المعارف ها، سال نامه ها، فهرست کتاب هاو مقالات، اسناد و مدارک فرهنگی، نشریات ادواری، نقشه ها و پایان نامه ها استفاده کرد که به آن مرجع شناسی گفته می شود.
در برخی گزارش ها ممکن است از دو یا سه روش گردآوری اطلاعات استفاده کنیم.
پس از جمع آوری اطلاعات باید طرح کلی گزارش را تهیه کنیم .
طرح گزارش زمانی تهیه می شود که مطالعات اولیه درباره ی موضوع مورد نظر صورت گرفته باشد.
پس از آن که طرح گزارش آماده شد پیش نویس گزارش را با توجه به یادداشت های گردآوری شده و تحقیقات قبلی و آمادگی ذهنی می نویسیم.
در نگارش متن گزارش باید نکات زیر را در نظر داشت:
آمار و ارقام و اعداد را با دقت ذکر کنیم.با بی طرفی و رعایت امانت به نقد و داوری بپردازیم.
همه ی ابعاد موضوع را به روشنی بیان کنیم.
مطالب باید مستند باشد.
به زبان ساده، گویا و قابل فهم بنویسیم.
لحن گزارش به دور از تعصب و تمسخر و مبالغه باشد.
انصاف و عدالت را در داوری رعایت کنیم.
پیوست ها و ضمایم را به متن گزارش می افزاییم و در مقدمه هدف، ضرورت، چگونگی، مراحل کار و توضیحات لازم دیگر را ذکر می کنیم.
در ابتدای گزارش نام تهیه کننده، تاریخ تنظیم، نام گیرنده ی گزارش یا سفارش دهنده ی آن را درج می کنیم.
