آپارتمان و شیوه اداره آن

اگر در اداره ساختمان شما نظم و ترتیبی وجود ندارد اولین اقدام شما برای سامان دادن به اداره آپارتمان این است كه با سایر مالكین یا استفاده كنند گان دور هم جمع شوید و در مورد حل مشكلات ساختمان چاره اندیشی كنید. خیلی سخت نگیرید، منظور یك جلسه رسمی و خشك اداری نیست و در آپارتمان های كوچك ممكن است ضمن دید و بازدید ها و مهمانی ها انجام شود، البته در مجتمع های بزرگ آپارتمانی تشریفات اداری آن، از قبیل ارسال دعوتنامه مكتوب با پست سفارشی، اغلب رعایت می شود.

قانون به جلسه ای كه مالكان و استفاده كنندگان برای اداره آپارتمان تشكیل می دهند، «مجمع عمومی» می گوید.

طبق ماده 5 آئین نامه قانون تملك آپارتمانها، در صورتی كه تعداد مالكین از سه نفر تجاوز كند، «مجمع عمومی» باید تشكیل شود. برای اینكه جلسه مجمع عمومی رسمیت داشته باشد و تصمیمات آن قابل اجرا باشد، باید مالكینی كه بیش از نصف مساحت كل قسمت های اختصاصی را در اختیار دارند یا نمایندگان آنها، در آن حضور داشته باشند. اما اگر مشكل شما این باشد كه ساكنین دیگر واحدها به این گونه جلسات بی توجه هستند و در آن شركت نمی كنند،

قانون راه حلی برای آن معین كرده: در صورتی كه نتوانستید اكثریت را دور هم جمع كنید، تلاشتان را رها نكنید، جلسه را پانزده روز به عقب بیاندازید و مجدداً از همه واحدها برای شركت در آن دعوت كنید، اگر در جلسه دوم هم تعداد كافی حاصل نشد سماجت به خرج بدهید و با دعوت مجدد جلسه سوم را پانزده روز بعد برگزار كنید. این جلسه با هر تعداد از حاضرین رسمیت خواهد داشت و تصمیمات آن برای افراد غایب هم تعهد ایجاد می كند. (تبصره ماده 8 آئین نامه اجرایی)

اصل بر این است كه در جلسه مجمع عمومی، مالكین آپارتمانها شركت كنند اما مالك می تواند به جای خود نماینده ای معرفی كند. اغلب معمول است كه مستأ جر به نمایندگی از مالك در جلسه شركت می كند. اگر چند نفر مالك یك واحد آپارتمانی باشند باید طبق ماده 7 قانون تملك آپارتمانها از طرف خود یك نفر را برای شركت در جلسه مجمع عمومی انتخاب و معرفی كنند.

در نخستین جلسه مجمع عمومی ابتدا رئیس مجمع عمومی برای اداره جلسه انتخاب می شود. سپس از طریق رأی گیری مدیر یا مدیرانی برای اداره امور ساختمان تعیین می شود.

از جمله دیگر اختیارات مجمع عمومی اتخاذ تصمیمات كلی در مورد اداره امور ساختمان و همچنین تصویب گزارش مربوط به درآمدها و هزینه های سالانه است. تمامی تصمیمات مجمع عمومی باید در صورت جلسه ای درج شود تا بعداً قابل مراجعه و استناد باشد. این صورت جلسه نزد مدیر ساختمان نگهداری می شود. تصمیمات مجمع عمومی در صورت رعایت شرایط ذكر شده طبق ماده 6 قانون تملك آپارتمانها برای كلیه شركا الزام آور است. برای اینكه غایبین جلسه ادعا نكنند كه از تصمیمات مجمع عمومی بی اطلاع بوده اند، این تصمیمات ظرف مدت 10 روز توسط مدیر ساختمان به اطلاع شركای غایب می رسد.

بسیاری از مشكلات ساختمان را می توان از طریق همین جلسات حل نمود. به طور مثال در برخی از آپارتمانها بازی بچه ها و سر و صدای آنها در حیاط آپارتمان مزاحمت هایی را برای ساكنین ایجاد می كند. اگر اقدامات مدیر ساختمان برای رفع این مزاحمت ها مؤثر واقع نشد، مجمع عمومی می تواند برای حل این مشكل چاره اندیشی كند، مثلاً ساعتهای مشخصی برای بازی بچه ها تعیین نماید.

اما چون تشكیل جلسات مجمع با شرایطی كه قانون برای آن تعیین كرده، معمولاً دشوار است، همان طور كه گفتیم مدیر یا مدیرانی انتخاب می شود و مسئولیت حفظ و اداره ساختمان و اجرای تصمیمات مجمع عمومی به او یا آنها واگذار می گردد.

اختیارات مدیر ساختمان

سعی كنید فردی لایق و امین را به عنوان مدیر ساختمان انتخاب كنید زیرا وظایف و اختیارات مهمی در طول سال برعهده اوست.

یكی از وظایف مدیر، نگهداری حساب های مالی ساختمان و حفظ خزانه (صندوق مالی) است. او باید دفتری برای ثبت درآمدها و هزینه ها داشته باشد و هر ساله این دفتر را به پیوست قبوض و اسناد مربوط را برای تصویب ترازنامه به مجمع عمومی ارائه كند. البته در مجتمع های بزرگ معمولاً برای انجام این وظایف مالی یك خزانه دار تعیین می كند.

وظیفه دیگر مدیر ساختمان كه شاید خیلی از افراد از آن بی اطلاع باشند این است كه تمام بنا را به صورت یك واحد در مقابل آتش سوزی بیمه كند، سهم هر یك از واحدها از حق بیمه به نسبت مساحت آن واحد به مساحت كل قسمت های اختصاصی خواهد بود، كه این مبلغ توسط مدیر از هر واحد اخذ و به بیمه گر پرداخت می شود.

مدیر ساختمان همچنین مكلف است كه میزان هزینه های مستمر و مخارج متعلق به هر شریك و نحوه پرداخت آن را به وسیله نامه ای به او اطلاع دهد. طبق آخرین ماده آئین نامه اجرایی، به منظور تأمین هزینه های ضروری و فوری، مدیر ساختمان باید وجوهی را به صورت تنخواه گردان به نحوی كه مجمع عمومی معین می كند، دریافت كند.

همچنین در كلیه آپارتمانهایی كه بیش از 10 واحد داشته باشند، مدیر ساختمان موظف است برای حفظ و نگاهداری و تنظیف قسمت هایی كه مورد استفاده عموم است و انجام سایر امور مورد نیاز بنا دربان استخدام كند.

در برج های آپارتمانی انجام همه امور احتیاج به وقت زیادی دارد. بنابراین مدیر ساختمان باید به صورت تمام وقت به این امور بپردازد و مسلماً حق الزحمه ای ماهانه دریافت می كند، اما در آپارتمان های كوچك كه این وظایف محدودتر هستند، بهتر است امتیازاتی برای مدیر توسط مجمع عمومی تعیین شود تا افراد از پذیرش این مسئولیت شانه خالی نكنند. راه حل دیگر برای این مسئولیت گریزی این است كه مدیریت ساختمان به صورت گردشی باشد و دیر یا زود همه ساكنین آن را تجربه كنند. البته از لحاظ قانونی لزومی ندارد كه مدیر ساختمان جزو مالكین آپارتمان باشد و انتخاب او از سایر افراد خارج آپارتمان بلامانع است. مدت مأموریت مدیر ساختمان 2 سال است ولی مجمع عمومی می تواند این مدت را اضافه كند، انتخاب مجدد مدیر نیز ممكن است.